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新形勢下商業(yè)企業(yè)降低采購成本的思考

近幾年,伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和完善,商業(yè)企業(yè)的準(zhǔn)入門檻逐步放低,國內(nèi)連鎖零售商業(yè)的數(shù)量和規(guī)模都在增長壯大,顯現(xiàn)出百家爭鳴的景象。各企業(yè)都渴望能夠在這場優(yōu)勝劣汰的市場競爭中爭奪一席之地。實(shí)際上我國商業(yè)企業(yè),尤其是零售業(yè)在經(jīng)歷了上世紀(jì)末90年代以來“以規(guī)模求效益”的發(fā)展之后,現(xiàn)如今繼續(xù)單純地加快開店速度、擴(kuò)張規(guī)模,除了片面地增加零售額,并不一定能提高獲利能力,帶來實(shí)際收益。如何在規(guī)模擴(kuò)張中既提高銷售額,又能實(shí)實(shí)在在地保證企業(yè)的獲利能力,保證企業(yè)市場競爭力,是我們這些快速擴(kuò)張中的連鎖商業(yè)企業(yè)需要思考的問題。在企業(yè)競爭中,最原始手段一直都是價(jià)格競爭,許多企業(yè)面臨當(dāng)今市場的競爭壓力,都采取了薄利多銷的方式占領(lǐng)一定市場份額,導(dǎo)致獲利微薄,我國商業(yè)企業(yè)總體上進(jìn)入了低利潤發(fā)展時(shí)代。在這樣的形勢背景下,繼續(xù)調(diào)整價(jià)格、加快促銷能夠獲利的空間彈性已經(jīng)很小。一些企業(yè)開始轉(zhuǎn)變觀念,思考企業(yè)自身的內(nèi)部管理,希望通過優(yōu)化管理流程,運(yùn)用精益管理的理念來改善經(jīng)營模式,減少成本,消除浪費(fèi),以另一種形勢給企業(yè)帶來效益??偠灾?,企業(yè)之間競爭的主要戰(zhàn)場已經(jīng)從價(jià)格競爭轉(zhuǎn)移到成本競爭。


二、  企業(yè)精益管理在降低采購成本中發(fā)揮的作用


“精益管理”的核心思想就是在企業(yè)的所有活動(dòng)中運(yùn)用“精益思維”——以最小的資源投入,創(chuàng)造盡可能多的價(jià)值,同時(shí)保證為顧客提供滿意的商品和服務(wù)。簡而言之,就是消滅企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值過程中的一切“無用功”,把浪費(fèi)降低到最低限度,讓每一份投入都能帶來最優(yōu)收益。


商業(yè)零售企業(yè)實(shí)行精益管理,控制減少采購成本是十分重要的環(huán)節(jié)。通過精益管理對采購環(huán)節(jié)實(shí)行有效管理和控制,能夠確保商品成本保持合理水平,具有長期較長的競爭力。文中所指“采購成本”,并不局限于采購商品自身的成本價(jià)值,而是貫穿整個(gè)采購過程、包含因采購而帶來的所有可能資源消耗或浪費(fèi)。


三、  運(yùn)用精益管理降低企業(yè)采購成本的方法


根據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)調(diào)查數(shù)據(jù)表明,在一般企業(yè)中,每降低1%的采購成本所取得的利潤約等于增加10%左右的銷售收入。足矣見得優(yōu)化采購管理能夠事半功倍地為企業(yè)謀求效益,具有巨大的潛在作用和可挖掘空間。在采購工作中開展精益管理可以從不同角度出發(fā)。


1  以市場需求引導(dǎo)商品采購,降低未來商品滯銷風(fēng)險(xiǎn)


精益管理對于零售業(yè)而言,始終不變的原則就是“從顧客需求出發(fā)”,以市場需求確定商品采購品種、采購批量,邁出采購的第一步。為此,充分的市場調(diào)研必不可少。雖然確定采購商品并不直接影響采購商品自身成本,但采購初期對商品的選擇定位越準(zhǔn)確,加上后期配合有效的銷售策略,未來就越能保證商品上架后的市場推廣順利開展,以有限的資金保證經(jīng)營活動(dòng)的高效開展,減少商品滯銷、庫存積壓帶來損失的可能性,在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量等方面發(fā)揮著積極作用。


2  優(yōu)化供應(yīng)商管理,提升供應(yīng)質(zhì)量


    優(yōu)化供應(yīng)商管理是實(shí)現(xiàn)精益采購的重要環(huán)節(jié)。隨著供應(yīng)市場的變化,如今作為采購商自身必須重新審視與供應(yīng)商之間的關(guān)系,將傳統(tǒng)的采購活動(dòng)由“以做生意為目的”理念轉(zhuǎn)向“以供應(yīng)商關(guān)系為導(dǎo)向、以供應(yīng)商管理為目的”的新理念,為企業(yè)自身在供應(yīng)市場中爭取到穩(wěn)固可靠的上游資源做努力。


1  貨比三家,選取最優(yōu)供應(yīng)商


    選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)場,需要收集供應(yīng)商相關(guān)的大量資料,保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量。在選取了幾個(gè)合格供應(yīng)商后,運(yùn)用貨比三家的手段能夠巧妙實(shí)現(xiàn)采購成本的轉(zhuǎn)嫁。供應(yīng)商之間為了爭取進(jìn)場名額,一般都會(huì)在價(jià)格上給予可談判空間,甚至其他的優(yōu)惠措施,這使企業(yè)掌握了更多的主動(dòng)權(quán),能夠爭取到更優(yōu)惠的價(jià)格,從而控制采購成本。而貨比三家不只限于比值比價(jià),還要充分考慮供應(yīng)商交貨的柔性,能否及時(shí)供貨對企業(yè)的正常經(jīng)營影響巨大。


2  與競爭對手聯(lián)合采購,提高與供應(yīng)商談判籌碼


    相比于一對一與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判的形式,采取與其他同類競爭者組成采購聯(lián)盟共同與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判更具優(yōu)勢。采購聯(lián)盟的合作基礎(chǔ)是選擇有共同愿景的企業(yè),就同一類型采購項(xiàng)目與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判。這樣的合縱連橫避開了單個(gè)企業(yè)在采購中的弱勢地位和談判局限性,增加了采購方的談判力量和談判籌碼。對于供應(yīng)商來說,增加了銷售渠道,擴(kuò)寬了銷售平臺,有利無損;對于采購聯(lián)盟中的各方,能得到價(jià)格上的讓利優(yōu)惠,以最直接的手段降低采購成本,達(dá)到互利共贏的狀態(tài)。此外,在考量如何選擇采購聯(lián)盟對象的問題上,盡可能選擇本土與本企業(yè)店面分布的輻射區(qū)域重疊較少的企業(yè)為合作伙伴,避免客源爭奪的現(xiàn)象和價(jià)格競爭損耗,保證能夠建立穩(wěn)定的顧客群體。在廈門地區(qū),與海晟連鎖商業(yè)性質(zhì)類似的還有另一家同屬廈門市煙草公司的多元化企業(yè)——五福貿(mào)易有限公司。從銷售品種上看,兩家企業(yè)銷售商品品種相似,擁有組成聯(lián)盟的必要基礎(chǔ);此外,從兩家企業(yè)的店面分布來看,海晟連鎖40家店面輻射島內(nèi)外,而五福的店面多設(shè)在天虹商場內(nèi)部,其店面數(shù)量較少,兩家企業(yè)的店面覆蓋范圍基本無重復(fù),基本上不會(huì)爭奪客源。雖然目前海晟連鎖與五福貿(mào)易尚未有真正意義上的價(jià)格聯(lián)盟合作關(guān)系,但在未來如果條件允許,在采購過程中將可以建立比較理想的合作聯(lián)盟關(guān)系。


3  與供應(yīng)商建立長久合作關(guān)系


    建立與供應(yīng)商的合作關(guān)系,是一項(xiàng)長期工程。從最初的供應(yīng)商進(jìn)場,與供應(yīng)商間的互動(dòng)回訪,到最后的供應(yīng)商出場,都要付出大量人力物力和財(cái)力。維護(hù)現(xiàn)有的合作關(guān)系比重現(xiàn)建立一段新的合作關(guān)系耗費(fèi)更小,維護(hù)一段穩(wěn)定、長久的供應(yīng)商合作關(guān)系對于降低成本就顯得尤為重要,但這基于雙方的互相了解和信任。隨著環(huán)境的轉(zhuǎn)變,供應(yīng)商與企業(yè)之間應(yīng)該建立一種互利共贏的關(guān)系,更好的合作,提高采購供應(yīng)鏈的效率和效果。


3.  精簡采購流程人員配置,減少信息傳遞資源浪費(fèi)


傳統(tǒng)的企業(yè)管理組織大多采用金字塔型自上而下的組織管理模式。這種管理模式在信息較為閉塞的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代下具有組織穩(wěn)定、職責(zé)分明、命令統(tǒng)一的優(yōu)點(diǎn),是一種較好的組織形態(tài)。而在如今信息高度發(fā)達(dá)的市場經(jīng)濟(jì)背景下,這種傳統(tǒng)的管理模式弊端凸顯。投射到采購管理中來看,金字塔形組織模式由于層級之間缺乏彈性,與采購相關(guān)的市場調(diào)研、顧客需求、供應(yīng)商管理等信息由底層向上傳遞過程漫長,處于塔尖的管理者對外部市場環(huán)境的變化無法及時(shí)做出反應(yīng);同時(shí)這種組織模式過度依賴高層管理者的決策,而采購信息傳遞過程經(jīng)常出現(xiàn)信息流失和信息加工的情況,高層最后掌握的信息與那些處于塔底的市場調(diào)研員、采購員獲取的信息并不對稱。高層管理者基于這樣低時(shí)效和低質(zhì)量的信息做出的采購決策,通常難以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。而且過程中產(chǎn)生大量的人員資源浪費(fèi)和信息資源浪費(fèi),事倍功半。所以適當(dāng)精簡采購流程層級,減少不必要人員參與,放寬每位業(yè)務(wù)員的執(zhí)行權(quán)限,提高基層采購員對最終采購決策的參與度,才能適應(yīng)當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律,減少采購流程中的成本浪費(fèi)。例如,在實(shí)際采購中,參與采購初期市場調(diào)研的人員及參與供應(yīng)商談判的人員可以合二為一,不再分派不同人員執(zhí)行。這樣一來,采購人員對市場需求情況和供應(yīng)商信息都能充分掌握,省略了兩者間信息傳輸過程的資源流失和人員浪費(fèi),精簡提效,保質(zhì)保優(yōu)。實(shí)際上在采購流程方面的管理,廈門海晟連鎖的業(yè)務(wù)部已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人員精簡化分工,分派每一名業(yè)務(wù)員長期負(fù)責(zé)跟蹤一至兩類商品的采購流程,非煙商品中的葡萄酒、洋酒、白酒、燕窩、茶葉,糧油以及新上市的啤酒、保健品等都由不同業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)采購執(zhí)行,從初期的市場調(diào)研、選擇進(jìn)場商品、供應(yīng)商談判互訪到最終的商品定價(jià)策略會(huì)議都充分參與。業(yè)務(wù)員對自己負(fù)責(zé)的商品掌握著最全面的信息,這樣既保證商品采購與市場需求的最大化對接,降低未來商品滯銷可能性,也極大減少了采購過程中不必要的層級對接造成的浪費(fèi)。


4 . 建立采購員培育計(jì)劃和激勵(lì)機(jī)制


在企業(yè)的采購過程當(dāng)中,人的主導(dǎo)作用最強(qiáng)。采購員與外界溝通最為頻繁,他們在公司和供應(yīng)商之間建立著合作橋梁,是產(chǎn)生采購流程的風(fēng)向標(biāo)。在采購工作中對商品生命周期的分析、對市場的靈敏度、對談判技巧的掌握程度、維護(hù)與供應(yīng)商之間的關(guān)系等環(huán)節(jié)都在考驗(yàn)著采購業(yè)務(wù)員的綜合能力。所以欲使企業(yè)采購成本降低,就必須配備一批高素質(zhì)、熟悉業(yè)務(wù)的采購人員。如果企業(yè)對采購員沒有一個(gè)系統(tǒng)的管理體系,不注重培育和激勵(lì),采購員的進(jìn)步就難以實(shí)現(xiàn),在采購各流程中為企業(yè)爭取利益的能力也會(huì)受限。通過定期、系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)與商業(yè)倫理培訓(xùn),讓采購員覺得學(xué)習(xí)也是工作的一部分,把自己工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都盡職盡責(zé)的去做,把公司利益放在首位。進(jìn)而逐漸建立培養(yǎng)起優(yōu)秀的采購隊(duì)伍,讓他們能夠?yàn)槠髽I(yè)的采購爭取到最低的成本和最優(yōu)的質(zhì)量,使存貨損失的可能性降低。此外,如果企業(yè)建立起完善的激勵(lì)機(jī)制和薪資水平,更能激發(fā)采購員的工作熱情,改善采購員的工作表現(xiàn),從而提高采購流程的工作效率。                 


                            (作者單位:廈門海晟連鎖商貿(mào)有限公司)


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