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 姚信福 李艷芳 李靜/文
作為中央大型施工企業(yè)，中國二十二冶集團有 限公司(以下簡稱公司)施工足跡遍布國內(nèi)外。公司 項目所在地域不同，地區(qū)跨度較大，存在組織架構(gòu)分 散、管理粗放，制度文件落地難，經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險 管控難等管理短板。在傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下，要 實現(xiàn)在不同地區(qū)會計核算和財務(wù)管理流程的統(tǒng)一存 在較大困難。
國內(nèi)外市場環(huán)境的不確定性增強了企業(yè)向精細(xì) 化管理要效益的訴求。如何從財務(wù)端提供信息支 持，以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低企業(yè)運行成本，提高經(jīng)濟 效益，成為企業(yè)急需解決的問題。在大型施工企業(yè) 建立財務(wù)共享中心，消除財務(wù)管理信息不對稱、提升 管理效率、最大限度規(guī)避風(fēng)險，成為大勢所趨。
共享中心的定位和運營模式
公司結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略將共享中心建設(shè)目標(biāo)確定為 “業(yè)、財、稅、資”一體化。共享中心是業(yè)務(wù)財務(wù)高度融 合的創(chuàng)新體系，以平臺加項目為設(shè)計理念，通過共享 中心實現(xiàn)與項目管理系統(tǒng)、增值稅系統(tǒng)、資金管理系 統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，最終實現(xiàn)管理業(yè)務(wù)化、業(yè)務(wù)表 單化、表單流程化、流程信息化、信息智能化，兼顧提 高效率、加強風(fēng)險管控和促進財務(wù)轉(zhuǎn)型的綜合目標(biāo)。
公司將共享中心系統(tǒng)的功能定位為會計業(yè)務(wù)加 工廠、內(nèi)部管控新平臺、管理決策信息庫和財務(wù)轉(zhuǎn)型 推進器，最終達到提高效率、增強管控、規(guī)避風(fēng)險、業(yè) 財一體的應(yīng)用效果。
財務(wù)共享服務(wù)中心的運營模式按照組織發(fā)展的 階段不同一般分為基礎(chǔ)模式、市場模式、高級市場模 式和獨立經(jīng)營模式?？紤]到自身實際情況，公司采 用了基礎(chǔ)模式。共享中心屬于設(shè)在財務(wù)集團財務(wù)管 理部下的下設(shè)機構(gòu)，定員 28 個人，分為 6 個科室，分 別是費用薪酬科、資金結(jié)算科、收入成本科、往來結(jié) 算科、系統(tǒng)維護科和總賬報表科。
以“管控+服務(wù)”為設(shè)計理念，建設(shè)財務(wù)核算后臺、 財務(wù)共享平臺，服務(wù)業(yè)務(wù)前臺系統(tǒng)打造，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、財 務(wù)高度融合，信息互通，打破各業(yè)務(wù)口信息不一致的 “信息孤島”現(xiàn)象。
根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況，采取分階段實現(xiàn)對接 策略，逐步打破信息壁壘，分兩個階段實現(xiàn)系統(tǒng)集 成：一是共享與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成前，全業(yè)務(wù)通過在共享 系統(tǒng)進行提單，實現(xiàn)“業(yè)、財、稅、資”一體；二是共享 與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接后，業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作，共享 中心報賬單通過系統(tǒng)對接自動生成，實現(xiàn)“業(yè)、財、 稅、資”一體。
公司共享系統(tǒng)設(shè)置了集團、二級單位和項目部3 個層次的審批流程。 同時，根據(jù)公司文件及授權(quán)管 理制定特殊業(yè)務(wù)流程及合同模塊審批流程，確定了 戰(zhàn)略財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)、共享財務(wù) 3 個層次的財務(wù)隊伍 發(fā)展定位。
建設(shè)歷程和系統(tǒng)智能化服務(wù)情況
2016年，公司啟動了財務(wù)共享中心的招標(biāo)選聘工 作。2017 年3 月，首批試點上線。2019 年8 月，本著 “數(shù)字化管控，智能化服務(wù)”的理念開啟了二期深化應(yīng) 用。 同年 10 月，公司進行了共享系統(tǒng)的平臺升級。 2020年 1 月，進行了總賬系統(tǒng)的切換。2020年10月， 事項智能報銷、銀行回單自動匹配和智能機器人上線。
為提高費用報銷便捷度，提升員工體驗感，財務(wù) 共享系統(tǒng)利用影像識別技術(shù)(OCR)與稅務(wù)全票面技術(shù) 相融合，通過拍照自動錄入、票據(jù)自動識別、信息自動 提取，實現(xiàn)報銷單據(jù)填報便捷輕松、中央八項規(guī)定要 求系統(tǒng)剛性管控、履職標(biāo)準(zhǔn)柔性提醒相結(jié)合等功能。
財務(wù)機器人替代財務(wù)流程中的手工操作，錄入信 息，合并數(shù)據(jù)，匯總統(tǒng)計。機器人執(zhí)行任務(wù)的精確度較 高，正確率為 100%，可以全天候不間斷地工作，提高生 產(chǎn)效率。在降低人力成本的同時，流程自動化幫助財 務(wù)部門解放生產(chǎn)力，將重心轉(zhuǎn)移到高附加值工作上。
公司財務(wù)共享系統(tǒng)通過引入智能AI 實現(xiàn)智能制 證、部分單據(jù)智能結(jié)算及智能稽核、自動授權(quán)數(shù)據(jù)權(quán) 限、審批流程自動分配等應(yīng)用。
應(yīng)用成效
一是多點統(tǒng)一，財務(wù)基礎(chǔ)工作得到加強。統(tǒng)一 會計科目及輔助科目設(shè)置，統(tǒng)一了會計核算架構(gòu)，統(tǒng) 一了管理制度，統(tǒng)一了審批節(jié)點。
二是全流程管控，將風(fēng)險降到最低。事前，通過 費用預(yù)算系統(tǒng)的植入，實現(xiàn)了線上控制，即費用預(yù)算 內(nèi)的才能在共享系統(tǒng)提單，站在公司管理角度能更 好地實現(xiàn)控制前移。事中，增值稅系統(tǒng)與共享系統(tǒng) 的聯(lián)用，實現(xiàn)了系統(tǒng)之間的無縫對接。事后，通過共 享中心在工作流程中發(fā)現(xiàn)的問題，對下級單位形成 管理建議書，及時與各個部門進行溝通，充分發(fā)揮財 務(wù)分析職能。
三是深化系統(tǒng)應(yīng)用全面推行，提升效率。總賬、 資金、稅務(wù)、共享系統(tǒng)一體化，增速提效。通過共享 系統(tǒng) 3 張單據(jù)的改造優(yōu)化，實現(xiàn)了工資、取暖費、電 腦補助、農(nóng)民工工資等 28 項代發(fā)業(yè)務(wù)，即一次錄入、 一次審批、集中發(fā)放、多人收款，提高支付效率。打 造收款認(rèn)領(lǐng)平臺，確保信息安全；利用商業(yè)分析(BA) 點亮智慧財務(wù)。 目前，利用 BA 分析平臺搭建的大數(shù) 據(jù)應(yīng)用平臺以 9 大分析主題模塊進行設(shè)計，并根據(jù) 公司自有的柔性組織架構(gòu)實現(xiàn)集團層級、二級單位 層級兩級維度展示，實現(xiàn)監(jiān)控透明化、管理精細(xì)化的 BA領(lǐng)導(dǎo)首頁展示及數(shù)據(jù)穿透查詢。