由于沒有良好的管控，很多企業(yè)的預算制度成為一紙空文。對此，財政部新規(guī)強調(diào)要通過信息化手段加強企業(yè)預算執(zhí)行。
《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》第33條明確指出，處于會計核算信息化階段的企業(yè)應當結合自身情況，逐步實現(xiàn)預算控制等財務管理信息化。處于財務管理信息化階段的企業(yè)，應當結合自身的情況，逐步實現(xiàn)全面預算管理等決策支持信息化。
因此，企業(yè)應加速步入預算管理信息化時代，最終實現(xiàn)全面預算管理信息化。
企業(yè)欠缺“主動式管理”
記者了解到，國內(nèi)還有一大批企業(yè)尚未真正發(fā)揮預算管理的戰(zhàn)略導向功能。
目前，雖然很多企業(yè)都制定了詳細的全面預算管理制度，同時也采用預算管理軟件協(xié)助進行預算的編制、上報和執(zhí)行分析，但是預算最終的實際執(zhí)行效果大打折扣。
據(jù)武漢航天遠景科技有限公司財務總監(jiān)趙團結反映，企業(yè)全面預算審批的效率和效果失衡、全面預算編制和執(zhí)行相分離、預算分析不及時等問題突出。比如，有部分企業(yè)尤其是集權制企業(yè)，即使在全面預算編制審批通過后，其日常發(fā)生的業(yè)務還是需要公司“一把手”審批，審批鏈條較長，造成效率低下，甚至有可能導致重大經(jīng)濟決策失誤。另外，大小事項仍需“一把手”審批，中層管理人員和其他高管層的審批也可能流于形式。
“雖然很多企業(yè)年初有預算，但并不是所有的企業(yè)都按年初的預算執(zhí)行實施?！焙蔽瀛h(huán)會計師事務所副所長楊良成說。
對于其中的原因，北京慧點科技有限公司高級咨詢顧問沈喜剛說：“當下屬企業(yè)或者部門發(fā)現(xiàn)超預算時，往往已經(jīng)晚了，一些本應節(jié)約不該花出去的資金由于年初預算充足而支付出去，影響了年末正常業(yè)務的開展。”還有一些單位盡管做了預算編制，但是當某一項費用預算不夠的時候，就挪用其他項目的預算。更有甚者，根本不清楚自己的預算，在費用發(fā)生之后，只要公司領導通過審批就能入賬，但是公司的高層管理者很少會在簽字的時候同時顧及到預算的剩余情況。
“我們應該把問題控制在開始，通過建立費用管控信息系統(tǒng)，支持各級領導和責任部門實現(xiàn)成本費用主動式管理，實現(xiàn)成本支出‘事前預算控制，事中審批控制，事后核算分析’的一體化管理?！鄙蛳矂傉f。
適時管理與授權管理并行
預算管理的執(zhí)行，首先要做到適時管理與授權管理并行。
全面預算管理強調(diào)事前、事中和事后三個過程。因此，企業(yè)應嚴格控制預算的執(zhí)行過程，實現(xiàn)支出預算的事前控制，以及申請部門、歸口管理部門對預算支出的適時管理。
對此，楊良成認為，如果企業(yè)的內(nèi)部控制能與信息化相結合，那么預算管理在信息化狀態(tài)下，可能達到常態(tài)化的管理，即一旦出現(xiàn)預算異常現(xiàn)象，信息化系統(tǒng)會自動提示，引起企業(yè)重視，并進行相應的處理。
而要將這些要求融入費用管控信息系統(tǒng)中，沈喜剛認為，這要求對于每個費用項目，全公司應制定統(tǒng)一的審批權限，無論是誰，凡是發(fā)生費用都要經(jīng)過這些審批節(jié)點，無一例外。
系統(tǒng)要根據(jù)費用事項的不同、授權審批限額等條件的不同，對符合預算要求的費用申請自動提交到下一審核節(jié)點，將合規(guī)性檢查提前從申請環(huán)節(jié)就由系統(tǒng)自動完成，減少人工判斷，避免人為干預。
對于集團性企業(yè)，系統(tǒng)應在統(tǒng)一管控的基礎上，按照分級授權、權責對應的原則，授權各公司自行制定預算分配和管理策略。
“結合公司的業(yè)務特點和管理風格，制定明確的分級授權管理體系，如有可能，借助ERP系統(tǒng)設置相應的審批權限，實行明確的分級管理制度。這樣，不但可以有效引導預算的執(zhí)行，更可以提升企業(yè)的效率。同時，將公司‘一把手’從日?，嵤轮薪夥懦鰜恚运伎己凸芾砉緫?zhàn)略及其風險。”趙團結說。
而對于一個公司內(nèi)部的預算管理，可以細化為分解控制和歸口控制兩種策略。即將預算下發(fā)到各個部門，或者找一個歸口部門統(tǒng)一管理。
“在業(yè)務的開展中，如果某一部門的預算不夠，而公司內(nèi)其他部門的預算還有剩余，則各個公司的預算管理員可以在公司領導批準后進行內(nèi)部調(diào)整。如果某一費用全公司都沒有預算了，需要上級或者集團追加預算時，通過信息系統(tǒng)將全面預算系統(tǒng)的下?lián)茴A算導入后進行預算的下達分解?！鄙蛳矂偨忉屨f。
加強財務與業(yè)務的一體化管理
為加強預算管理，企業(yè)還應將財務管理推進到業(yè)務前端，加強財務與業(yè)務一體化管理。
“預算管理不應該只是文字和數(shù)字游戲?！壁w團結說，預算分析是一個浩大的工程，僅靠財務人員無法做到。如果企業(yè)僅僅依賴財務人員進行預算分析，分析結果不但不及時，而且與業(yè)務的結合也不夠緊密。因此，企業(yè)應安排財務人員與業(yè)務人員共同分析預算執(zhí)行的偏差，發(fā)現(xiàn)預算和業(yè)務的匹配程度，這也可以反映出企業(yè)是否依然符合企業(yè)既定的戰(zhàn)略，從而加強或修正公司相關業(yè)務的開展?？傊?，預算的分析不能純粹就數(shù)字而論，應當密切結合企業(yè)業(yè)務來開展。
記者了解到，目前，大多數(shù)企業(yè)通過支出申請和審批的電子化，能夠全面、及時地采集各類成本費用的信息，實時掌握各項預算的開支情況。如果企業(yè)能夠及時地對這些數(shù)字進行分析，就可以解決財務信息反饋的滯后性問題。
沈喜剛認為，費用管控信息系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的無縫對接，可以實現(xiàn)支出申請、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理，減少數(shù)據(jù)的重復錄入，避免數(shù)據(jù)落地處理，切實提升財務與業(yè)務一體化水平，提高管理工作效率和財務信息質(zhì)量。
宮瑩
