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1X商場內(nèi)部控制存在的問題及關(guān)鍵控制點

在中國市場，X商場不斷摸索內(nèi)部控制管理方法，期間不可避免地出現(xiàn)一些問題，主要體現(xiàn)在４ 個方面。

企業(yè)治理架構(gòu)和組織形式滯后
X商場在進入中國市場之初，組織形式是由區(qū)域總裁統(tǒng)管負(fù)責(zé)銷售和各個功能模塊，包括前線零售、運營，以及后臺行政、人事、財務(wù)等職能。在企業(yè)發(fā)展之初，這種組織架構(gòu)模式可以起到一線帶動全面的作用，確保企業(yè)目標(biāo)統(tǒng)一、快速行動、高效運作，但隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，從內(nèi)部環(huán)境看，由前線主導(dǎo)所有功能模塊的模式并不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。

存貨管理控制和內(nèi)部監(jiān)督不到位
X商場倉庫存貨及在架商品的監(jiān)督和監(jiān)管存在不到位的地方，例如，某年X商場在年盤時發(fā)現(xiàn)，商場存貨嚴(yán)重賬實不符，出現(xiàn)較大盤虧損失。

合作銷售品牌商品管理存在漏洞，部分商品品牌由品牌方派駐專業(yè)銷售人員進行銷售，但經(jīng)手和管理的存貨所有權(quán)歸屬商場，某年年初，財務(wù)人員通過突擊盤點發(fā)現(xiàn)，某化妝品品牌貨物賬實不符，盤點損失近百萬元。

采購管理控制和內(nèi)部監(jiān)督粗放
X商場的商品由中央買手統(tǒng)一采購，根據(jù)年初制定的分期預(yù)算，大型固定資產(chǎn)、項目實施由指定部門統(tǒng)一進行采買，其他部門根據(jù)各自的業(yè)務(wù)范圍自行采購商品和服務(wù)。從執(zhí)行情況看，預(yù)算相對粗放，不夠細(xì)致和規(guī)范，主要體現(xiàn)在未制定明確、細(xì)致的規(guī)范，如店鋪陳列、裝潢、材料、人工、運輸、拆卸等事項，采購問責(zé)制未能實行，財務(wù)人員沒有問責(zé)的權(quán)力。業(yè)務(wù)人員報銷采購零星費用時常出現(xiàn)舞弊和違規(guī)現(xiàn)象，如違規(guī)使用發(fā)票，虛假制作采購清單，多報或虛報費用。在供應(yīng)商管理方面，業(yè)務(wù)部門自行選擇供應(yīng)商，包攬談判、合同簽訂、業(yè)務(wù)合作、項目施工和驗收、請款等所有環(huán)節(jié)。在實際操作中，內(nèi)審部門缺乏業(yè)務(wù)方面的專業(yè)性和必要的監(jiān)控，難以判斷供應(yīng)商選擇的客觀性。

銷售活動和市場活動控制忽略經(jīng)濟效益
X商場經(jīng)常舉行各類大型商業(yè)促銷活動，商業(yè)促銷活動主要由市場部門根據(jù)當(dāng)下市場狀況舉辦，工作重心往往圍繞活動的呈現(xiàn)效果，而忽略投入產(chǎn)出比，未引入事前和事后的經(jīng)濟效益考核。

2X商場完善內(nèi)部控制體系的對策

建立有效的組織管理架構(gòu)
首先，X商場改革了組織架構(gòu)，確保其有效發(fā)揮內(nèi)部控制機制的作用，由區(qū)域總裁統(tǒng)管各個模塊改為扁平化管理，采取分功能、分模塊的管理方式，明確企業(yè)內(nèi)部各部門的責(zé)任，同時避免冗長和復(fù)雜的管理流程，提高員工工作的積極性和創(chuàng)造性。業(yè)務(wù)部門(如零售和運營團隊) 和職能部門(如行政、財務(wù)、人事等管理部門) 相對獨立，匯報對象不存在交叉和隸屬關(guān)系，有效保證了二者內(nèi)部控制管理和監(jiān)督的可能性。

其次，X商場在戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算、績效考核方面加大協(xié)同力度，集團主席和高級管理層在財政年度初始設(shè)定總部和各下屬子公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和重點發(fā)展方向，并清晰、透明地傳達至全體員工，使各部門清晰地認(rèn)識到只有同其他部門相互支持，共同圍繞企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)開展各項工作，才能保障企業(yè)實現(xiàn)最終目標(biāo)。

完善存貨管理的內(nèi)部控制
風(fēng)險識別和風(fēng)險應(yīng)對策略

Ｘ商場對現(xiàn)有可控和不可控的存貨風(fēng)險進行評估和擬定應(yīng)對措施。X商場在充分分析和識別存貨內(nèi)部控制各個環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險后，對經(jīng)常性風(fēng)險采取應(yīng)對措施，以期降低存貨管理風(fēng)險，減少企業(yè)損失。

健全存貨管理制度

X商場健全庫存商品管理制度，優(yōu)化庫存控制方法，加快商品周轉(zhuǎn)速度，運用信息管理系統(tǒng)提高庫存管理效率。

完善盤點制度

X商場加大商場貨物盤點力度，專門建立隸屬財務(wù)部門的存貨管理團隊，組織和安排經(jīng)常性循環(huán)存貨盤點，按照品牌、類別有步驟、有計劃地對各個業(yè)務(wù)部門的存貨進行自查盤點和財務(wù)部門監(jiān)盤。

提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險管理意識

X商場提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險管理意識，繼而提高每位員工的存貨安全管理意識，使他們意識到部門的KPI水平不僅有賴于銷售業(yè)績的高低，還在于存貨管理水平的高低。

不相容崗位相分離

X商場加強存貨業(yè)務(wù)不相容崗位相分離制度建設(shè)，包括存貨的采購與審批、采購與驗收、采購與付款、保管和監(jiān)督相分離等。工作人員嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位相分離制度，并對實際執(zhí)行情況進行審計和檢查。

完善采購管理的內(nèi)部控制
針對采購管理問題，X商場制定了《非貿(mào)易商品和服務(wù)采購制度及規(guī)范》，明確非貿(mào)易采購業(yè)務(wù)流程、供應(yīng)商資質(zhì)及審查標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范采購程序、詢價和議價過程、采購業(yè)務(wù)審計。在供應(yīng)商管理方面，業(yè)務(wù)部門需要編制供應(yīng)商花名冊，根據(jù)質(zhì)量、價格、使用反饋度等綜合條件建立評價體系，針對經(jīng)常性采購，建立采購檔案和議價文本。對年度內(nèi)經(jīng)常發(fā)生和金額較大的采購事項采取招投標(biāo)制度，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，每年末對經(jīng)常性和大宗采購的供應(yīng)商進行資格審查和市場考察，保留優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格的供應(yīng)商，供應(yīng)商一次行賄即進入黑名單，結(jié)算時必須采用公對公付款形式， 規(guī)范供應(yīng)商三方比價制度，由財務(wù)部門參與監(jiān)管。

完善銷售活動和市場活動的內(nèi)部控制
X商場加強企劃促銷活動內(nèi)部控制管理的主要措施是加強和健全促銷活動管理制度流程，涵蓋促銷方案的制定、審批、談判、執(zhí)行及活動后評估、總結(jié)等主要方面。促銷方案由業(yè)務(wù)部門和市場部門共同制定，審批時要由財務(wù)部門對投入產(chǎn)出比發(fā)表意見，活動的評估由市場部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)，集團營運、內(nèi)部審計等相關(guān)部門對促銷活動執(zhí)行情況進行抽查、稽核。X商場規(guī)范銷售折扣審批，財務(wù)部門介入銷售折扣可行性的經(jīng)濟論證，重點分析未達到預(yù)期效果或影響目標(biāo)實現(xiàn)的因素， 規(guī)范優(yōu)惠券發(fā)放制度，由財務(wù)人員參與，對其經(jīng)濟性進行估算，并建立經(jīng)濟分析模型，提前將銷售增長率和利潤下降率控制在經(jīng)濟性范疇內(nèi)，放棄非經(jīng)濟性營銷業(yè)務(wù)。