張國(guó)棟/文
河北億利集團(tuán)自企業(yè)資源計(jì)劃 （ERP）系統(tǒng)使用5個(gè)年度以來(lái)，公司財(cái) 務(wù)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的分析提高了效率，對(duì) 公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有利保障。企業(yè) 于去年對(duì)ERP再次升級(jí)，增加模塊管 理，順應(yīng)了時(shí)代潮流，同時(shí)也順應(yīng)了主 機(jī)車(chē)廠的審核要求，比如質(zhì)量管理、設(shè) 備管理、合同管理等等。結(jié)合近年的 實(shí)踐，筆者認(rèn)為，ERP系統(tǒng)合同管理對(duì) 公司業(yè)務(wù)方面有五大好處。 依據(jù)合同類(lèi)別隨時(shí)跟蹤 就河北億利來(lái)說(shuō)，合同包括材料 采購(gòu)合同、產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、價(jià)格合同、 模具合同、設(shè)備合同、工程合同、倉(cāng)儲(chǔ) 配送合同、運(yùn)輸合同等八大類(lèi)別。ERP 系統(tǒng)管理的主要功能體現(xiàn)：在合同登 記查詢(xún)環(huán)節(jié)，方便查看合同簽訂情況； 在執(zhí)行環(huán)節(jié)，可隨時(shí)跟蹤合同的實(shí)施 執(zhí)行情況；可利用工程、設(shè)備、模具合 同等有合同總金額的登記結(jié)算單，跟 蹤合同的付款情況。 合同工作臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享 合同簽訂后就具有法律效力，如 果沒(méi)有專(zhuān)人專(zhuān)管合同，會(huì)給公司辦理 開(kāi)據(jù)發(fā)票、結(jié)算貨款、辦理銀行貼息等 業(yè)務(wù)造成不必要的麻煩。原來(lái)公司合 同這塊都是由財(cái)務(wù)部門(mén)保管，業(yè)務(wù)部 門(mén)從不做關(guān)注，這就給下一年的合同 簽訂造成困擾，不知道上一年的條款 如何簽訂?，F(xiàn)在ERP系統(tǒng)合同管理模 塊正好解決了這一難題，各業(yè)務(wù)部門(mén) 的合同由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，在ERP系統(tǒng) 中進(jìn)行錄入，這既達(dá)到了保存的效果， 又實(shí)現(xiàn)共享的作用。 合同執(zhí)行單有利于監(jiān)督 合同在登記完后，在合同的履行 中可以參看“執(zhí)行單”。按合同要求項(xiàng) 目完成進(jìn)度輸入ERP系統(tǒng)，合同執(zhí)行 單參照合同內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，執(zhí)行單與 合同實(shí)現(xiàn)了綁定，不用單獨(dú)賬外記錄 合同的完成程度，不用去現(xiàn)場(chǎng)就可以 知曉項(xiàng)目的進(jìn)度，這少了匯報(bào)工作的 時(shí)間，更有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)地進(jìn)行監(jiān)督。 合同結(jié)算單有利于資金編排 在合同的結(jié)算模塊，企業(yè)借助ERP 系統(tǒng)合同管理模塊，可根據(jù)合同的執(zhí) 行情況，對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)算。這有利 于公司資金計(jì)劃的編排，也有利于項(xiàng) 目進(jìn)度更加完善。參照合同或是合同 執(zhí)行單生成合同結(jié)算單，使整個(gè)合同 簽訂與付款能夠串成一條線，達(dá)到環(huán) 環(huán)相扣、融會(huì)貫通得效果。 合同模塊流程管理 在河北億利集團(tuán)，公司分業(yè)務(wù)部 門(mén)對(duì)合同進(jìn)行分別管理，財(cái)務(wù)部相關(guān) 會(huì)計(jì)對(duì)所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)合同進(jìn)行審 核。采購(gòu)合同全部有采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)， 包括材料采購(gòu)合同、價(jià)格合同、模具合 同、設(shè)備合同、工程合同；銷(xiāo)售合同有 銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)，包括銷(xiāo)售合同、倉(cāng)儲(chǔ)配 送合同，包括主機(jī)廠的第三方物流公 司；物流合同由公司物流部負(fù)責(zé)，包括 公司發(fā)出商品時(shí)的運(yùn)輸合同。 公司在啟用ERP系統(tǒng)管理后，業(yè)務(wù) 操作流程為：合同責(zé)任人在ERP系統(tǒng)合 同管理模塊錄入合同文件，相關(guān)會(huì)計(jì)負(fù) 責(zé)審核合同錄入情況。付款時(shí)由合同責(zé) 任人填制 “合同結(jié)算單” ， 參照 “合同” 生 成，并審核模具、設(shè)備和工程合同，生效 后會(huì)自動(dòng)生成 “執(zhí)行單” 。責(zé)任人把審批 單據(jù)打印后，交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制作憑證。財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)審核審批單，并審核ERP結(jié)算單， 無(wú)誤后制作憑證。最后由出納付款。
