物資裝備部負責(zé)中石化天津分公司所屬煉油、化工、乙烯、熱電等各部新建、日常檢維修、大修、技改技措、科研、設(shè)備更新、安全隱患消除及零星采購的專業(yè)二級單位，是中石化集團在北方的“集團化儲備配送中心”和“集中采購服務(wù)中心”。本文所指緊急項目是指天津分公司為獲得較高的經(jīng)濟效益或社會效益而實施的具有建設(shè)周期短、見效快的工程項目。此類項目具有立項快、設(shè)計急、工期短、投資小、見效快等特點。此類項目對物資采購供應(yīng)的要求極高，如物資采購的進度、質(zhì)量不能滿足工程進度的需要，將直接導(dǎo)致項目延期，極大影響項目預(yù)期經(jīng)濟效益或社會效益的降低甚至導(dǎo)致項目下馬。因此依據(jù)緊急項目物資采購供應(yīng)過程的事前、事中、事后三個階段的不同特點，采用適當?shù)姆绞椒椒ǎ扇∠鄳?yīng)的措施，遵守國家法律、法規(guī)，執(zhí)行相關(guān)管理制度，確保物資的安全、及時和經(jīng)濟供應(yīng)在緊急項目的實施過程中顯得尤為重要。
1緊急項目的物資采購供應(yīng)特點
因緊急項目本身具有的特點導(dǎo)致項目的物資采購具有如下特點：
（1）設(shè)計周期短易造成設(shè)備材料請購文件不完善，采購困難多。
（2）采購周期短、加急采購多、采購強度大。
（3）采購變更多、采購難度大。
（4）設(shè)備材料規(guī)格型號受原裝置限制，專業(yè)供應(yīng)商現(xiàn)場測繪多。
（5）采購費用控制難度大。
2緊急項目物資采購供應(yīng)事前工作的特點及應(yīng)對
21緊急項目物資采購供應(yīng)事前工作特點
（1）設(shè)計深度不夠、請購文件不完善——規(guī)格型號不完善，尤其是數(shù)量不準確。
（2）用戶（生產(chǎn)廠）物資采購需求計劃不準確。
（3）設(shè)計方案未最終確定，為啟動提前訂貨工作帶來隱患。
（4）項目組織架構(gòu)未形成或不完善，相關(guān)責(zé)任人未到位，制約項目物資采購供應(yīng)工作推進。
22緊急項目物資采購供應(yīng)事前工作的應(yīng)對措施
（1）提前與設(shè)計、公司主管部門、用戶（生產(chǎn)廠）接觸，了解項目概況，初步了解大摡物資需求情況。
（2）制定初步的采購策略。
①依據(jù)項目特點任命合適的采購項目經(jīng)理。
②根據(jù)物資需求，規(guī)劃不同設(shè)備材料的不同采購方式（ERP上線采購、庫存供應(yīng)商、利用公司范圍內(nèi)庫存等）。
③根據(jù)工程需要緊急程度，確定經(jīng)濟合理、進度可靠的運輸方案（車、船、空運等）。
（3）與設(shè)計方提前溝通，促使實際按國家或石化行業(yè)相應(yīng)的標準出具請購文件，為后續(xù)的采購提供技術(shù)支持。
（4）獲取潛在供應(yīng)商，了解市場行情及供貨周期，給領(lǐng)導(dǎo)或管理部門提供信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。
（5）對關(guān)鍵設(shè)備和重點材料進行風(fēng)險分析。根據(jù)掌握的工程項目信息對所需關(guān)鍵設(shè)備、長周期設(shè)備和材料的價格、供貨周期、潛在供應(yīng)商數(shù)質(zhì)量等進行風(fēng)險分析，制定風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案。
3緊急項目物資采購供應(yīng)事中工作特點及應(yīng)對措施這個階段是項目所需物資采購供應(yīng)的實施階段，這個階段管理的好壞直接影響物資采購供應(yīng)的進度、質(zhì)量能否滿足工程需要，是物資采購供應(yīng)能否成功的關(guān)鍵階段。
31緊急項目物資采購供應(yīng)事中工作特點
（1）采購周期短，采購各環(huán)節(jié)銜接緊密、浮動時間少。
（2）供應(yīng)計劃受施工現(xiàn)場進度計劃影響大。
（3）采購過程中各種信息交叉多，信息量大、交流過程中信息噪聲多。
（4）施工過程中不可預(yù)見因素導(dǎo)致采購變更多。
32緊急項目物資采購供應(yīng)事中工作的應(yīng)對措施
321針對采購周期短采取如下對策
（1）在獲得設(shè)計單位許可的情況下，規(guī)整各種設(shè)備、材料的規(guī)格型號。盡量采用較少物資種類、提高設(shè)備材料的通用性。
（2）利用公司內(nèi)部庫存。在不影響裝置正常生產(chǎn)及必要備品備件數(shù)量的情況下，調(diào)用公司內(nèi)部一切物資資源。
（3）充分利用集團公司的采購框架協(xié)議。集團公司采購框架協(xié)議內(nèi)供應(yīng)商具有不需資質(zhì)認證、不需價格談判、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格低、有一定庫存、供貨周期有一定保障等特點。這些特點正好切合了緊急項目物資采購采購周期短的需求。因此在緊急項目的物資采購中應(yīng)盡量采用集團框架內(nèi)供應(yīng)商，減少資質(zhì)認證、價格談判等中間環(huán)節(jié)，縮短采購周期。
（4）非關(guān)鍵部位材料的甲切乙供。
（5）建立設(shè)備材料出入庫綠色通道，精簡程序，縮短供貨周期；對大型設(shè)備或大批量物資，在獲得工程相關(guān)方同意的前提下，直送施工現(xiàn)場，既節(jié)省二次搬倒費，更節(jié)約領(lǐng)料時間。
322針對采購各環(huán)節(jié)銜接緊密、浮動時間少采取如下措施
公司內(nèi)部參與物資供應(yīng)的部門有計劃部、采購部、商務(wù)部、財務(wù)部、質(zhì)檢部、儲運部、監(jiān)察部等及外部的設(shè)計單位、施工單位等。
各部門都是整個供應(yīng)采購鏈條中不可或缺的組成部分，各部門各司其職。其中計劃部負責(zé)整個鏈條的協(xié)調(diào)。計劃部在整個過程中要分清輕重緩急，做到抓重點、請變更，重點保證施工現(xiàn)場所學(xué)的重點物資、急需物資和難點物資。做到物資供應(yīng)的全流程跟蹤，通過工作提醒、問題臺賬、對料會和專題會及信息平臺等多種渠道進行催貨、問題協(xié)調(diào)，解決物資訂貨、到貨等問題。通過大量的協(xié)調(diào)溝通將各環(huán)節(jié)的銜接時間降到最低，拒絕因內(nèi)部溝通影響采購供應(yīng)進度。
（1）項目采購過程中涉及公司職能部室、采購部門、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、政府監(jiān)管部門等諸多利害相關(guān)方。溝通渠道總量為n（n-1）/2，其中n為利害關(guān)系者人數(shù)。因此，如果采購過程中的利害關(guān)系者為10人，則就具有45條潛在溝通渠道。
為保證采購過程中信息溝通渠道的通暢、信息的準確和及時，杜絕信息傳遞過程產(chǎn)生有害噪聲，必須發(fā)揮項目采購經(jīng)理在設(shè)備材料采購供應(yīng)中的信息溝通樞紐的作用，對設(shè)備材料請購文件、設(shè)計變更、制造商反饋的訂貨資料、施工領(lǐng)料單位（或用戶）等關(guān)鍵信息采取書面文件下達、專人對接、舊版換新版等方法確保信息溝通的有效、準確和及時。
（2）由于緊急項目多與原裝置有千絲萬縷的聯(lián)系，設(shè)備材料的采購受到原有裝置使用設(shè)備材料限制約束較多，同時由于工期短也導(dǎo)致設(shè)計深度很難全部滿足采購所需深度，從而造成緊急項目有比較多的過程變更和需現(xiàn)場測繪的變更較多的情況。
處理這類采購變更，我們采取多位一體、現(xiàn)場處理的方式加以解決，即：公司主管部門、采購、設(shè)計、施工、用戶、監(jiān)理和必要的供應(yīng)商到施工現(xiàn)場，實地勘察，會商解決，拿出一個相對合理的變更方案，各方會簽實施。這樣處理的優(yōu)勢是既快又準。
（3）嚴格執(zhí)行采購費用控制制度，嚴控超概或無概算采購的發(fā)生。如有超概或無概算且必須進行采購的個案亦應(yīng)獲得主管部門批準及相關(guān)的設(shè)計文件作為依據(jù)（為加快采購進度可在獲得相關(guān)部門的口頭許可情況下，特殊放行，事后必須有主管部門的批文或設(shè)計文件）。
4緊急項目物資采購供應(yīng)事后工作特點及應(yīng)對措施41緊急項目物資采購供應(yīng)事后工作特點
緊急工程項目，物資供應(yīng)事后控制的特點是影響大、反應(yīng)周期短。由于工程工期短的特點，容易導(dǎo)致將項目立項、科研、設(shè)計中存在的問題傳遞到采購環(huán)節(jié)，很難確保所有的物資采購供應(yīng)100%滿足設(shè)計或施工現(xiàn)場的需要。這種偏差會對工程的工期造成致命的影響且反應(yīng)時間很短，這些是緊急項目采購管理事后管理的最顯著特點。
42緊急項目物資采購供應(yīng)事后工作應(yīng)對措施
針對緊急項目采購供應(yīng)的事后控制所具有的影響大、反應(yīng)周期短的特點，采取應(yīng)對措施的基本要求是快速和安全。
（1）采購物資替代。利用庫存物資以高帶低；或征得設(shè)計同意，降低采購物資標準。
（2）修改設(shè)計方案，取消問題物資。
（3）在工程管理部門的同意下，甲切乙供——充分調(diào)動各方資源，滿足工程需要，降低問題物資對工程的影響。
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作者：李冬玲
