一、概述
內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的正常進行,保證資產(chǎn)的安全和完整,及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策和程序。內(nèi)部控制制度是企業(yè)管理體系中重要的、不可缺少的一個組成部分,而且經(jīng)濟越發(fā)展,內(nèi)部控制在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中就越重要。
二、銷售與收入的概念及特點
銷售與收款循環(huán)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)以實現(xiàn)收入為核心。在激烈競爭的市場環(huán)境下,收入是企業(yè)追求的主要經(jīng)營目標,是實現(xiàn)利潤最大化的基本內(nèi)容。按照《企業(yè)會計準則——收入準則》中的定義,收入是指在銷售商品、提供勞務(wù)以及讓渡資產(chǎn)使用權(quán)等日常活動中形成的經(jīng)濟利益的總流入,包括銷售商品收入、勞務(wù)收入、利息收入、使用費收入、租金收入等,不包括為第三方或客戶代收的款項。收入具有以下特點:
1.收入是從企業(yè)的日常活動中產(chǎn)生的,而不是從偶然發(fā)生的交易或事項中產(chǎn)生。比如,商業(yè)連鎖企業(yè)的收入是從銷售商品等日常活動中產(chǎn)生的,而不是從處置固定資產(chǎn)等非日?；顒又挟a(chǎn)生的。
2.收入可以表現(xiàn)為企業(yè)資產(chǎn)的增加,比如增加銀行存款、應收賬款、應收票據(jù)等;也可以表現(xiàn)為企業(yè)負債的減少,比如以商品或勞務(wù)抵償債務(wù);或者二者兼而有之,如商品銷售的貨款中部分收取現(xiàn)金,部分抵償債務(wù)。
3.收入能導致所有者權(quán)益的增加。收入能導致企業(yè)所有者權(quán)益的增加,是收入的基本特征之一。但是,這里的收入是指毛收入的概念,即沒有扣除相關(guān)成本費用的收入。
4.收入只包括企業(yè)經(jīng)濟利益的流入,不包括為第三方或客戶代收的款項。在企業(yè)的經(jīng)濟活動中,常常會發(fā)生為客戶或第三方代收款項的情況,如企業(yè)代國家收取的增值稅等。代收的款項,一方面增加企業(yè)的資產(chǎn),另一方面增加企業(yè)的負債,不增加企業(yè)的所有者權(quán)益,不能作為本企業(yè)的收入。
三、銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的重要意義
企業(yè)無論是自行生產(chǎn)的產(chǎn)品還是外購的商品,都是只有通過銷售業(yè)務(wù)的完成才能獲得營業(yè)收入并賺取利潤。企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時,要因地制宜,根據(jù)企業(yè)自身的實際情況制定相關(guān)銷售與收款職位相分離的內(nèi)部控制,既可有內(nèi)外部相結(jié)合的控制制度,防止呆賬及舞弊,又可及時收款。企業(yè)制定切實可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度,可提高企業(yè)經(jīng)濟效益,使企業(yè)具有強盛的生命力,進入良好和健康的發(fā)展軌道。所以在激烈競爭的市場環(huán)境下,銷售與收款循環(huán)應該在企業(yè)循環(huán)中占有重要的一席之地,并且具有重要的意義:
1.保證各項業(yè)務(wù)的處理均經(jīng)授權(quán),防止并及時發(fā)現(xiàn)錯誤及舞弊,避免管理漏洞。加強企業(yè)的不相容職務(wù)的分離控制和授權(quán)審批制度,從而使各個相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行了明細分工,有效的授權(quán)審批應明確授權(quán)的責任和建立經(jīng)濟業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序等控制進而能夠及時的發(fā)現(xiàn)和避免錯誤和舞弊情況的發(fā)生,給企業(yè)帶來了更為廣闊的空間。
2.保證會計核算真實合規(guī),如實反映銷售、發(fā)貨、回款、退貨等業(yè)務(wù)信息。
3.促進公司合理控制風險,在賒銷帶來的收益和因應收賬款增大而增加的可能損失之間取得較好的平衡。
四、銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計
內(nèi)部控制已經(jīng)普遍被企業(yè)所采用.它在現(xiàn)代經(jīng)濟生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。一個單位經(jīng)營管理狀況的好壞,與該單位內(nèi)部控制制度是否完善、嚴密有著密切的關(guān)系。建立和完善內(nèi)部控制制度,加強會計監(jiān)督,進一步搞好單位的內(nèi)部管理,將會為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
1.銷售與收款環(huán)節(jié)的控制目標與內(nèi)部控制關(guān)鍵點(見下表)
2.嚴格內(nèi)部控制制度,職權(quán)劃分清楚
(1)不相容職務(wù)分離控制
為了保證銷售循環(huán)業(yè)務(wù)的有效性和可靠性,應按各相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行明細分工,以加強內(nèi)部牽制,防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生。為此,企業(yè)應該明確各部門的和崗位的職責、權(quán)限,確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位的相互分離、制約和監(jiān)督。
?、俳邮茕N售訂單、收款應與發(fā)貨職能相分離;
?、谂鷾寿d銷、開出發(fā)票和收取貨款的職能相分離;
?、垆N售和收款應與記賬相分離;
?、芴钪瓢l(fā)票人不能同時復核發(fā)票;
⑤辦理退貨實物驗收的人員必須同退貨賬務(wù)記錄人員相分離;
?、迲召~款記錄人員不能擔任該賬目核實工作。
(2)審批制度
授權(quán)審批是每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行必須經(jīng)過一定形式的授權(quán)或批準。有效的授權(quán)審批應明確授權(quán)的責任和建立經(jīng)濟業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序。對于銷售與收款環(huán)節(jié)而言,主要存在以下三個關(guān)鍵的審批關(guān)鍵點:
?、僭阡N貨發(fā)生之前,賒銷已經(jīng)正當審批;
②未經(jīng)正當審批,不得發(fā)出貨物;
?、垆N售價格、銷售條件、運費、折扣等必須經(jīng)過審批。
前兩項控制的目的在于防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無力支付貨款的顧客發(fā)貨而蒙受損失,價格審批控制的目的則在于保證銷貨業(yè)務(wù)按照企業(yè)政策規(guī)定的價格開票收款。
(3)客戶資信控制制度
企業(yè)應正確制定信用政策,對賒賬客戶在信用額度內(nèi)進行賒銷。企業(yè)應制定企業(yè)的信用政策、確定信用標準,信用條件和收賬政策。銷售部門應對每一個客戶進行信用調(diào)查,并根據(jù)信用情況提出信用期限,信用額度,并經(jīng)企業(yè)負責人批準。應該注意的是每個客戶的授信額度應定期審查歸檔,必要時做出調(diào)整要經(jīng)有關(guān)人員審核。企業(yè)應根據(jù)銷售及資金回籠情況框?qū)蛻舻馁Y信額度進行動態(tài)管理。
(4)銷售控制制度
銷售環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié),一方面企業(yè)以銷定產(chǎn),另一方面企業(yè)要提高在市場經(jīng)濟環(huán)境中的競爭能力,就要擴大銷售,占領(lǐng)市場。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,社會競爭的加劇,企業(yè)為了擴大市場占有率和提高競爭能力,越來越多地運用賒銷作為一種信用手段和營銷策略,以達到增加資本積累。然而,賒銷也會給企業(yè)帶來較大的風險,目前市場的信用危機又使得企業(yè)間相互拖欠現(xiàn)象越來越嚴重,甚至已影響了企業(yè)經(jīng)營的資金周轉(zhuǎn)及其正常的經(jīng)營活動。
①好銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,制定長期銷售預測和年度銷售計劃根據(jù)市場的發(fā)展和變化,企業(yè)應充分考慮其市場占有率和存在的風險,結(jié)合歷史的、現(xiàn)有的市場狀況、企業(yè)自身狀況、競爭對手狀況、顧客的狀況、營銷政策及發(fā)展目標,結(jié)合市場調(diào)查的統(tǒng)計,對未來的市場情況及發(fā)展趨勢進行長期銷售預測。對企業(yè)的長期銷售預測、營銷策略、生產(chǎn)能力和資金能力等進行分析,制定年度銷售計劃,并按計劃銷售。完善年度數(shù)來判斷各種收益(成本)下的風險程度。另外,還可以運用敏感性分析來判定風險影響因素的作用范圍,以便在決策中防止和減少損失。
?、陲L險控制,應當建立企業(yè)風險防范機制,并采取措施以保證其正常有效地運行。要建立籌資、投資等財務(wù)活動的科學決策程序,既保證企業(yè)經(jīng)營者的權(quán)威,又應充分發(fā)揮專家的智慧和科學程序的監(jiān)督作用;建立企業(yè)財務(wù)風險跟蹤監(jiān)督機制,對每一項重大的籌資、投資活動及現(xiàn)金流量等等各種財務(wù)風險進行不間斷的跟蹤,要保證隨時了解和掌握。對每項存在風險的財務(wù)活動實行責任制,即首先明確主要的風險承擔者,其次應給予其相應的財務(wù)活動權(quán)力,再次應明確其應當承擔的責任和應得的風險報酬,并進行嚴格的考核兌現(xiàn)
?、壅劭叟c折讓是營業(yè)收人和應收賬款的抵減項目,企業(yè)應建立嚴格的審核制度。對多數(shù)企業(yè)來講,給予客戶一定的折扣是相當普遍的銷售行為,因此企業(yè)應當制定較為詳細的折扣政策或規(guī)定例如,商業(yè)折扣規(guī)定應詳細說明可以享受折扣的客戶的條件,不同數(shù)量和品種的購貨訂單可享受的折扣比例等;現(xiàn)金折扣規(guī)定應詳細說明適用的范圍和不同支付時間可享受的折扣比例等。折扣政策必須得到有關(guān)授權(quán)人員的批準,一般為銷售部門的經(jīng)理。辦理現(xiàn)金收人或記錄應收賬款明細賬業(yè)務(wù)的人員不能同時負責給予客戶的折扣的業(yè)務(wù)。
(5)收款控制
企業(yè)應按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》、《內(nèi)部會計制度規(guī)范——貨幣資金(試行)》等規(guī)定,及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。對賒銷業(yè)務(wù)的應收賬款或應收票據(jù)必須及時分戶登記,定期進行應收賬款賬齡分析。企業(yè)應當按照客戶設(shè)置應收賬款明細賬,即使登記每一個客戶的應收賬款增減變動情況和信用額度情況,定期與往來客戶通過函證等方式和對往來款項。
(6)監(jiān)督檢查制度
企業(yè)應當建立對銷售與收款的內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員的職責權(quán)限,定期或不定期的進行檢查。檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象;檢查大宗銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)的批準手續(xù)是否王正;檢查應收賬款的正確性、時效性和合法性;檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全,保管是否有漏洞。
五、結(jié)束語
企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時,要因地適宜,根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定切實可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度,以使企業(yè)具有更強盛的生命力,更好的提高企業(yè)的經(jīng)濟效益,進入良好的發(fā)展軌道。
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