摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)大量的對(duì)外支付已經(jīng)使用網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬的形式進(jìn)行，初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)外支付的“零現(xiàn)金”模式。而企業(yè)的對(duì)內(nèi)支付卻在大量使用現(xiàn)金，在一些大型企業(yè)，財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)常因?yàn)閳?bào)銷(xiāo)而排起長(zhǎng)隊(duì)，于是網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)等工具應(yīng)運(yùn)而生，使企業(yè)對(duì)內(nèi)支付徹底實(shí)現(xiàn)“零現(xiàn)金”，從而開(kāi)創(chuàng)了“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式。
關(guān)鍵詞：“零現(xiàn)金” 財(cái)務(wù)管理模式 網(wǎng)上銀行 網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)
一、“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式概述
本文所指的現(xiàn)金是狹義上的現(xiàn)金，即庫(kù)存現(xiàn)金。在企業(yè)中，我們可以用現(xiàn)金來(lái)支付日常報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用、工資、員工借款、小金額的貨款，也會(huì)采用現(xiàn)金收款的方式收款。而“零現(xiàn)金”管理模式卻是在互聯(lián)網(wǎng)和信息時(shí)代下新興的一種財(cái)務(wù)管理模式，它強(qiáng)調(diào)借助一定的工具（如網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)軟件、POS機(jī)等）在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬的方法避免使用現(xiàn)金，實(shí)現(xiàn)資金使用的電子化和無(wú)紙化。
“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式的提出可以克服傳統(tǒng)現(xiàn)金使用模式的諸多缺點(diǎn)：安全性差，易挪用、盜取、丟失；日常支取成本高，需要經(jīng)常跑銀行進(jìn)行存取；效率低，現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)、清算、支付均需要大量的人力和物力。在國(guó)外，“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式的應(yīng)用已經(jīng)很普遍了，國(guó)內(nèi)的外企大都運(yùn)行著這種模式。在國(guó)內(nèi)，一些大型集團(tuán)也開(kāi)始嘗試運(yùn)行“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式，享受著“零現(xiàn)金”管理模式的安全、方便、快捷、高效。
二、“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式的具體內(nèi)容
“零現(xiàn)金”的財(cái)務(wù)管理模式需要配備相應(yīng)的硬件和軟件才能運(yùn)行成功，它是電子化辦公在營(yíng)運(yùn)資本領(lǐng)域的延伸。目前的工具主要有網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)軟件、POS機(jī)等。網(wǎng)上銀行可以說(shuō)是“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式的技術(shù)基礎(chǔ)，是實(shí)體現(xiàn)金轉(zhuǎn)為電子現(xiàn)金的關(guān)鍵。目前網(wǎng)上銀行在企業(yè)對(duì)外收取和支付貨款方面的應(yīng)用已經(jīng)非常普及，幾乎全部的貨款收支都會(huì)采取網(wǎng)上銀行在線支付和轉(zhuǎn)賬功能進(jìn)行，貨款“零現(xiàn)金”模式已經(jīng)初具規(guī)模。但是企業(yè)內(nèi)部人員的日常報(bào)銷(xiāo)和借款活動(dòng)都在大量使用現(xiàn)金，財(cái)務(wù)部每天進(jìn)進(jìn)出出的大都是企業(yè)內(nèi)部員工，特別是在一些大型企業(yè)，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)和POS機(jī)應(yīng)運(yùn)而生，能使內(nèi)部員工報(bào)銷(xiāo)徹底實(shí)現(xiàn)“零現(xiàn)金”。
?。ㄒ唬┚W(wǎng)上銀行
網(wǎng)上銀行是傳統(tǒng)銀行在因特網(wǎng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的功能創(chuàng)新，企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線自助進(jìn)行賬戶(hù)開(kāi)立、查詢(xún)、轉(zhuǎn)賬、支付、對(duì)賬、信貸、投資等活動(dòng)，足不出戶(hù)就可以完成所有的業(yè)務(wù)。網(wǎng)上銀行的開(kāi)通和使用也非常簡(jiǎn)單，企業(yè)的對(duì)外支付都可以通過(guò)網(wǎng)上銀行來(lái)完成，貨款的“零現(xiàn)金”模式已經(jīng)初具規(guī)模。
?。ǘ┚W(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)
網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)是以企業(yè)費(fèi)用管理為核心，圍繞財(cái)務(wù)審批流程，從費(fèi)用的預(yù)算管理、單據(jù)的填制、費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用審批、費(fèi)用支付到費(fèi)用狀態(tài)的查詢(xún)?nèi)繉?shí)現(xiàn)電子化，并能夠生成各種管理報(bào)表，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用實(shí)時(shí)分析的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的審批流程模擬手工的報(bào)銷(xiāo)程序，但所有步驟卻通過(guò)電腦完成，省時(shí)又省力。目前網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的產(chǎn)品有很多，各類(lèi)系統(tǒng)的功能和操作都大同小異。一般的具體操作流程如下所述：
1.建立賬號(hào)。首先每個(gè)員工要申請(qǐng)一個(gè)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼，這個(gè)賬號(hào)包含員工個(gè)人的基本信息，比如員工的工號(hào)、姓名、性別、企業(yè)內(nèi)部郵箱、部門(mén)、職位、銀行賬號(hào)等?；拘畔⒔⒑螅看芜M(jìn)入界面就不必再次輸入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保存這些信息。其中部門(mén)信息確定后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把員工的部門(mén)主管和部門(mén)經(jīng)理與員工配對(duì)。職位信息確定后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為員工分配報(bào)銷(xiāo)權(quán)限，比如哪些費(fèi)用種類(lèi)有權(quán)報(bào)銷(xiāo)，哪些不可以，從而有一個(gè)內(nèi)部控制的作用。郵箱確定后，系統(tǒng)會(huì)在費(fèi)用通過(guò)審批和支付時(shí)自動(dòng)發(fā)郵件通知員工。銀行賬號(hào)則是在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)成功后款項(xiàng)自動(dòng)打入的賬號(hào)。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)一般是網(wǎng)頁(yè)版的，直接打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)地址，輸入自己的賬號(hào)和密碼即可進(jìn)入報(bào)銷(xiāo)界面。
2.填制單據(jù)和報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)費(fèi)用的種類(lèi)設(shè)計(jì)不同的報(bào)銷(xiāo)單模板，常見(jiàn)的有出差費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，市內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，借款單，勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等。進(jìn)入報(bào)銷(xiāo)界面后，員工根據(jù)要報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的類(lèi)型選擇不同的模板。模板會(huì)引導(dǎo)你填寫(xiě)相應(yīng)的內(nèi)容，比如報(bào)銷(xiāo)市內(nèi)打車(chē)費(fèi)，就要選擇市內(nèi)差旅費(fèi)的模板，模板會(huì)要求員工輸入打車(chē)費(fèi)發(fā)生的時(shí)間（一般具體到天）、起始地點(diǎn)、金額、打車(chē)的理由（如加班）、發(fā)票的種類(lèi)（如的士票，公交車(chē)票，地鐵票）等。員工可以每隔一個(gè)星期把手中的發(fā)票集中報(bào)銷(xiāo)一下，也可以每隔半個(gè)月進(jìn)行一次，時(shí)間比較靈活。有的系統(tǒng)還帶有附件上傳的功能，在附件較少的情況下可以使用。單據(jù)的所有要素填好后，就可以提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)員工的部門(mén)和職務(wù)自動(dòng)將員工的申請(qǐng)?zhí)峤唤o部門(mén)主管。這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給員工發(fā)郵件，告知報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)已經(jīng)提交成功。
3.報(bào)銷(xiāo)審批。模擬傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的審批也要經(jīng)過(guò)多級(jí)審批。一般申請(qǐng)會(huì)先提交給部門(mén)主管審批，報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)的詳細(xì)信息會(huì)完整地呈現(xiàn)在部門(mén)主管的審批模塊。當(dāng)部門(mén)主管審批成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把單據(jù)往上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳遞，待所有需要簽字的領(lǐng)導(dǎo)都審批完后，報(bào)銷(xiāo)審批步驟就算完成了。這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給員工發(fā)郵件提示員工報(bào)銷(xiāo)審批已經(jīng)成功，可以進(jìn)入報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)查看。領(lǐng)導(dǎo)審批單據(jù)時(shí)，可以集中一個(gè)時(shí)間在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行審批，大大提高了審批的效率，縮減了審批時(shí)間。
4.打印審批成功的單據(jù)，并手工附上發(fā)票等原始憑證。員工通過(guò)郵件得知審批成功后，就可以登錄網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，將審批好的單據(jù)打印出來(lái)。審批成功的單據(jù)上除了有最初填寫(xiě)的報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容外，還有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的電子簽名和審批意見(jiàn)。此時(shí)，員工需要把報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票等原始票據(jù)手工粘貼在報(bào)銷(xiāo)單后邊。
5.人工再次審核票據(jù)。為了保證原始憑證的真實(shí)性，企業(yè)會(huì)要求員工直管領(lǐng)導(dǎo)再次人工核對(duì)打印出來(lái)的報(bào)銷(xiāo)信息和原始憑證，并手工簽字。這時(shí)所有的手續(xù)才算齊全，員工就可以直接將單據(jù)交給出納，進(jìn)行報(bào)賬。出納會(huì)最后審核信息，并將信息在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行匯總。有的企業(yè)會(huì)設(shè)置一個(gè)單據(jù)投遞箱，員工把要報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)投遞到箱子內(nèi)，出納會(huì)定期去取，進(jìn)行批量審核。
6.網(wǎng)銀批量支付。銀行會(huì)計(jì)會(huì)定期根據(jù)出納匯總的支付信息進(jìn)行支付。報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)設(shè)置有網(wǎng)銀接口，動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)即可支付。當(dāng)然考慮到內(nèi)控的需要，支付時(shí)會(huì)由兩個(gè)人同時(shí)進(jìn)行，銀行會(huì)計(jì)設(shè)置好支付內(nèi)容，另一財(cái)務(wù)人員輸入密碼，款項(xiàng)會(huì)自動(dòng)打入各個(gè)員工之前設(shè)置的銀行賬號(hào)內(nèi)。支付成功后，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)給員工發(fā)送郵件通知，員工可以自己去銀行進(jìn)行確認(rèn)。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的流程大致如此，非常方便快捷。
?。ㄈ㏄OS機(jī)
這種運(yùn)行方式是利用財(cái)務(wù) POS 機(jī)做媒介，卡對(duì)卡、一對(duì)一進(jìn)行轉(zhuǎn)賬完成零星交款、報(bào)銷(xiāo)支付、預(yù)借備用金和報(bào)銷(xiāo)還款業(yè)務(wù)。POS機(jī)常出現(xiàn)在超市、大賣(mài)場(chǎng)、飯店等零售企業(yè)和服務(wù)業(yè)?，F(xiàn)在我們也可以將它引進(jìn)企業(yè)的日常事務(wù)中。POS機(jī)有有線和無(wú)線兩種形式，無(wú)線POS機(jī)可以移動(dòng)，相較有線POS機(jī)攜帶更加方便，收款不受時(shí)間地點(diǎn)限制。POS機(jī)相對(duì)于網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)而言稍稍遜色，應(yīng)用性和功能性差一些。
三、“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
?。ㄒ唬└叨入娮踊蟠筇岣吖ぷ餍?br />
企業(yè)對(duì)外支付使用網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)，不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行款項(xiàng)收支，網(wǎng)上銀行就像企業(yè)的“移動(dòng)小銀行”，即使是跨國(guó)業(yè)務(wù)，也可實(shí)現(xiàn)幾分鐘到賬，方便快捷。出納不必每天頻繁的跑銀行，進(jìn)行款項(xiàng)存取，不必每天對(duì)著保險(xiǎn)柜清點(diǎn)現(xiàn)金，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，而且網(wǎng)上對(duì)賬更加清晰明了。
企業(yè)對(duì)內(nèi)支付使用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，自助的報(bào)銷(xiāo)流程為每個(gè)員工和領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間，減輕工作量。傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)方式一般是員工自己領(lǐng)取報(bào)銷(xiāo)單，自己填寫(xiě)，由于很多員工是非財(cái)務(wù)人員，經(jīng)常會(huì)填錯(cuò)報(bào)銷(xiāo)單，導(dǎo)致返工重新填寫(xiě)。員工自己填好報(bào)銷(xiāo)單后要先找自己的領(lǐng)導(dǎo)審核，然后到財(cái)務(wù)部找會(huì)計(jì)審核，會(huì)計(jì)審?fù)旰笥忠フ邑?cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)經(jīng)理審?fù)旰筮€要去找總經(jīng)理審核，這樣一張單據(jù)的審核才算通過(guò)。最后員工要拿著單據(jù)找出納報(bào)銷(xiāo)，出納現(xiàn)場(chǎng)支付現(xiàn)金，兩人當(dāng)面結(jié)清。如果中間哪個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)審批人員不在，報(bào)銷(xiāo)就會(huì)擱淺。傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可謂費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)有專(zhuān)門(mén)的報(bào)銷(xiāo)模板引導(dǎo)員工填寫(xiě)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提交申請(qǐng)，員工不必在各個(gè)部門(mén)間來(lái)回簽字。領(lǐng)導(dǎo)也不必在每個(gè)員工進(jìn)來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)停下手中的工作，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時(shí)間在網(wǎng)上進(jìn)行集中審批。對(duì)于出差的員工和出差的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，報(bào)銷(xiāo)也不是件難事，只要能上網(wǎng)，在異地也可完成報(bào)銷(xiāo)和審批工作。
?。ǘ┛梢詫?shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)時(shí)管理
“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式可以隨時(shí)從網(wǎng)上實(shí)時(shí)導(dǎo)出數(shù)據(jù)、實(shí)時(shí)對(duì)賬、查賬，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理。企業(yè)的網(wǎng)上銀行和網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可以生成各種報(bào)表，進(jìn)行各種數(shù)據(jù)分析。主要表現(xiàn)為：系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性；多年的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行對(duì)比分析，趨勢(shì)分析；實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理，數(shù)據(jù)集中更安全。
?。ㄈ┌踩愿?br />
“零現(xiàn)金”財(cái)務(wù)管理模式避免使用現(xiàn)金，防止了現(xiàn)金在流通中的丟失、盜取、挪用。也避免出現(xiàn)假鈔，大大提高了資金的安全性。另外網(wǎng)上銀行進(jìn)出每筆業(yè)務(wù)都有單可查，可避免現(xiàn)金使用不規(guī)范行為。Z
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