會(huì)計(jì)監(jiān)督是經(jīng)濟(jì)管理的一種手段,其最終目的是促進(jìn)各單位改善經(jīng)營(yíng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性、合理性等方面的監(jiān)督,保證各單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在遵守國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的同時(shí),符合本單位的計(jì)劃、預(yù)算和經(jīng)營(yíng)管理要求,以便提高經(jīng)濟(jì)效益,避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。有效發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,不僅可以維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律和社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序,對(duì)健全會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、建立規(guī)范的會(huì)計(jì)工作秩序,也有重要作用。
內(nèi)部控制是指一單位內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)為保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常進(jìn)行,保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤和舞弊,保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整所采取的一系列必要的管理措施。建立健全內(nèi)部控制制度,是實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的關(guān)鍵,是防弊糾錯(cuò)與確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)完整的“基礎(chǔ)設(shè)施”。
內(nèi)部控制是一個(gè)比較完整的理論體系,具體到與內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督有關(guān)的內(nèi)容,主要有三個(gè)方面:一是控制環(huán)境。即對(duì)建立或?qū)嵤┠稠?xiàng)政策發(fā)生影響的各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對(duì)控制的態(tài)度、認(rèn)識(shí)和行動(dòng)。二是會(huì)計(jì)系統(tǒng)。即單位為了匯總、分析、分類(lèi)、記錄、報(bào)告單位的業(yè)務(wù)活動(dòng),并保持對(duì)相關(guān)資產(chǎn)與負(fù)債的受托責(zé)任而建立的方法和程序;及時(shí)并充分詳細(xì)地描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),以便在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作出適當(dāng)?shù)姆诸?lèi);計(jì)量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的價(jià)值,以便在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中記錄其適當(dāng)?shù)呢泿艃r(jià)值;確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生期間,以便經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和披露相關(guān)事項(xiàng)。三是控制程序。即指管理者所制定的方針和程序,用以保證達(dá)到一定的目的。
建立健全單位內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度,重點(diǎn)應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作:
一、 明確會(huì)計(jì)事項(xiàng)相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限
為了有效監(jiān)督、控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)按照規(guī)定的程序、要求進(jìn)行,明確責(zé)任,防止差錯(cuò)和舞弊,保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的順利進(jìn)行,保證會(huì)計(jì)資料質(zhì)量,必須明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限。具體的要求是:第一,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)、會(huì)計(jì)事項(xiàng)的審批人員、經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)保管人員和記賬人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確,做到職權(quán)明確,程序規(guī)范,責(zé)任清楚,避免因職責(zé)不清相互扯皮、推諉,甚至越權(quán)行事,造成管理失控。第二,記賬人員與審批人員、經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)保管人員要實(shí)行職務(wù)分離。第三,記賬人員與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)審批人員、經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)保管人員應(yīng)當(dāng)相互制約,這樣能將失誤、舞弊等問(wèn)題控制到最低限度。
二、 明確重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的決策和執(zhí)行程序
重大對(duì)外投資、資產(chǎn)處置、資金調(diào)度等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng),既是各單位重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),也是非常重要的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題,如果企業(yè)決策和執(zhí)行的程序不明確,缺乏有效監(jiān)督和控制,不僅影響國(guó)家、單位和社會(huì)公眾利益,也削弱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理職能,并影響會(huì)計(jì)秩序和會(huì)計(jì)資料質(zhì)量。企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng),必須由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定,股份制企業(yè)應(yīng)由董事會(huì)研究決定。
三、 進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查
財(cái)產(chǎn)清查是對(duì)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)、物資進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)和核對(duì),查明財(cái)產(chǎn)物資、貨幣資金和結(jié)算款項(xiàng)的實(shí)有數(shù)額,確定其賬面結(jié)存數(shù)額和實(shí)際結(jié)存數(shù)額是否一致,以保證賬實(shí)相符的一種會(huì)計(jì)專(zhuān)門(mén)方法。
財(cái)產(chǎn)清查是內(nèi)部牽制制度的一部分,其目的在于定期確定內(nèi)部牽制制度執(zhí)行是否有效。在企業(yè)日常工作中,在考慮成本、效益的前提下,可選擇范圍大小適宜、時(shí)機(jī)恰當(dāng)?shù)呢?cái)產(chǎn)清查。也就是說(shuō),可按照財(cái)產(chǎn)清查實(shí)施的范圍、時(shí)間間隔等把財(cái)產(chǎn)清查適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行分類(lèi)。
財(cái)產(chǎn)清查,是通過(guò)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)、核對(duì)、查詢(xún),確定各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資、貨幣資金、往來(lái)款項(xiàng)的實(shí)際結(jié)存數(shù),并與賬存數(shù)核對(duì),以保證賬實(shí)相符的一種會(huì)計(jì)核算的專(zhuān)門(mén)方法。財(cái)產(chǎn)清查的作用:(1)財(cái)產(chǎn)清查是檢查會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行正常與否的有效保證;(2)財(cái)產(chǎn)清查是檢查內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度是否有效的控制措施;(3)財(cái)產(chǎn)清查可促進(jìn)資金加速周轉(zhuǎn)。
財(cái)產(chǎn)清查的基本方法:(1)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法:指對(duì)各項(xiàng)實(shí)物通過(guò)逐一清點(diǎn),或用計(jì)量器具確定其實(shí)存數(shù)量的方法。這種方法適用范圍較廣泛,大部分財(cái)產(chǎn)物資都采用這種方法,如存貨、現(xiàn)金等等。(2)核對(duì)法:指將兩種或兩種以上的書(shū)面資料相互對(duì)照,以驗(yàn)證其內(nèi)容是否一致的方法。銀行存款的清查即可用此法。(3)查詢(xún)法:指通過(guò)調(diào)查征詢(xún)的方式,取得必要資料,以查明其實(shí)際情況的方法。具體又有面詢(xún)法和函詢(xún)法兩種。函詢(xún)法就是發(fā)函給有關(guān)單位或個(gè)人,讓對(duì)方通過(guò)函件來(lái)說(shuō)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,作為判斷問(wèn)題的依據(jù)。往來(lái)賬項(xiàng)的清查,一般采用函詢(xún)法。面詢(xún)法是直接找有關(guān)個(gè)人進(jìn)行面談。
通過(guò)財(cái)產(chǎn)清查,特別是對(duì)債權(quán)債務(wù)的清查,可以促進(jìn)其及時(shí)結(jié)算,及時(shí)發(fā)現(xiàn)壞賬并予以處理。同時(shí),可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資超儲(chǔ)積壓、占用不合理等情況,以盡早采取措施利用或處理,促進(jìn)企業(yè)合理占用資金,加速資金周轉(zhuǎn)。財(cái)產(chǎn)清查既是加強(qiáng)財(cái)產(chǎn)物資管理的一項(xiàng)重要制度,又是會(huì)計(jì)核算工作的一項(xiàng)重要制度。通過(guò)財(cái)產(chǎn)清查,改善經(jīng)營(yíng)管理,保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全與完整;通過(guò)財(cái)產(chǎn)清查,可以確定各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的實(shí)存數(shù),以便查明實(shí)存數(shù)與賬面數(shù)是否相符,并查明不符的原因和責(zé)任,制度改進(jìn)措施,做到賬實(shí)相符,保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整。
四、 對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)
對(duì)會(huì)計(jì)資料的監(jiān)督、審查,不僅是內(nèi)部控制的有效手段,也是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整的重要措施。根據(jù)內(nèi)部控制的基本原理和我國(guó)會(huì)計(jì)工作實(shí)際情況,《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,各單位應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度中明確對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)的辦法和程序,以使對(duì)會(huì)計(jì)資料的審計(jì)工作制度化、程序化。
同時(shí)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是通過(guò)會(huì)計(jì)核算進(jìn)行反映的,內(nèi)部控制制度雖然健全了,但如何把內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督貫穿到會(huì)計(jì)核算的全過(guò)程呢?筆者認(rèn)為主要是把好內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的第一關(guān)口——對(duì)原始憑證的審核監(jiān)督。原始憑證是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最基本證據(jù),取得和審核原始憑證是會(huì)計(jì)核算工作的起點(diǎn),也是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的關(guān)鍵。因此對(duì)原始憑證的審核監(jiān)督,是各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)依法進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。
(一)對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證不予受理。
所謂不真實(shí)的原始憑證,是指原始憑證記錄的事項(xiàng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符,是一種虛假的憑證;所謂不合法的原始憑證,是指原始憑證所表述的事項(xiàng)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是相符的,但經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身不符合法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的規(guī)定。會(huì)計(jì)人員應(yīng)通過(guò)監(jiān)督原始憑證,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,采取相應(yīng)措施,制止、糾正和揭露經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的違法違紀(jì)行為。
(二)對(duì)不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回,要求更正、補(bǔ)充。
所謂不準(zhǔn)確的原始憑證,是指原始憑證沒(méi)有準(zhǔn)確的表述經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真相,或在文字上、數(shù)字記錄上發(fā)生差錯(cuò)等。所謂不完整的原始憑證,是指憑證上的文字說(shuō)明、有關(guān)數(shù)字沒(méi)有按會(huì)計(jì)制度的要求填寫(xiě)齊全。所以《會(huì)計(jì)法》對(duì)于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證只要求退回進(jìn)行更正、補(bǔ)充,而不是不予受理。
我們?cè)趯徍吮O(jiān)督原始憑證時(shí)不要因?yàn)榈诙N情況出現(xiàn)的問(wèn)題較普遍,而忽略了對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證的審核監(jiān)督,在審核原始憑證時(shí)應(yīng)著重注意以下幾點(diǎn):
1、大項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要審核監(jiān)督審批程序,是否經(jīng)主管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),是否是單位正常業(yè)務(wù)工作的需要,有無(wú)超出單位業(yè)務(wù)范圍之外的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。
2、對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證不予受理,是法律賦予會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員的一項(xiàng)重要權(quán)力,要明確權(quán)力與責(zé)任的關(guān)系,不能講情面或有后顧之優(yōu),應(yīng)堅(jiān)決依法制止和糾正。
3、《會(huì)計(jì)法》第四條明確規(guī)定了單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)計(jì)資料的合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整負(fù)有責(zé)任。這對(duì)于審核督原始憑證起到至關(guān)重要的作用,即要堅(jiān)持單位領(lǐng)導(dǎo)人“一支筆”審核簽字制度。
總之,建立健全內(nèi)部控制制度,并把內(nèi)部控制制度落實(shí)到日常的財(cái)務(wù)核算工作中去,才能把內(nèi)部控制制度的作用充分發(fā)揮出來(lái);會(huì)計(jì)核算真正做到了有章可循,有章必循,會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用才能發(fā)揮出來(lái),二者是相輔相成,不可分離的。
