唐作儉
（邵陽汽車運(yùn)輸總公司 邵陽市 郵編422000）
摘 要：利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建立營(yíng)收管理信息化系統(tǒng)，是公路汽車運(yùn)輸企業(yè)會(huì)計(jì)面臨的新課題。本文分析了當(dāng)前運(yùn)輸企業(yè)營(yíng)收管理進(jìn)行手工核算的弊端，和實(shí)行營(yíng)收管理電算化的必要性。簡(jiǎn)述了建立營(yíng)收管理信息系統(tǒng)采取的模式，和基本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能，以及使用效果。
關(guān)鍵詞：營(yíng)收管理；弊端；電算化；模式；效果
公路運(yùn)輸企業(yè)的營(yíng)業(yè)收入管理，主要包括票據(jù)管理、售票收入及繳款管理、應(yīng)收運(yùn)費(fèi)管理、應(yīng)付運(yùn)費(fèi)管理、承運(yùn)車輛運(yùn)費(fèi)結(jié)算管理等方面。在這些方面的管理，我們公路運(yùn)輸企業(yè)幾十年來也曾有一套行之有效的管理模式和多項(xiàng)嚴(yán)格的管理制度。但隨著國家經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的不斷改革，面對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)感到原有的手工核算模式、落后的管理手段和不及時(shí)的信息反饋機(jī)制，已非常不適應(yīng)新的形勢(shì)。迫切需要利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息處理技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，以提高企業(yè)管理水平，推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。
一、 當(dāng)前客運(yùn)營(yíng)收管理手工核算的弊端
按現(xiàn)行管理模式和會(huì)計(jì)核算辦法，我們運(yùn)輸企業(yè)一般使用電腦票據(jù)和手工票據(jù)兩種。電腦票據(jù)包括電腦車票和電腦打印的二聯(lián)式運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，而二聯(lián)式運(yùn)費(fèi)結(jié)算單是根據(jù)電腦車票的副卷來打印的，通常只打印承運(yùn)車輛的實(shí)際結(jié)算價(jià)格。第一聯(lián)交承運(yùn)車輛用于結(jié)算運(yùn)費(fèi)；第二聯(lián)作為存根，附上電腦車票的副卷上交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，根據(jù)車號(hào)和運(yùn)輸單位進(jìn)行分類匯總，編制應(yīng)付運(yùn)費(fèi)報(bào)表，形成財(cái)務(wù)往來帳上的“應(yīng)付帳款－應(yīng)付運(yùn)費(fèi)－××單位”的應(yīng)付款項(xiàng)。手工票據(jù)包括定額車票和手寫三聯(lián)式運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，一般由服務(wù)員收款后，直接填寫三聯(lián)式運(yùn)費(fèi)結(jié)算單。第一聯(lián)作為存根，交財(cái)務(wù)部門審核應(yīng)交售票款；第二聯(lián)交承運(yùn)車輛結(jié)算運(yùn)費(fèi)；第三聯(lián)交站務(wù)部門統(tǒng)計(jì)營(yíng)收，并根據(jù)車號(hào)或運(yùn)輸單位，按照實(shí)際結(jié)算價(jià)格編制應(yīng)付運(yùn)費(fèi)報(bào)表。財(cái)務(wù)部門憑此報(bào)表數(shù)據(jù)，列入往來帳上的“應(yīng)付帳款－應(yīng)付運(yùn)費(fèi)－××單位”的應(yīng)付款項(xiàng)。這種手工核算模式，關(guān)鍵在于財(cái)務(wù)部門的復(fù)核工作一定要落實(shí)。從服務(wù)員應(yīng)交售票款的計(jì)算，到各承運(yùn)車輛和營(yíng)運(yùn)單位的應(yīng)付運(yùn)費(fèi)，以及支付運(yùn)費(fèi)時(shí)需要核對(duì)存根的工作，整個(gè)過程完全依賴于具體經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。否則，營(yíng)收管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)漏洞，甚至造成損失而財(cái)務(wù)部門無從察覺。具體存在以下幾個(gè)方面的問題。
1、根據(jù)電腦車票的副卷來打印的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，完全有可能發(fā)生：副卷少而開出的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單多，包括人數(shù)多開、半票按全票開、短途票按終點(diǎn)站開等錯(cuò)誤。因虛開、多開運(yùn)費(fèi)給企業(yè)造成損失。
2、手工三聯(lián)式運(yùn)費(fèi)結(jié)算單的核算，包括兩部分內(nèi)容：一是服務(wù)員應(yīng)上交的票款，二是按實(shí)際結(jié)算價(jià)開出的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單金額。由于這類手工票據(jù)，使用人數(shù)眾多，使用人的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低不齊，填寫的文字和數(shù)字又極不規(guī)范，經(jīng)常發(fā)生售票款金額計(jì)算錯(cuò)誤和匯總錯(cuò)誤，造成服務(wù)員少交售票款。開出的應(yīng)付運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，又有可能因車輛類型寫錯(cuò)而多算結(jié)算價(jià)，承運(yùn)車輛單位或車號(hào)寫錯(cuò)，以及各單位應(yīng)付運(yùn)費(fèi)的匯總差錯(cuò)，都會(huì)造成財(cái)務(wù)應(yīng)付帳款的當(dāng)月發(fā)生額及余額帳實(shí)不符，不能反映企業(yè)債權(quán)債務(wù)的真實(shí)情況。
3、售票員、補(bǔ)票服務(wù)員的售票進(jìn)度情況，不能及時(shí)反映。售票款不能及時(shí)上交，不能及時(shí)準(zhǔn)確反映售票員、服務(wù)員拖欠公款的情況。
4、在承運(yùn)車輛運(yùn)費(fèi)結(jié)算方面，個(gè)別車主偽造、涂改運(yùn)費(fèi)結(jié)算單的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于手工填寫的三聯(lián)式運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，印刷質(zhì)量不高，單純靠經(jīng)辦人憑眼力去辨別真假，存在一定困難。所以，我們要求結(jié)算員核對(duì)存根，但是所有運(yùn)費(fèi)結(jié)算單都核對(duì)存根，工作量十分龐大。據(jù)我所知，我們很多單位并沒有認(rèn)真去做，只要負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人員責(zé)任心不強(qiáng)，核對(duì)存根的工作不能完全落實(shí)，那么，用假單結(jié)算就沒辦法發(fā)現(xiàn)，造成損失不可避免。
5、由于我們核算售票收入是用客運(yùn)票價(jià)，而開出的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單是用實(shí)際結(jié)算價(jià)核算應(yīng)付運(yùn)費(fèi)。按現(xiàn)在的手工核算模式，很難準(zhǔn)確計(jì)算已開出的結(jié)算單實(shí)際票價(jià)總額，是否與售票收入總額相符？是否多開？也很難準(zhǔn)確算出每月的電腦售票手續(xù)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)結(jié)算的票價(jià)差、勞務(wù)費(fèi)收入到底有多少。企業(yè)每月的收入情況沒有一個(gè)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
當(dāng)然，以上這些問題，如果我們財(cái)務(wù)部門的審核人員，責(zé)任心很強(qiáng)，每張運(yùn)費(fèi)結(jié)算單都認(rèn)真地去復(fù)核，那么問題就可以避免，漏洞也會(huì)堵住。但是，一個(gè)中型的客運(yùn)車站，每月開出的電腦結(jié)算單就有10000張以上，每月手工填開的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單也不少于8000張。如按要求全部復(fù)核計(jì)算一遍，工作量非常大，至少需要4個(gè)人每天不停地工作6小時(shí)才能完成。由于工作量太大，并且復(fù)核的效果和成績(jī)難以量化，所以，當(dāng)前很多運(yùn)輸企業(yè)對(duì)這項(xiàng)工作都流于形式。
二、 客運(yùn)營(yíng)收管理電算化采取的模式和辦法
公路運(yùn)輸企業(yè)營(yíng)業(yè)收入的管理工作，要做深、做細(xì)，必須要有大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為支撐。但靠手工來加工、整理、傳遞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的各種信息，不僅效率低、速度慢，而且也不準(zhǔn)確。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的日益成熟、微機(jī)的普及、操作技能的簡(jiǎn)單化，以及企業(yè)管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，全面加強(qiáng)和改善管理的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟。
2002年，我司針對(duì)在售票收入核算、應(yīng)付運(yùn)費(fèi)管理和運(yùn)費(fèi)結(jié)算等環(huán)節(jié)中，存在的弊端和出現(xiàn)的問題。與電腦軟件公司合作開發(fā)了“邵陽汽車東站營(yíng)收管理信息系統(tǒng)”。該系統(tǒng)基于一臺(tái)主服務(wù)器，在生產(chǎn)、調(diào)度、站務(wù)、票據(jù)和收款、財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)結(jié)算等各有關(guān)部門設(shè)立了10個(gè)工作站，將各子系統(tǒng)通過營(yíng)收管理信息系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，做到了“過程集成、功能集成、信息集成”。實(shí)現(xiàn)了營(yíng)收管理信息系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成的各種報(bào)表數(shù)據(jù)共享，并且與財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)接口融為一體。為企業(yè)提高營(yíng)收管理水平，加強(qiáng)財(cái)務(wù)資金過程監(jiān)控，提供了強(qiáng)有力的手段。
營(yíng)收管理信息系統(tǒng)建立在統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。主要包括票據(jù)管理、結(jié)算單管理、營(yíng)收繳款管理、運(yùn)費(fèi)結(jié)算管理、信息查詢等5個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)既獨(dú)立又集成一體。一張運(yùn)費(fèi)結(jié)算單一次錄入，經(jīng)復(fù)核人員電子審核簽名后，所有的應(yīng)交售票款，以及應(yīng)付運(yùn)費(fèi)的匯總、核算，全部由計(jì)算機(jī)一次自動(dòng)完成。并且可以靈活地查詢、統(tǒng)計(jì)和打印各種賬表。
1、票據(jù)管理子系統(tǒng)是營(yíng)收管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。所有使用的運(yùn)費(fèi)結(jié)算票據(jù)，包括：電腦打印的結(jié)算單、站內(nèi)服務(wù)員補(bǔ)票單、站外稽查人員補(bǔ)票單、包車票、行李票等，必須全部進(jìn)入該系統(tǒng)管理。領(lǐng)用票據(jù)時(shí)，錄入票據(jù)的類型、票據(jù)號(hào)碼、票據(jù)使用人，以及票據(jù)使用期限。使用完畢或使用期限到期，由使用人繳回銷號(hào)。為營(yíng)收繳款子系統(tǒng)和結(jié)算單管理子系統(tǒng)，提供票據(jù)使用信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。結(jié)合結(jié)算單管理子系統(tǒng)的票據(jù)使用數(shù)據(jù)，和營(yíng)收繳款子系統(tǒng)的服務(wù)員交款信息，系統(tǒng)可隨時(shí)自動(dòng)計(jì)算生成營(yíng)收繳款報(bào)表。報(bào)表對(duì)所有服務(wù)員使用的票據(jù)類型；票據(jù)的領(lǐng)取、使用和結(jié)存情況；已使用票據(jù)應(yīng)交的售票款、已交售票款和欠交售票款情況，作出動(dòng)態(tài)反映。實(shí)時(shí)掌握服務(wù)員及部門的營(yíng)收任務(wù)完成情況，和繳款、欠款情況，為現(xiàn)金監(jiān)控和現(xiàn)金管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
2、結(jié)算單管理子系統(tǒng)是營(yíng)收管理信息系統(tǒng)的重點(diǎn)，完成所有運(yùn)費(fèi)結(jié)算單的錄入、修改、審核和匯總計(jì)算。電腦結(jié)算單的數(shù)據(jù)信息，采取從客運(yùn)電腦售票系統(tǒng)中自動(dòng)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)的辦法。由財(cái)務(wù)審核人員，復(fù)核電腦結(jié)算單存根所附的車票副卷是否正確，并實(shí)行電子審核簽名。一切手工填開的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單數(shù)據(jù)，都通過本系統(tǒng)人工錄入。為了減少人工錄入數(shù)據(jù)的工作量和錄入差錯(cuò)，保證售票款核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，只有在票據(jù)管理子系統(tǒng)已登記的結(jié)算單號(hào)碼，才能進(jìn)入結(jié)算單管理子系統(tǒng)。錄入數(shù)據(jù)的操作人員，只要輸入結(jié)算單號(hào)碼，該結(jié)算單的使用人和結(jié)算單的類型信息，由系統(tǒng)自動(dòng)生成，不能人為改動(dòng)；操作人員錄入承運(yùn)車輛牌號(hào)和日期后，該車的車屬單位、運(yùn)行線路信息、運(yùn)行站點(diǎn)，及當(dāng)日票價(jià)，全部由電腦自動(dòng)錄入；操作人員進(jìn)一步選擇錄入各站點(diǎn)的人數(shù)后，該車按結(jié)算協(xié)議設(shè)定的各站點(diǎn)結(jié)算價(jià)格，也由電腦自動(dòng)錄入。數(shù)據(jù)錄入后，該結(jié)算單按票價(jià)計(jì)算的應(yīng)交售票款，以及使用人信息，反饋到票據(jù)管理子系統(tǒng)，為動(dòng)態(tài)生成營(yíng)收繳款報(bào)表提供數(shù)據(jù)。所有手工結(jié)算單錄入電腦后，同樣送交財(cái)務(wù)審核人員進(jìn)行復(fù)核。審核人員負(fù)責(zé)復(fù)查車號(hào)、人數(shù)、站點(diǎn)是否輸入錯(cuò)誤，監(jiān)督票價(jià)及結(jié)算價(jià)計(jì)算是否正確。如有差錯(cuò)，必須進(jìn)行修正并登記備案，審核無誤后進(jìn)行電子簽名認(rèn)可。只有通過電子簽名認(rèn)可的結(jié)算單，才是有效的結(jié)算單。系統(tǒng)根據(jù)審核有效的結(jié)算單，匯總計(jì)算結(jié)算單的售票價(jià)格金額；匯總計(jì)算各營(yíng)運(yùn)車輛和車屬單位的應(yīng)付運(yùn)費(fèi)；匯總計(jì)算按結(jié)算協(xié)議設(shè)定的應(yīng)扣站務(wù)費(fèi)，生成應(yīng)付運(yùn)費(fèi)報(bào)表和應(yīng)收運(yùn)費(fèi)報(bào)表，為財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)付帳款、應(yīng)收帳款等債權(quán)債務(wù)明細(xì)核算提供準(zhǔn)確無誤的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；匯總計(jì)算各線路、各車輛及各車屬單位的售票價(jià)格與結(jié)算價(jià)格差額，為企業(yè)簽訂相關(guān)結(jié)算協(xié)議和經(jīng)營(yíng)決策提供關(guān)鍵信息。
3、繳款管理子系統(tǒng)對(duì)服務(wù)員上繳售票款業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)打印繳款單、登記入帳并匯總計(jì)算。服務(wù)員的售票款上交數(shù)據(jù)，由電腦自動(dòng)反饋到票據(jù)管理子系統(tǒng)，自動(dòng)計(jì)算生成營(yíng)收繳款報(bào)表。并且動(dòng)態(tài)匯總當(dāng)日財(cái)務(wù)收款員收取的票款總額。該數(shù)據(jù)每日與銀行存款單的金額進(jìn)行核對(duì)，能有效防止財(cái)務(wù)收款員挪用公款的情況發(fā)生。實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)金流自始至終連貫起來的全過程管理。
4、運(yùn)費(fèi)結(jié)算子系統(tǒng)，在營(yíng)收管理信息系統(tǒng)中，是面向承運(yùn)車輛結(jié)付運(yùn)費(fèi)的前臺(tái)窗口程序。結(jié)算員只需輸入車主交來的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單號(hào)碼，由系統(tǒng)自動(dòng)查找運(yùn)費(fèi)結(jié)算單的存根數(shù)據(jù)，結(jié)算員核對(duì)無誤后，進(jìn)行電子簽名，表示該單已經(jīng)結(jié)算。運(yùn)費(fèi)結(jié)算的金額以及扣除多少站務(wù)費(fèi)用，已在結(jié)算單管理子系統(tǒng)中審核簽名時(shí)確定，這里只負(fù)責(zé)匯總計(jì)算每臺(tái)車或每個(gè)單位，當(dāng)次或當(dāng)月的可結(jié)算付款金額。由于采取了電腦核對(duì)存根、電腦自動(dòng)計(jì)算結(jié)付運(yùn)費(fèi)的辦法，從根本上杜絕了使用假結(jié)算單、涂改結(jié)算單的現(xiàn)象。同時(shí)，系統(tǒng)能按照財(cái)務(wù)部門結(jié)付運(yùn)費(fèi)的方式、方法，隨時(shí)自動(dòng)生成本單位車輛運(yùn)費(fèi)結(jié)算報(bào)表、參運(yùn)車輛運(yùn)費(fèi)結(jié)算報(bào)表。報(bào)表數(shù)據(jù)通過財(cái)務(wù)電算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)輸入到財(cái)務(wù)電算系統(tǒng)的憑證管理模塊，直接辦理支付手續(xù)，極大地減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量。
5、信息查詢子系統(tǒng)能夠滿足承運(yùn)車輛、服務(wù)員，以及各有關(guān)管理崗位的信息查詢要求。承運(yùn)車輛能自主查詢已交結(jié)算單的運(yùn)費(fèi)，和外站結(jié)算單的運(yùn)費(fèi)結(jié)算明細(xì)情況。服務(wù)員能隨時(shí)查詢本人應(yīng)交、已交和欠交售票款的情況。管理崗位能查詢所有運(yùn)費(fèi)結(jié)算單的應(yīng)付款、已付款和尚未結(jié)算的明細(xì)情況。從而能將財(cái)務(wù)系統(tǒng)的“應(yīng)付帳款－應(yīng)付運(yùn)費(fèi)－××單位”的科目余額，落實(shí)到每張未結(jié)算的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，保證了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的債權(quán)債務(wù)帳實(shí)相符。
三、 實(shí)行客運(yùn)營(yíng)收管理電算化取得的效果
兩年來，我司通過不斷改進(jìn)和優(yōu)化營(yíng)收管理信息系統(tǒng)，使我司在資金的管理與監(jiān)督、應(yīng)收應(yīng)付運(yùn)費(fèi)的核算速度與質(zhì)量等方面，取得了顯著的成效，在加強(qiáng)和改善營(yíng)收管理中發(fā)揮了重要的作用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、實(shí)現(xiàn)了營(yíng)收款管理的全過程監(jiān)督。從服務(wù)員到財(cái)務(wù)收款員的每日應(yīng)交、已交售票款都動(dòng)態(tài)顯示，有效地防止了挪用公款現(xiàn)象的發(fā)生，減少了資金占用，提高了企業(yè)資金管理水平。
2、保證了營(yíng)收核算的準(zhǔn)確性。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行營(yíng)收核算，計(jì)算精度高，只要按程序正確輸入數(shù)據(jù)，很少引起錯(cuò)誤。而在手工核算方式下，計(jì)算、分類及匯總工作，數(shù)據(jù)量較大，難免發(fā)生各種差錯(cuò)。同時(shí)，使用電腦自動(dòng)核對(duì)運(yùn)費(fèi)結(jié)算單存根，并自動(dòng)計(jì)算運(yùn)費(fèi)的方法，一切造假、涂改車號(hào)及人數(shù)的運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，已變得毫無意義。從根本上杜絕了造假作弊現(xiàn)象的發(fā)生，確保了營(yíng)收核算數(shù)據(jù)的正確性。
3、保證了營(yíng)收核算的及時(shí)性。電子計(jì)算機(jī)以極高速度，處理營(yíng)收核算過程中各階段的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，手工方式幾個(gè)人幾天的核算工作，采用電子計(jì)算機(jī)用幾分鐘就可以完成。因而可以確保營(yíng)收核算數(shù)據(jù)的及時(shí)性。
4、減輕了站務(wù)統(tǒng)計(jì)人員、財(cái)務(wù)審核人員和運(yùn)費(fèi)結(jié)算員的工作強(qiáng)度，提高了核算工作效率。實(shí)現(xiàn)營(yíng)收管理電算化之后，只要將運(yùn)費(fèi)結(jié)算單數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、分類、存儲(chǔ)、輸出等工作，都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。這不僅可以把廣大財(cái)會(huì)人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中解脫出來，而且處理速度快、準(zhǔn)確度高，從而大大提高會(huì)計(jì)工作效率，并且為管理提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。
5、促進(jìn)了工作規(guī)范化，提高了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。由于營(yíng)收管理電算化，對(duì)運(yùn)費(fèi)結(jié)算單的數(shù)據(jù)來源，提供了一系列規(guī)范化的要求，在很大程度上解決了手工操作中的不規(guī)范、易出錯(cuò)、易疏漏等問題，使?fàn)I收管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量得到了進(jìn)一步保證。
總之，公路汽車運(yùn)輸企業(yè)的營(yíng)收管理電算化，不僅使財(cái)務(wù)人員從繁重的手工操作中解脫出來，更重要的是它提高了會(huì)計(jì)工作水平，充分發(fā)揮了會(huì)計(jì)工作的職能，滿足了管理的需要，在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理中必將發(fā)揮愈來愈大的作用。
