[摘 要] 隨著國家經(jīng)濟(jì)體制改革和社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,以事后核算為主要內(nèi)容的核算型財(cái)務(wù)軟件明顯地不能滿足企業(yè) 管理的要求。因此,在核算基礎(chǔ)上深入進(jìn)行分析和預(yù)測,為企業(yè)提供更加全面、綜合信息的管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用成為 財(cái)務(wù)軟件必然的發(fā)展趨勢。
[關(guān)鍵詞] 核算型財(cái)務(wù)軟件;管理型財(cái)務(wù)軟件;問題與應(yīng)用
[中圖分類號(hào)] F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1006-5024(2006)10-0160-03
[作者簡介] 劉紅華,江西科技師范學(xué)院會(huì)計(jì)師,武漢理工大學(xué)在職研究生,研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)管理與產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)。
(江西 南昌 330038)
隨著國家經(jīng)濟(jì)體制改革和社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,原有的在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下開發(fā)的、以事后核算為主要內(nèi)容的核算型財(cái)務(wù)軟件明顯不能滿足管理要求,需要開發(fā)和應(yīng)用事前有預(yù)測、決策,事中有規(guī)劃、控制,事后有核算和分析功能的管理型財(cái)務(wù)軟件,才能滿足社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)內(nèi)部管理發(fā)展的需求。
一、管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用的必要性
眾所周知,財(cái)務(wù)軟件是會(huì)計(jì)電算化整個(gè)系結(jié)構(gòu)中的核心,其功能的完善與否將直接決定企業(yè)財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展,企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生了深刻的變化,會(huì)計(jì)電算化得到長足發(fā)展,財(cái)務(wù)軟件亦日臻完善。但是,我們這里所說的完善,只是針對目前我國財(cái)務(wù)軟件核算的功能來說,也就是對企業(yè)已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的事后分類與匯總,基本上是傳統(tǒng)手工財(cái)務(wù)核算過程的一種模擬和再現(xiàn),這種軟件只能稱為財(cái)務(wù)核算軟件。然而,財(cái)務(wù)的職能不僅僅是核算,在競爭日趨激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中,對企業(yè)來說更為重要的是管理,要求財(cái)務(wù)能夠充分發(fā)揮其管理職能,提供管理信息,為企業(yè)的發(fā)展提供必要的幫助。因此,僅僅完成事后的核算已不能滿足企業(yè)的需求,必須要在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件中增加財(cái)務(wù)及企業(yè)各方面的管理要素,使財(cái)務(wù)人員能夠在核算的基礎(chǔ)上充分利用核算所產(chǎn)生的大量信息,準(zhǔn)確分析企業(yè)的現(xiàn)狀,預(yù)測未來,輔助企業(yè)的決策層進(jìn)行決策,真正發(fā)揮財(cái)務(wù)的管理職能,為企業(yè)提供預(yù)測與決策信息。另外,在市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)為了求得生存與發(fā)展,需要不斷引入各種先進(jìn)的管理經(jīng)營理念,這些理念都需要復(fù)雜的數(shù)據(jù)模型和知識(shí)庫、方法庫的支持。同時(shí),企業(yè)自身的業(yè)務(wù)量也比以前明顯地增加,這些因素都不是核算型財(cái)務(wù)軟件所能解決的,這必然要實(shí)現(xiàn)由核算型向管理型的跨越。
二、管理型財(cái)務(wù)軟件名稱的界定和特征
會(huì)計(jì)是企業(yè)管理的一個(gè)重要手段。開發(fā)與應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件,是為了加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理。直到20世紀(jì)80年代,財(cái)務(wù)軟件仍被稱作會(huì)計(jì)核算軟件。國家財(cái)政部頒布的有關(guān)會(huì)計(jì)電算化管理的規(guī)章制度,如《關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定》、《會(huì)計(jì)核算軟件功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等,都使用了“會(huì)計(jì)核算軟件”這個(gè)稱呼。現(xiàn)在我們需要開發(fā)與應(yīng)用事前有預(yù)測、決策,事中有規(guī)劃、控制,事后有核算和分析的全面管理型的財(cái)務(wù)軟件,為了與前述只有事后核算為主要內(nèi)容的會(huì)計(jì)軟件有所區(qū)別,我們稱其為管理型財(cái)務(wù)軟件。經(jīng)過幾年來的使用,管理型財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)為財(cái)務(wù)軟件業(yè)界大多數(shù)人所接受。根據(jù)人們對財(cái)務(wù)軟件發(fā)展及其功能的需求,筆者認(rèn)為管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用需具備如下特征:
1.管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)具備完善的核算功能。核算是管理的基礎(chǔ),管理型軟件只有利用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的核算結(jié)果,才能對其進(jìn)一步處理,產(chǎn)生企業(yè)所需的管理信息。所以,管理型財(cái)務(wù)軟件必須包含核算型軟件的賬務(wù)處理、工資、成本、銷售、固定資產(chǎn)、報(bào)表等子系統(tǒng),它是建立在核算型財(cái)務(wù)軟件基礎(chǔ)之上的。
2.管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)具備預(yù)測、管理的功能。對于管理型財(cái)務(wù)軟件,我們不僅需要它有完整、全面的事后核算,更需要財(cái)務(wù)軟件能夠?qū)?jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行事前的分析、預(yù)測以及事中的調(diào)整與控制。為了讓用戶高效、方便地使用軟件,必須通過系統(tǒng)集成技術(shù),把綜合化的多功能系統(tǒng)組合起來,形成一個(gè)功能強(qiáng)大的管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。
3.管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的組成部分。管理型財(cái)務(wù)軟件為我們提供的是企業(yè)綜合、全面的管理信息,如果只依靠財(cái)務(wù)部門是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,需要企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、采購等部門與管理型財(cái)務(wù)軟件建立緊密的接口,及時(shí)、準(zhǔn)確地將數(shù)據(jù)傳遞給會(huì)計(jì)系統(tǒng),從而建立起以管理型財(cái)務(wù)軟件為核心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。
三、管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)完善的問題
1.關(guān)于核算型財(cái)務(wù)軟件的完善程度。由于管理型財(cái)務(wù)軟件的管理與決策所需的數(shù)據(jù),大部分來自會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),因此,核算型財(cái)務(wù)軟件是為管理型財(cái)務(wù)軟件提供數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)?；诖?形成了以現(xiàn)有核算型財(cái)務(wù)軟件為基礎(chǔ),對其功能與結(jié)構(gòu)加以擴(kuò)充與完善的管理型財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)思路。如:將應(yīng)收應(yīng)付賬款處理擴(kuò)展為從材料采購、產(chǎn)品定貨的合同管理,到材料庫存、產(chǎn)品銷售的整個(gè)進(jìn)銷存系統(tǒng)管理。這就對核算型財(cái)務(wù)軟件提出了更高的要求:一是核算型財(cái)務(wù)軟件要易于擴(kuò)充和修改,能順利實(shí)現(xiàn)二次開發(fā);二是由于管理會(huì)計(jì)所需數(shù)據(jù)有許多要對財(cái)務(wù)核算的證、賬、表進(jìn)行分解,因此要求核算型財(cái)務(wù)軟件要對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)一步分類細(xì)化。
2.關(guān)于成本核算模塊通用化。我國財(cái)務(wù)軟件的商品化發(fā)展雖已日臻成熟,但成本核算模塊的通用化問題一直未得到解決,這也在一定程度上影響了財(cái)務(wù)軟件向管理型、決策型方向的發(fā)展。導(dǎo)致成本核算模塊通用化困難的原因在于:成本核算方法因企業(yè)業(yè)務(wù)流程、企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品成本構(gòu)成、管理要求及習(xí)慣做法的不同而有所差異,使得成本模塊設(shè)計(jì)難于統(tǒng)一。
3.關(guān)于與其他管理信息子系統(tǒng)的聯(lián)系。企業(yè)要開展經(jīng)營預(yù)測、決策、控制和分析,不僅需要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),而且還需產(chǎn)量、質(zhì)量、物質(zhì)、勞資、設(shè)備等各方面的信息資料,這就要求解決好現(xiàn)有軟件與其他系統(tǒng)之間的接口問題,實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞。最好是能對企業(yè)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行全面規(guī)劃與整體設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)高度集成、數(shù)據(jù)完全共享,建成一個(gè)集業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理于一體的企業(yè)管理信息系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)物流與資金流的同步與統(tǒng)一,保證成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí),滿足管理會(huì)計(jì)對非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的需求。
四、如何加快管理型財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用
由于核算型財(cái)務(wù)軟件已發(fā)展較為完善,同時(shí),企業(yè)對管理型財(cái)務(wù)軟件有較大需求,因而,在今后的應(yīng)用軟件市場中,管理型財(cái)務(wù)軟件將占據(jù)較大的份額。而就目前情況來看,管理型財(cái)務(wù)軟件的發(fā)展并沒有人們所期望的那樣有太大的實(shí)質(zhì)性突破,有些所謂的管理型軟件只是在原有的核算型基礎(chǔ)上增加了有限的、簡單的分析功能,與人們的真正需求相差甚遠(yuǎn)。如何推動(dòng)管理型財(cái)務(wù)軟件在正確的方向上快速發(fā)展,是很多學(xué)者與軟件業(yè)亟需解決的一個(gè)問題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮:
1.政府進(jìn)行有效的宏觀調(diào)控。要充分利用政府職能部門的調(diào)控手段,一方面盡快建立完善的財(cái)務(wù)軟件市場;另一方面要投入力量,進(jìn)行幫助扶持,并組織力量,進(jìn)行關(guān)鍵技術(shù)的攻關(guān)。同時(shí),為了發(fā)展我國的財(cái)務(wù)軟件,開發(fā)擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理軟件,應(yīng)對我國的財(cái)務(wù)軟件行業(yè)進(jìn)行適度的保護(hù)。
2.以完善的核算型軟件作為管理型財(cái)務(wù)軟件開發(fā)的基礎(chǔ)。對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行事前的預(yù)測、分析和決策,事中的控制過程,必須在事后的核算結(jié)果的前提下進(jìn)行。因此,管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)在核算型財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)上建立和擴(kuò)展,應(yīng)與核算型財(cái)務(wù)軟件相兼容,從而減少軟件開發(fā)的難度與成本。
3.會(huì)計(jì)軟件行業(yè)的聯(lián)合是行業(yè)整體發(fā)展的保證。這幾年,國外企業(yè)已瞄準(zhǔn)了我國財(cái)務(wù)軟件這一巨大市場,紛紛登陸,搶占灘頭陣地。面對這種情況,如果國內(nèi)企業(yè)間缺少協(xié)作,則容易被競爭對手擊敗。財(cái)務(wù)軟件行業(yè)要迅速發(fā)展,抵御國外管理軟件對中國市場的侵占,不僅要接受政府部門的管理與支持,還需要在行業(yè)的內(nèi)部實(shí)行自律管理,協(xié)調(diào)行業(yè)內(nèi)部的矛盾,設(shè)定行業(yè)內(nèi)部都應(yīng)遵守的標(biāo)準(zhǔn),成立財(cái)務(wù)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)是一種行之有效的方式。
4.加強(qiáng)軟件業(yè)之間的聯(lián)系,加大技術(shù)整合力度。由于管理型會(huì)計(jì)要完成的不僅僅是核算,還應(yīng)是核算基礎(chǔ)上的分析與預(yù)測,這需要強(qiáng)大的方法庫、模型庫和知識(shí)庫的支持,這是財(cái)務(wù)軟件行業(yè)所不具備的。因此,單獨(dú)依靠財(cái)務(wù)軟件公司的聯(lián)合還不足以開發(fā)管理型財(cái)務(wù)軟件,財(cái)務(wù)軟件業(yè)應(yīng)與其他軟件行業(yè)相結(jié)合,集中技術(shù)力量,共同完成管理型財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)與設(shè)計(jì)。
5.吸收國外管理軟件先進(jìn)的管理理念與開發(fā)技術(shù)。在我國財(cái)務(wù)軟件發(fā)展的初期,財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)都處于一種閉門造車的狀態(tài),缺乏必要的經(jīng)驗(yàn)交流,這使得我國的財(cái)務(wù)軟件在發(fā)展過程中走了很多彎路,造成了一些不應(yīng)有的損失。所以,在開發(fā)管理型軟件的過程中,應(yīng)避免這種情況的發(fā)生。國外的管理軟件在開發(fā)技術(shù)上、經(jīng)營理念上和管理思想上都有很多優(yōu)勢和長處,我們可以充分地借鑒和吸收,洋為中用,這是一種有效的、快捷的管理型財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)方法。
五、管理型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用需注意的問題
1.建立自主的管理型財(cái)務(wù)軟件。雖說借鑒國外管理軟件是一種管理型財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)的捷徑,但并不是不加分析地照抄照搬,而是要結(jié)合我國財(cái)務(wù)處理與企業(yè)管理的實(shí)際情況,開發(fā)出符合我國國情的管理型財(cái)務(wù)軟件。同時(shí),為了企業(yè)向國際化的發(fā)展,在軟件開發(fā)過程中應(yīng)充分考慮國際上的慣例,保留必要的數(shù)據(jù)接口,以便與國際業(yè)務(wù)相融合。
2.管理型財(cái)務(wù)軟件的規(guī)范化。核算型財(cái)務(wù)軟件之所以能實(shí)現(xiàn)通用化并廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)實(shí)務(wù),主要是因?yàn)橥ㄟ^指定會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度,使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作基本實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化。管理會(huì)計(jì)由于是用于內(nèi)部管理需要,采用的方法和程序靈活多樣,因而加大了編制通用的管理型財(cái)務(wù)軟件的難度。而且,管理會(huì)計(jì)有關(guān)規(guī)劃、決策、控制與業(yè)績評(píng)價(jià)的主要方法,又大量應(yīng)用了一些復(fù)雜公式和數(shù)學(xué)模型,手工操作難以勝任。開發(fā)管理型財(cái)務(wù)軟件的目的,就是要實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)電算化,使管理會(huì)計(jì)的理論和方法能夠普及應(yīng)用。對管理會(huì)計(jì)進(jìn)行適度規(guī)范化,選擇那些對管理會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)有普遍指導(dǎo)意義的基礎(chǔ)理論、基本概念和具有較強(qiáng)通用性的方法進(jìn)行規(guī)范化,必將有助于管理型財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)和推廣應(yīng)用。
3.充分考慮企業(yè)發(fā)展的新形式。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程中出現(xiàn)了越來越多的新形式,網(wǎng)上采購、電子貨幣交易已逐漸被企業(yè)所采用,電子商務(wù)等形式在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮越來越重要的作用。所以,在開發(fā)管理型財(cái)務(wù)軟件時(shí)應(yīng)充分考慮這些新形式對財(cái)務(wù)軟件的需求。
4.不應(yīng)過分追求管理型財(cái)務(wù)軟件的通用化。財(cái)務(wù)軟件在我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展中為會(huì)計(jì)電算化的普及與推廣發(fā)揮了不可替代的作用,其中一個(gè)重要的原因就是財(cái)務(wù)軟件的通用性。通用的財(cái)務(wù)軟件投資集中,設(shè)計(jì)周全,售后服務(wù)較易管理,這使得一套財(cái)務(wù)核算軟件可以在多個(gè)企業(yè)、不同行業(yè)中廣泛地采用,但這種情況在管理型財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用中卻并不是可取的方法。首先,企業(yè)的管理型財(cái)務(wù)軟件是在核算的基礎(chǔ)上對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測和分析,所以它既包含大量的核算功能,同時(shí)又要對核算結(jié)果進(jìn)一步的處理,而這些處理是建立在復(fù)雜的模型分析之上的。所以,如果在管理型財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)中再遵循通用性的設(shè)計(jì)原則,將會(huì)使系統(tǒng)變得十分龐雜,必然會(huì)造成系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作內(nèi)容過多,系統(tǒng)定義過于抽象,這會(huì)使得用戶在使用過程中難于理解和控制,從而在心理上產(chǎn)生對管理型財(cái)務(wù)軟件的抵觸情緒,不利于軟件的推廣和應(yīng)用。同時(shí),對于一些規(guī)模較小的企業(yè)來說,龐大而復(fù)雜的分析、管理功能在實(shí)際工作中并不能完全發(fā)揮作用,這就使得一些企業(yè)用較高的價(jià)錢買回實(shí)際上很多內(nèi)含功能長期閑置的會(huì)計(jì)軟件,造成人力與財(cái)力的隱形浪費(fèi)。其次,由于在財(cái)務(wù)核算過程中財(cái)務(wù)處理程序只有幾種,又因計(jì)算機(jī)的特點(diǎn),所以核算型財(cái)務(wù)軟件基本上都是以記賬憑證財(cái)務(wù)處理程序作為核算的主要方法,這就使得通用型軟件得以普遍采用。而對于管理來說,我國的企業(yè)管理起步較晚,在管理理念上、方式上和水平上都存在很大的差異,對于管理的認(rèn)識(shí)和管理的要求很難達(dá)到一致,這也是限制管理型財(cái)務(wù)軟件通用化的一個(gè)主要因素
雖然上述這些因素限制管理型財(cái)務(wù)軟件的通用性,但是并不是說我們就完全放棄通用,各自為政。在小的范圍之內(nèi)企業(yè)的管理需求還是存在規(guī)律可以遵循,我們可以把范圍定義在相同規(guī)模上,或者是相同行業(yè)內(nèi),都可以設(shè)計(jì)本范圍內(nèi)使用的管理型財(cái)務(wù)軟件。一般來說,我國企業(yè)中小規(guī)模居多,所以管理型財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)應(yīng)側(cè)重于中小企業(yè),建立中小企業(yè)各行業(yè)通用的財(cái)務(wù)軟件。而對于管理較為先進(jìn),需求復(fù)雜的大中型企業(yè),可以采取“通用軟件+定點(diǎn)開發(fā)”相結(jié)合的方式,但這種方式并不是眾多企業(yè)逐個(gè)來實(shí)施,而是不斷完善成某一個(gè)行業(yè)的管理軟件。
5.重視財(cái)務(wù)軟件開發(fā)人才。財(cái)務(wù)軟件開發(fā)水平直接制約著財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量。因此,財(cái)務(wù)軟件開發(fā)隊(duì)伍,急需既懂管理又懂技術(shù)的復(fù)合型人才。只有這種人開發(fā)出的管理型財(cái)務(wù)軟件,才能真正成為企業(yè)的好助手。此外,計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)日新月異,開發(fā)人員還要有快速學(xué)習(xí)的能力,才能使開發(fā)的軟件建立在先進(jìn)的技術(shù)與理論構(gòu)架之上。
6.財(cái)務(wù)軟件實(shí)施的專業(yè)咨詢。管理型財(cái)務(wù)軟件最終將作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)出現(xiàn),軟件的設(shè)計(jì)既要考慮到企業(yè)管理的現(xiàn)狀,又不能局限于把原有的會(huì)計(jì)模式和管理模式進(jìn)行簡單的移植,而應(yīng)采用先進(jìn)的實(shí)用性強(qiáng)的管理技術(shù)和方法。由于相應(yīng)的軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜,軟件實(shí)施就成為企業(yè)應(yīng)用軟件的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。軟件實(shí)施包括對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組,協(xié)助用戶進(jìn)行信息標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化編碼,以及根據(jù)用戶特殊業(yè)務(wù)需求對軟件進(jìn)行的客戶化改造等。借助于專業(yè)化的咨詢服務(wù)隊(duì)伍,不僅可以承擔(dān)軟件實(shí)施的復(fù)雜工作,也符合管理軟件國際發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)發(fā)展分工細(xì)化的原則,對推動(dòng)國產(chǎn)管理軟件的成功應(yīng)用,提高企業(yè)管理水平也將起到積極作用。
參考文獻(xiàn):
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