中國會計電算化2001.12
管理信息化對財務(wù)主管的挑戰(zhàn)
陳皓
隨著信息時代的到來，會計電算化以其高效、自動、方便、準(zhǔn)確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大財會人員的歡迎。因此，近年來全國各地都在積極地推行會計電算化，由于會計電算化工作目前在我國處于一個生長發(fā)育期，因此在當(dāng)前的會計電算化工作中也產(chǎn)生了一些不可忽視的問題，這些問題歸納起來主要有十個誤區(qū)。
一、會計電算化工作是法規(guī)的盲區(qū)
為了使會計電算化工作得到規(guī)范運作，財政部從1994年始至目前為止，相繼頒布了《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等規(guī)章。但不少已經(jīng)實行會計電算化的單位，無論是單位的領(lǐng)導(dǎo)，還是單位的財務(wù)部門的財會人員還不知道上面這些專門針對會計電算化的規(guī)章。甚至有的地方的經(jīng)濟管理部門也不知道這些規(guī)章的存在，會計電算化的上馬基本上是會計軟件公司安裝，幫助會計人員會操作就算了。因此，有時在實際操作中已經(jīng)違規(guī)了，但操作者并不清楚，單位的領(lǐng)導(dǎo)也不知道，同時也沒有相應(yīng)的部門去糾正，更談不上有部門監(jiān)督管理了。對此，各級財政部門要加強對會計電算化規(guī)章的宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。同時，已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化的單位內(nèi)部也應(yīng)根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)章，結(jié)合單位的實際建立單位內(nèi)部會計電算化的管理制度。
二、會計電算化的數(shù)據(jù)備份存有誤區(qū)
按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，實現(xiàn)會計電算化的單位只要發(fā)生新的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)過電算化帳務(wù)處理后，就應(yīng)堅持每天備份，且要雙重備份，并分處、分人保管。但在實際工作中出現(xiàn)以下幾種不應(yīng)有的情況：一是部分電算化操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，因此不能堅持每天備份，結(jié)果機器一旦出現(xiàn)故障，則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會丟失；二是木少電算化操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，因此，一旦發(fā)生問題就沒有相應(yīng)補救措施；三是習(xí)慣性用軟盤備份。目前絕大多數(shù)財務(wù)軟件只支持軟盤備份，而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷，隨著光盤存儲技術(shù)的日趨成熟和價格的逐步下調(diào)，因此，實行會計電算化的單位應(yīng)選擇那些既具有軟盤備份功能，又具有光盤備份功能的財務(wù)軟件。
三、電算化所用財務(wù)軟件較混雜
由于財務(wù)軟件的開發(fā)未能實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加之單位使用的財務(wù)軟件是各自向軟件開發(fā)商購買的，而軟件開發(fā)商并沒有從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這個角度出發(fā)，甚至，有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，結(jié)果使會計電算化所用財務(wù)軟件比較混亂，就是同一行業(yè)不同的單位使用的財務(wù)軟件也不相同，由于不同的財務(wù)軟件，其特點不一樣，我們不談其他的，就從數(shù)據(jù)接口、使用方法上就明顯地看出不同的財務(wù)軟件就不一樣，從而導(dǎo)致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。而在某些會計電算化搞得好的國家，基本上是通過行業(yè)會計協(xié)會制定統(tǒng)一的財務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)，甚至某些國家就直接通過政府行政手段規(guī)定哪些行業(yè)必須使用哪種財務(wù)軟件。這樣國家的有關(guān)經(jīng)濟管理、監(jiān)督部門就可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)進行財務(wù)檢查、專用和專項資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時地進行財務(wù)報告的傳送等。
四、財務(wù)資料共享性差
會計電算化的一個重要功能是將會計主體的財務(wù)資料使得各有關(guān)方面能夠獲得及時的共享。而目前，有許多財務(wù)軟件開發(fā)商為了降低開發(fā)成本，往往在財務(wù)軟件的開發(fā)上只注重經(jīng)濟業(yè)務(wù)的核算，未考慮財務(wù)資料的共享。另外，實行會計電算化的單位在購買財務(wù)軟件時，往往也是只考慮財務(wù)部門工作的需要，沒有從整個單位信息管理的角度出發(fā)。結(jié)果導(dǎo)致單位已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，財務(wù)部門用于電算化的微機未能與單位內(nèi)部其他部門進行信息連接，單位其他有關(guān)部門不能有效地共享財務(wù)部門的會計信息。政府的有關(guān)經(jīng)濟管理、監(jiān)督部門更不能直接從特定的網(wǎng)絡(luò)上得到該單位的會計資料，不能真正滿足信息時代對會計信息傳輸和處理的要求。因此，一方面軟件開發(fā)商要多推出一些成熟的會計管理信息系統(tǒng)軟件，另一方面單位在購買財務(wù)軟件時，也應(yīng)用發(fā)展的、全面的角度出發(fā)，發(fā)揮會計電算化的最大化功能。
五、匆忙甩帳
甩帳是指會計主體實行會計電算化后，直接用計算機進行會計核算、進行財務(wù)分析等，從實行會計電算化之日起就停止手工記帳了。但這是建立在會計電算化達到一定程度基礎(chǔ)之上的，有些地方的財政部門為了防止出現(xiàn)匆忙甩帳曾明文規(guī)定：實行會計電算化的單位要甩帳，需經(jīng)財政部門或財政部門委托的社會中介機構(gòu)驗收確認后方可。但是，不少地方財政部門為了鼓勵單位開展會計電算化，采取了由單位自行認定的辦法，但基本上都明確提出了：若因匆忙甩掉手工帳而發(fā)生重大失誤的，將追究有關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任?？墒遣簧賹嵭袝嬰娝慊膯挝粎s錯誤地認為，實行會計電算化就立即不用手工記帳了。對此，我們各級會計管理機構(gòu)一一財政部門要對其進行驗收，幫助單位認識到盲目甩帳的危害，在甩手工帳之前一定要慎重考慮，按照財政部門制訂的規(guī)定，在確認確實可甩帳的情況下再決定甩帳。
六、重視財務(wù)軟件的技術(shù)性，忽略其實用性
目前，許多單位在購買財務(wù)軟件時，往往喜歡買最先進的產(chǎn)品，而忽略了企業(yè)自身的情況和需求?，F(xiàn)在的會計電算化市場中新概念很多，“網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件”、“會計信息化軟件”、“在線財務(wù)軟件”等等。有不少實行會計電算化的單位，在選擇財務(wù)軟件時，往往也是只聽冠名，而未能結(jié)合單位自身的需要，如果光考慮財務(wù)軟件技術(shù)的先進而忽略了自身的情況，一方面將會導(dǎo)致資源浪費，另一方面反而因財務(wù)軟件的復(fù)雜難以操作，結(jié)果事與愿違，而影響了本單位會計電算化的進程。
七、會計電算化工作中安全隱患較大
目前，我國不少地方對會計電算化工作的安全性重視不夠?？v觀我國目前會計電算化工作中存在的安全問題，主要有這樣幾個方面：一是自行開發(fā)或委托開發(fā)的軟件在開發(fā)和設(shè)計中，開發(fā)和設(shè)計者未能全面、科學(xué)地考慮，結(jié)果所設(shè)計的財務(wù)軟件與實際會計工作相脫節(jié)，導(dǎo)致常常出現(xiàn)差錯；二是由于會計電算化的具體操作者，未能按照一定程序操作，導(dǎo)致會計資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)；三是一般實行會計電算化的單位財務(wù)人員對計算機病毒的侵入防范意識不強，再加之對利用計算機犯罪知識知之甚少，因此，基本上未能采取有效防范病毒和“黑客”的侵入；四是會計檔案形成和保管過程中存在風(fēng)險。主要是目前實現(xiàn)會計電算化的單位，其會計檔案一般是通過針式打印機打印出來，因此經(jīng)過一段時間后，字跡往往會褪色，達不到規(guī)定的保存期限后，字跡就難以辨清。對此，一方面可采用激光打印機打印，另一方面可采用電子帳簿的形式來彌補其不足。
八、對會計電算化作用認識不到位
財政部明確規(guī)定到2010年，全國要有80％以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化，但在不少地方，會計電算化的進程很不理想。一個重要的原因就是對會計電算化的作用認識不到位。會計電算化工作的管理部門未能將其擺到應(yīng)有的位置，基本上認為會計電算化是單位本身的事，財政部門不要干預(yù)，因此，未能進行有力的推動；單位的領(lǐng)導(dǎo)者認為會計電算化就是買臺微機給財務(wù)部門，手工記帳與微機記帳一樣的，只不過用微機打字記帳清楚，打出的帳比手工記的帳好看一些，搞不搞無所謂；單位的財務(wù)部門的人員中也有不少人錯誤地認為實行會計電算化只是一個形式，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。實現(xiàn)會計電算化不僅僅是記帳技術(shù)的革命，而且對于會計學(xué)科本身也是一次大的革命，可以使會計人員能從繁瑣的記帳、算帳、報帳的苦海中解脫出來，將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金評測中，進一步深化會計職能。更為重要的是可以通過電算化對本單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行預(yù)測、分析，為科學(xué)的決策提供可靠的分析數(shù)據(jù)，促進單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展。
九、會計電算化市場秩序不規(guī)范
會計電算化市場秩序主要有兩個方面，一個方面是財務(wù)軟件市場，另一個是會計電算化的人才市場。前者的不規(guī)范主要表現(xiàn)在：目前部分從事財務(wù)軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟效益，追求量的突破，而沒有真正在服務(wù)和技術(shù)上狠下功夫，致使部分實行會計電算化的單位由于購買的財務(wù)軟件不合格，經(jīng)常出故障，但出了問題又無處問，沒人管，起訴由于合同未講明，銷售商和開發(fā)者說會計電算化操作員操作不規(guī)范引起的，無人鑒定，這既極大地挫傷了會計人員使用電算化的積極性，又嚴重地影響了會計電算化事業(yè)的發(fā)展。因此，我們有關(guān)部門要盡快制定出一些具體法規(guī)，加強對財務(wù)軟件銷售公司和開發(fā)商的管理，進一步規(guī)范會計電算化軟件市場。后者主要表現(xiàn)在會計電算化人才管理的無序。一是會計電算化人才培訓(xùn)市場的混亂。會計電算化是一門融計算機、管理學(xué)、會計學(xué)、信息學(xué)于一體的邊緣學(xué)科，不是任何機構(gòu)、任何人都能開展進行會計電算化培訓(xùn)的，而目前大多數(shù)會計電算化培訓(xùn)單位，聘請個計算機教師對要實行會計電算化單位的會計進行計算機等級培訓(xùn)，這明顯的與會計電算化操作的要求有較大差距；二是會計電算化教材良莠不齊，目前圖書市場關(guān)于會計電算化的教材很多，但是翻開這些教材不難發(fā)現(xiàn)，高質(zhì)量的教材不多，不少教材是相互抄襲的，有的既無理論性，也無實用性，看了真會使人誤入歧途；三是會計電算化人才的管理無序。一個合格的會計電算化人員應(yīng)是一個復(fù)合型人才。他要既懂會計又熟悉計算機，因此這類人才相當(dāng)少，市場需求較大，由于未能進行有效的管理，造成這類人才的隨意流動，一旦隨意離開則就影響了這類人才所在原單位的正常工作，因此，既影響了單位培養(yǎng)這類合格人才的積極性，又嚴重影響了我國會計電算化的發(fā)展。
十、會計電算化基礎(chǔ)管理滯后于會計電算化的發(fā)展
單位實現(xiàn)會計電算化后，傳統(tǒng)的會計分工模式將被打破，會產(chǎn)生許多新的崗位，也帶來了許多新的要求，提出了新的問題。對此要求對會計電算化的基礎(chǔ)管理必須跟．上會計電算化的發(fā)展。而目前，由于會計電算化工作的管理部門一一財政未能將此項工作擺到前臺，實行會計電算化的單位本身對會計電算化的內(nèi)部管理很多仍是模仿手工記帳的管理辦法，結(jié)果導(dǎo)致了會計電算化的基礎(chǔ)管理混亂，影響了會計電算化工作的健康發(fā)展。對此，財政部門要盡快制定一系列規(guī)范管理的制度，并明確提出管理的要求。單位內(nèi)部也要建立健全會計電化內(nèi)部管理機制。通過強化會計電算化的基礎(chǔ)管理工作，促進會計電算化的健康發(fā)展。
（作者單位：江蘇鹽城工學(xué)院工商管理系
江蘇省鹽城市財政局）
