實(shí)施過(guò)程
建立與ERP相結(jié)合的內(nèi)控體系主要內(nèi)容包括：一是建立起完善的內(nèi)控體系。建立起包括內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、評(píng)價(jià)改進(jìn)、信息與溝通各要素的內(nèi)控體系，重點(diǎn)是先理清業(yè)務(wù)流程，建立起組織體系，明確組織職責(zé)。二是梳理重點(diǎn)流程。梳理納入ERP實(shí)施范圍的重點(diǎn)工作流程，明確流程節(jié)點(diǎn)、組織職責(zé)、主要風(fēng)險(xiǎn)、控制方式及控制方法等。重點(diǎn)梳理財(cái)務(wù)流程、供應(yīng)鏈管理流程，將梳理后的合規(guī)流程落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中。三是建立內(nèi)控信息系統(tǒng)。建立內(nèi)控信息系統(tǒng)將內(nèi)控體系、流程風(fēng)險(xiǎn)及管控方法落入其中，通過(guò)內(nèi)控系統(tǒng)監(jiān)控ERP中流程運(yùn)行情況。這樣可以避免因內(nèi)控環(huán)境的變化，導(dǎo)致ERP中的工作流程出現(xiàn)的不適用，或者出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控措施失效的情況。
項(xiàng)目主要圍繞公司總部層面開(kāi)展，同時(shí)選擇一家下級(jí)單位開(kāi)展試點(diǎn)工作，作為對(duì)總部層面工作的重要支撐。在總部層面建立內(nèi)部控制體系、全面梳理財(cái)務(wù)、投資管理流程，形成規(guī)范的流程文檔后落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中；在試點(diǎn)單位層面全面梳理供應(yīng)鏈管理流程（采購(gòu)流程、庫(kù)存管理流程、銷(xiāo)售流程），重點(diǎn)關(guān)注價(jià)值流傳過(guò)程及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)所在，通過(guò)規(guī)范流程節(jié)點(diǎn)、制度文件、控制措施等方式最大限度減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性，將形成的流程文檔落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中。
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中金蝶風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部控制事業(yè)部采用管理咨詢(xún)、IT咨詢(xún)、IT落地一體化的方法，借助于金蝶公司自主研發(fā)的工作底稿將管理咨詢(xún)成果轉(zhuǎn)化為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的初始底稿，然后導(dǎo)入金蝶開(kāi)發(fā)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化落地。通過(guò)內(nèi)控信息系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作流程的管理，切實(shí)強(qiáng)化內(nèi)部控制。
圖表 1 梳理后流程圖示例
圖表 2 梳理后流程文檔示例
實(shí)施效果
通過(guò)該項(xiàng)目的實(shí)施，建立了海亮集團(tuán)的內(nèi)控體系，梳理了重點(diǎn)業(yè)務(wù)流程為ERP的落地工作做好充分準(zhǔn)備，上線了內(nèi)部控制信息系統(tǒng)將內(nèi)控體系與ERP融合在一起。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，加強(qiáng)了海亮集團(tuán)內(nèi)部管控能力、提高的海亮集團(tuán)信息化水平，具體達(dá)到的效果如下：
1）規(guī)避ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)內(nèi)控梳理后進(jìn)行ERP落地的流程可以避免不合規(guī)現(xiàn)象存在，避免因流程節(jié)點(diǎn)或組織權(quán)限設(shè)置不合理而將風(fēng)險(xiǎn)遺留在ERP系統(tǒng)中，讓ERP更安全的為企業(yè)服務(wù)。
2）強(qiáng)化內(nèi)控體系。將經(jīng)過(guò)內(nèi)控合規(guī)梳理后的重點(diǎn)流程落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中，使用信息系統(tǒng)推廣內(nèi)控體系，可以強(qiáng)化內(nèi)控體系的執(zhí)行效果，更有利于集團(tuán)管控的需要。
3）隨時(shí)固化成果。隨著內(nèi)控管理體系建設(shè)的逐步完善，包括集團(tuán)總部?jī)?nèi)控18大流程及分子公司相關(guān)工作流程的梳理完成，形成了大量的數(shù)據(jù)和文檔，信息系統(tǒng)可以清晰的展現(xiàn)相關(guān)咨詢(xún)成果，體現(xiàn)合規(guī)工作進(jìn)度，便于內(nèi)部控制各級(jí)組織和人員及時(shí)直觀地掌握和交流，為內(nèi)控體系的建設(shè)提供了良好的支持。
4）隨時(shí)吸引參與。內(nèi)部控制是一個(gè)連續(xù)的工作，需要全體員工、內(nèi)控工作人員時(shí)刻參與，借助于信息系統(tǒng)，相關(guān)人員可以更靈活、更生動(dòng)的進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估以及流程評(píng)價(jià)、整改，投入較少的資源，既可以在更大范圍和更大深度地內(nèi)部控制工作，對(duì)于提高內(nèi)部控制的工作效率提供有效支持。
