會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的重要組成部分，也是會(huì)計(jì)改革的重要內(nèi)容。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是由若干個(gè)信息子系統(tǒng)（ 會(huì)計(jì)軟件模塊） 組成，這些子系統(tǒng)包括： 賬務(wù)處理模塊、報(bào)表核算模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、材料核算模塊、往來賬核算模塊、銷售核算模塊等。會(huì)計(jì)電算化就是在會(huì)計(jì)工作中以電子計(jì)算機(jī)代替手工方式對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，并部分代替人工對會(huì)計(jì)信息進(jìn)行整理、加工、分析、預(yù)測以至決策。它是以計(jì)算機(jī)為核心，融系統(tǒng)論、會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)為一體的一門學(xué)科。電算會(huì)計(jì)方法是建立在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法的基礎(chǔ)上的，是它的發(fā)展和提高，在電算化環(huán)境下，還需要解決很多新的問題。所有這些，都需要認(rèn)真地研究和總結(jié)，以便熟練地把握電算化會(huì)計(jì)核算的方法。
一、建立賬套的電算會(huì)計(jì)方法
在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中， 一般采用通用會(huì)計(jì)軟件來建立自己的系統(tǒng)， 這樣， 不同會(huì)計(jì)主體在核算上的差異、不同會(huì)計(jì)對象適用的具體會(huì)計(jì)方法必需通過軟件的 “選項(xiàng)”來加以區(qū)別和明確。在應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件開展會(huì)計(jì)核算工作的開始， 第一件事就是要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會(huì)計(jì)主體獨(dú)立使用的一套核算數(shù)據(jù)， 并明確有關(guān)事項(xiàng)以適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)主體的核算要求。這就是 “建立賬套”。建立賬套時(shí)一般至少要明確下列事項(xiàng)： ①賬套編號。為便于計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理， 以區(qū)別不同的賬套或據(jù)以命名并建立相應(yīng)的文件夾、數(shù)據(jù)文件名或數(shù)據(jù)庫名稱等。②賬套名稱。一般為核算單位名稱。③會(huì)計(jì)主管。電算化系統(tǒng)主管的姓名， 以便進(jìn)行全面的操作授權(quán)。④起始會(huì)計(jì)期間。在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的開始期間。⑤具體核算方法或計(jì)算方法的選用。如會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計(jì)價(jià)方法、會(huì)計(jì)憑證分類方法等。⑥選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會(huì)計(jì)科目。以上在電算化系統(tǒng)中稱之為賬套參數(shù)。建立賬套完成后， 就具備了在電算化系統(tǒng)中開展會(huì)計(jì)核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、“初始設(shè)置”的電算化會(huì)計(jì)方法
初始設(shè)置是會(huì)計(jì)軟件中建立賬套后必需首先完成的，并且只有正確完成了初始設(shè)置，才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方式是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用賬套。啟用賬套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段，不能再行修改初始余額。
初始設(shè)置中的操作人員設(shè)置、會(huì)計(jì)科目設(shè)置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來實(shí)現(xiàn)。其效果的好壞對會(huì)計(jì)核算的大部分內(nèi)容都有著重要的影響?？梢哉f是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的部分，是系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平的集中體現(xiàn)。在應(yīng)用中，初始設(shè)置工作應(yīng)盡可能做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、周到、細(xì)致，才能取得更好的會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。
三、憑證輸入、審核、登記賬簿
憑證輸入和登記賬簿這樣的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法仍然是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)形式上的主要差別是在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中有嚴(yán)格區(qū)分的總賬、明細(xì)賬、日記賬并有特定固定格式的憑證和賬冊，在電算化會(huì)計(jì)下憑證、賬簿是以數(shù)據(jù)庫文件的形式保存，數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個(gè)或者多個(gè)，當(dāng)需要輸出憑證和賬簿時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫中依次按相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行挑選，形成憑證和賬簿。這就決定了“填制憑證”與“登記賬簿”這些方法的直接對象有著明顯的區(qū)別。①會(huì)計(jì)分錄中的會(huì)計(jì)科目必須在設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表中已經(jīng)存在，借貸方金額必須相等才能保存，事先要確定借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對應(yīng)科目等。②會(huì)計(jì)電算化下為避免填制憑證出現(xiàn)差錯(cuò)，在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。③憑證填好后同樣需要審核，此功能通常由非憑證輸入人員完成以起到牽制作用。④登記賬簿： 手工條件下，記賬指明細(xì)賬、日記賬、總賬由不同人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊上加以記錄。這種重復(fù)而繁瑣的抄抄寫寫造成會(huì)計(jì)工作周期長，速度慢，效率低。電算化后，記賬僅是一個(gè)數(shù)據(jù)處理過程，記賬過程由計(jì)算機(jī)在短時(shí)間里自動(dòng)完成，無需人工干預(yù)，記賬只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。通過記賬這一數(shù)據(jù)處理步驟，使被審核過的記賬憑證成為正式會(huì)計(jì)檔案，記賬后的憑證不得修改，記賬的同時(shí)，對科目的發(fā)生額進(jìn)行匯總，更新科目余額、發(fā)生額。⑤自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄： 是由系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法，對于常用的記賬憑證以及在憑證輸入時(shí)某些頻繁出現(xiàn)的記賬憑證如每月計(jì)提固定資產(chǎn)折舊費(fèi)、按月上交稅金、按月發(fā)放工資、月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費(fèi)用到本年利潤賬戶等，憑證的摘要、借貸方科目金額的來源或計(jì)算方法，預(yù)先存入微機(jī)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)調(diào)入，免去操作的煩瑣。“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”一旦完成定義，即可在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)使用，大大提高了系統(tǒng)的效率。
四、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)報(bào)表編制
會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表。在會(huì)計(jì)核算軟件中，編制會(huì)計(jì)報(bào)表分為兩個(gè)步驟。第一步是設(shè)計(jì)階段，有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)，一是會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)，報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。二是數(shù)據(jù)來源定義。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，數(shù)據(jù)從賬簿、其他報(bào)表中取得，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊。第二步是使用階段，在一定會(huì)計(jì)期間，可自動(dòng)從系統(tǒng)中取數(shù)值生成當(dāng)期會(huì)計(jì)報(bào)表。設(shè)計(jì)完成的會(huì)計(jì)報(bào)表可以重復(fù)使用。電算化下會(huì)計(jì)報(bào)表的生成快速準(zhǔn)確，同時(shí)還可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會(huì)計(jì)報(bào)表之間隨時(shí)可以橫向或縱向的匯總或比較分析。除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位需要的其他報(bào)表，用戶自已根據(jù)需要完成設(shè)置。
會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算方法，出現(xiàn)了很多新的內(nèi)容和要求，值得我們在實(shí)踐中不斷總結(jié)，在理論上進(jìn)行深入研究，從而更有力地指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐。
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