【摘要】企業(yè)采購(gòu)是現(xiàn)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下一種最主要最主流的采購(gòu)。企業(yè)是大批量商品生產(chǎn)的主體。為了實(shí)現(xiàn)大批量產(chǎn)品的生產(chǎn)，也就需要大批量商品的采購(gòu)。生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)，是以采購(gòu)作為前提條件的。沒有采購(gòu)，生產(chǎn)就不能進(jìn)行。企業(yè)的采購(gòu)不僅采購(gòu)數(shù)量多，采購(gòu)市場(chǎng)范圍寬，而且對(duì)采購(gòu)活動(dòng)要求特別嚴(yán)格。要對(duì)全廠的需求品種、需求量、需求規(guī)律進(jìn)行深入的研究，要對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外眾多的供應(yīng)廠商進(jìn)行分析研究，還要對(duì)采購(gòu)過程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入研究和科學(xué)操作，才能完成好采購(gòu)任務(wù)、保證企業(yè)生產(chǎn)所需的各種物資的適時(shí)適量供應(yīng)。本文對(duì)企業(yè)采購(gòu)各環(huán)節(jié)怎樣加強(qiáng)內(nèi)部管控進(jìn)行了簡(jiǎn)要的論述。
【關(guān)鍵詞】采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)管理，內(nèi)部控制
一、企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理
1.概念。采購(gòu)管理是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過程，對(duì)采購(gòu)過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。
2.采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃管理對(duì)企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃和執(zhí)行路線。采購(gòu)計(jì)劃包括定期采購(gòu)計(jì)劃、非定期采購(gòu)任務(wù)計(jì)劃。
3.采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單管理以采購(gòu)單為源頭，對(duì)從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)等采購(gòu)訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進(jìn)行多種采購(gòu)流程選擇，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫(kù)等，在整個(gè)過程中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)存貨的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。
4.發(fā)票校驗(yàn)。發(fā)票管理是采購(gòu)結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購(gòu)貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購(gòu)的處理，非庫(kù)存的消耗性采購(gòu)處理，直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。
5.交易管理。
6.采購(gòu)合同。采購(gòu)對(duì)于供應(yīng)商來說就是他們的訂單。隨著對(duì)前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識(shí)到供應(yīng)商管理的重要性；同時(shí)，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析（ABC法），整個(gè)Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個(gè)專案管理。
7.策略采購(gòu)。比較新的概念策略性采購(gòu)，其特征是：（1）與供應(yīng)商建立策略性伙伴關(guān)系；（2）更加重視整個(gè)供應(yīng)鏈的成本和效率管理；（3）與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對(duì)消費(fèi)者的影響；（4）尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作；（5）充分利用諸如跨地區(qū)，跨國(guó)家的公司（工廠）的集團(tuán)力量集中采購(gòu)；（6）更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標(biāo)手段。
二、采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制
1.采購(gòu)需求請(qǐng)購(gòu)與審批。建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，明確相關(guān)部門或人員的責(zé)任權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)審批程序。使用部門根據(jù)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存物資情況編制采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單歸類匯總，結(jié)合在途材料情況和市場(chǎng)變化，科學(xué)統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。對(duì)于超計(jì)劃和計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。
2.供應(yīng)商的選擇與控制。供應(yīng)商的管理是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。好的供應(yīng)商應(yīng)具有良好信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)；有足夠注冊(cè)資金的一般納稅人；健全的商務(wù)管理流程和制度；良好的財(cái)務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期；具有優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品資源；相對(duì)有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；積極的合作態(tài)度；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲(chǔ)多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時(shí)性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對(duì)不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。
企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)渠道的管理，可以保證選擇供應(yīng)商的行為公平、公正、公開，降低采購(gòu)物資的成本、節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，由采購(gòu)部門和相關(guān)部門共同參與詢價(jià)程序，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商信息。在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
3.采購(gòu)合同協(xié)議的控制、價(jià)格的審核。建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權(quán)利和責(zé)任，擬訂合同文本時(shí)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。及時(shí)與供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的合同，按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核。對(duì)于涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，如果影響重大，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。
制定科學(xué)的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格管理，價(jià)格管理人員要整理收集各種物資的價(jià)格信息、成交的歷史價(jià)格信息、供應(yīng)商產(chǎn)品報(bào)價(jià)信息來確定物資采購(gòu)的價(jià)格，定期研究常用物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定物資品種的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期開展重要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析并合理利用。
4.采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)的控制。企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的物資驗(yàn)收管理制度，明確相關(guān)檢測(cè)、倉(cāng)管人員的權(quán)限和責(zé)任。建立采購(gòu)驗(yàn)收程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)對(duì)入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后轉(zhuǎn)由倉(cāng)管人員對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行驗(yàn)收。若驗(yàn)收合格，由倉(cāng)管人員填寫入庫(kù)單，經(jīng)送貨人員簽字確認(rèn)分別傳給財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門，并記錄倉(cāng)庫(kù)存貨日記賬。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理，給企業(yè)造成損失的，采購(gòu)部門要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。
5.采購(gòu)結(jié)算付款的申請(qǐng)審批與執(zhí)行。在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)合同規(guī)定、采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性并及時(shí)入賬。經(jīng)辦人員編制付款計(jì)劃、填寫，各部門審批后，財(cái)務(wù)部門依據(jù)付款申請(qǐng)單對(duì)付款進(jìn)行復(fù)核后，選擇合理的付款方式付款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。加強(qiáng)對(duì)預(yù)付款和定金的管理，定期對(duì)大額或長(zhǎng)期預(yù)付款進(jìn)行追蹤核查。指定專人定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]蔣文芳.論制造企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題及其應(yīng)對(duì)策略[J].中國(guó)水運(yùn)（下半月），2008（02）.
