為了有效治理會計信息嚴重失真的現(xiàn)象,1999年10月31日由第九屆全國人民代表太會常務委員會第12次會議修訂通過的《中華人民共和國會計法》規(guī)定要實行會計監(jiān)督。新《會計法》二十七條又規(guī)定“各單位應當建立、健全本單位內部會計監(jiān)督制度”。依法做好會計監(jiān)督工作已成為我國會計管理工作的一項重要內容。
一、建立健全企業(yè)內部會計監(jiān)督制度的必要性
加強企業(yè)內部會計監(jiān)督制度建設,是會計工作依法進行的有效保障,是加強單位內部管理的需要。近年來一些企業(yè)對內部控制缺乏科學的認識,認為內部控制等同于各項規(guī)章制度,沒有認識到內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理中的一個特定概念,包括制度的設計、制度執(zhí)行和制度評價等諸多方面。由于對會計內部控制認識不夠,目標不明確,使會計監(jiān)督僅是應付上級檢查的擺設,企業(yè)內部控制失控,財務管理混亂,財務監(jiān)督流于形式,使投資者、債權人的權益遭受極大的損失。建立健全內部會計監(jiān)督制度,可以規(guī)范會計行為,明確責任,獎懲分明,防止工作差錯和舞弊,避免因責任不清互相扯皮、推諉,甚至越權行事,造成管理失控。內部會計監(jiān)督制度是一項行之有效的內部監(jiān)督管理制度,是內部控制制度的重要組成部分,對維護會計工作秩序和提高管理水平都具有重要作用。
二、健全企業(yè)內部會計監(jiān)督制度
1. 會計事項相關人員的職責權限應當明確
第一,經(jīng)濟業(yè)務事項、會計事項的審批人員。經(jīng)辦人員、財物保管人員、記賬人員的職責權限應當明確,做到職權明確,程序規(guī)范,責任清楚,避免因職責不清相互扯皮、推諉,甚至越權行事,造成管理失控。
第二,記賬人員與經(jīng)濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員要實行職務分離。職務分離是內部控制的重要手段之一,可以有效防止因權限集中、職務重疊而造成的貪污舞弊和決策失誤。
第三,記賬人員與經(jīng)濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員應當相互制約。相關人員之間相互制約與職務分離既有聯(lián)系也有區(qū)別。職務分離是相互制約的前提條件,但實行職務分離并不表明就能夠相互制約,如果沒有賦予各職務崗位的人員相應的職權,就無法進行相互制約。因此,在明確記賬人員與經(jīng)濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責權限時,不僅要考慮職務分離的要求,還要考慮上述職務崗位的人員之間能夠相互制約,將失誤、舞弊等問題控制到最低限度。
2. 重大經(jīng)濟業(yè)務事項的決策和執(zhí)行程序應當明確
即重大對外投資、資產(chǎn)處置、資金調度和其他重要經(jīng)濟業(yè)務事項的決策和執(zhí)行的相互監(jiān)督、相互制約程序應當明確。這是針對重大經(jīng)濟業(yè)務事項中存在盲目決策、程序混亂、管理失控而給國家、單位和社會公眾利益造成重大損失的情況而作出的規(guī)定?！稌嫹ā穼χ匾?jīng)濟業(yè)務事項決策和執(zhí)行程序的要求,突出了兩點:一是決策和執(zhí)行的程序應當明確,做到制度化、規(guī)范化;二是決策和執(zhí)行程序應當體現(xiàn)決策人員與執(zhí)行人員之間能夠互相監(jiān)督、互相制約,既要防止權力過于集中,也要防止多頭行事、各自行事。
3. 財產(chǎn)清查的范圍、期限和組織程序應當明確
財產(chǎn)清查制度歷來是《會計法》強調的重要制度之一。原《會計法》第十三條規(guī)定:“各單位應當建立財產(chǎn)清查制度,保證賬簿記錄于實物相符。如現(xiàn)金出納員除規(guī)定每日下班前要結賬清點庫存現(xiàn)金,遇有差錯要及時報告外,會計主管人員還有經(jīng)常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現(xiàn)金及金庫管理情況的責任?！毙抻喓蟮摹稌嫹ā穭t規(guī)定,各單位在內部會計監(jiān)督制度中應當明確“財產(chǎn)清查的范圍、期限、和組織程序”,要求更明確、更具體,保證財產(chǎn)清查制度得以具體落實,也為有關管理部門監(jiān)督檢查財產(chǎn)清查制度建立和執(zhí)行情況提供可靠依據(jù)。通過財產(chǎn)清查,不僅可以改善經(jīng)營管理,保護財產(chǎn)的安全與完整,也能夠確定各項財產(chǎn)的實存數(shù),以便查明實存數(shù)與賬面數(shù)是否相符,并查明不符的原因和責任,制定改進措施,做到賬實相符,保證會計資料真實、完整。
4. 會計資料定期進行內部審計的辦法和程序應當明確
內部審計是由單位獨立于財會部門之外的專職審計人員進行的審計,主要對本單位及其所屬單位的財務收支和有關經(jīng)濟活動的合法性、合規(guī)性進行內部審計監(jiān)督。建立內部審計制度有助于單位加強內部監(jiān)督和管理,自覺遵守財經(jīng)法紀,促使國有資產(chǎn)保值增值,提高資金使用效果,提高經(jīng)濟效益。內部審計既是內部控制的一個組成部分,又是內部控制的一種特殊形式。《會計法》要求在單位內部應當有除會計機構、會計人員以外的專門機構或人員對會計資料進行再監(jiān)督,有內部審計機構或內部審計人員的單位,該項工作應由內部審計機構或內部審計人員進行,沒有設置內部審計機構或內部審計人員的單位也可以由其他負責監(jiān)督的機構、人員進行。在我國,已有不少部門、企業(yè)、單位設置了內部審計機構或內部審計人員,主要從事內部財務審計,對會計工作實行控制和再監(jiān)督。內部審計對會計資料的監(jiān)督、審查,不僅是內部控制的有效手段,也是保證會計資料真實、完整的重要措施。
5.計算機財務管理系統(tǒng)操作權限和控制方法應當明確。
計算機代替手工填制記賬憑證是相當容易的,并且比手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高,但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據(jù)。為了解決這一矛盾,可以先由計算機填制輸出記賬憑證,然后由有關經(jīng)辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行賬務處理。設置主輔操作員進行兩次輸入,僅僅是為了防止數(shù)據(jù)輸入時出現(xiàn)錯誤,對于原始憑證與記賬憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發(fā)揮不了。因此,可直接由主辦會計根據(jù)審核無誤的原始憑證操作計算機制作記賬憑證,并將數(shù)據(jù)存入一個臨時數(shù)據(jù)庫中,以便調出修改。同時應對輸出的記賬憑證確認后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記賬憑證,稽核員交出納進行收、付款,并操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數(shù)據(jù)轉入正式數(shù)據(jù)存中,以便進行賬務處理。并且要明確系統(tǒng)管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟件直接對數(shù)據(jù)庫進行操作。程序設計人員還應對數(shù)據(jù)庫采用加密技術進行處理,嚴格按會計電算化系統(tǒng)的設計要求配置人員,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內部控制制度,保障系統(tǒng)設計的處理流程不走樣變型。
三、單位負責人在內部會計監(jiān)督中的職責
《會計法》第二十八條第一款規(guī)定:“單位負責人應當保證會計機構、會計人員依法履行職責,不得授意、指使、強令會計機構、會計人員違法辦理會計事項?！边@是對單位負責人在單位內部會計監(jiān)督中的職責的規(guī)定,也是修訂后的《會計法》新增加的一條規(guī)定。
首先,單位負責人有責任和義務保證內部會計監(jiān)督制度的建立健全并發(fā)揮有效作用。確定單位負責人為本單位會計行為的責任主體,目的是督促單位負責人要組織有關人員建立健全內部制約機制和相關制度,以保證會計工作有序進行。同時,單位負責人應當通過監(jiān)督檢查,使內部會計監(jiān)督制度發(fā)揮作用。
其次,應當聯(lián)系《會計法》第四條“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”的規(guī)定一并來理解單位負責人在內部會計監(jiān)督中的職責。單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責,并不是單位負責人自己直接從事會計工作,而是必須通過有關制度委托、授權會計機構、會計人員按章辦事,嚴格把關。要保證會計行為規(guī)范和會計資料質量,在很大程度上取決于會計機構、會計人員在會計核算和會計監(jiān)督中充分發(fā)揮作用?？梢哉f,只要會計機構、會計人員真正起到“把守關口”的作用,財務收支中的任何違法違紀問題都會得到有效制止和糾正。加強會計監(jiān)督,對于單位負責人履行對會計工作和會計資料真實性、完整性的責任,起到很重要的作用。因此,單位負責人在重視內部會計監(jiān)督制度建設的同時,應當支持、保證會計機構、會計人員依法履行職責,為會計人員撐腰,幫助會計人員解決履行職責中遇到的困難和問題,在單位內部為會計人員實行有效監(jiān)督創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。
再次,單位負責人要以身作則,帶頭執(zhí)法,不得干預、阻撓會計機構、會計人員依法履行職責,更不能授意、指使、強令會計機構、會計人員違法辦理會計事項,這是法律所不允許的。在現(xiàn)實工作中,有些單位負責人認為,自己是負責人,對會計工作負責,會計上的事情都由自己說了算,授意、指使、強令會計人員辦理違法會計事項,對會計人員的解答、勸阻、抵制,認為是“與自己過不去”、“不支持領導工作”,甚至采取不法手段對堅持原則的會計人員打擊報復,等等。這些認識和做法顯然是錯誤的。單位負責人對會計工作負責,不是說單位負責人可以胡作非為,可以指使、脅迫會計人員從事違法活動?！稌嫹ā愤@一針對性很強的規(guī)定,就是要制止和打擊單位負責人的上述違法行為,如果單位負責人肆意踐踏《會計法》的規(guī)定,必將受到法律制裁。
企業(yè)內部會計監(jiān)督制度的建立是為企業(yè)嚴格執(zhí)行國家財經(jīng)法律法規(guī)和規(guī)章制度提供制度保證,是保護企業(yè)資產(chǎn)安全和完整,促進企業(yè)經(jīng)營管理水平和會計信息質量提高的需要,直接關系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的科學性和有效性,影響著國家宏觀經(jīng)濟決策。因此,必須建立有效的制度,加強監(jiān)管,防范企業(yè)經(jīng)營風險,提高經(jīng)濟效益,實現(xiàn)經(jīng)營目標。
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