作為企業(yè)的核心模塊之一,財務(wù)信息化在企業(yè)信息化的過程中一直占據(jù)著重要的地位。企業(yè)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建是實現(xiàn)有效財務(wù)控制的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),由于企業(yè)集團具有成員企業(yè)眾多,企業(yè)層級多,業(yè)務(wù)多元化等特點,財務(wù)系統(tǒng)對企業(yè)集團而言更是至關(guān)重要。但是企業(yè)集團財務(wù)信息化的實施是一個復(fù)雜的過程,存在固有的特點和難點。從管理層面看,要適應(yīng)企業(yè)集團涉及的不同行業(yè)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)板塊,不同的管控模式,滿足不同時期集團戰(zhàn)略和外部市場環(huán)境的變化,對系統(tǒng)的靈活性、擴展性提出了更高的要求。從執(zhí)行層面看,企業(yè)集團是否能夠通過信息化理順管理體系和流程,提高管理效率,將財務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息進(jìn)行有效融合,決定了信息化實施的成敗。從操作層面看,企業(yè)集團大多部門條塊分割嚴(yán)重,對信息化的認(rèn)識不一致,地區(qū)差異大,人員素質(zhì)參差不齊,這些因素都有可能導(dǎo)致財務(wù)信息化不能按照規(guī)劃的設(shè)想順利實施。
中國郵政作為一家典型的國有大型企業(yè)集團,正在進(jìn)行集團財務(wù)管理信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃和實施。筆者擬通過中國郵政財務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)實踐,對集團企業(yè)財務(wù)信息化的建設(shè)動因、信息化總體規(guī)劃、實施過程等內(nèi)容進(jìn)行初步探討和研究,希望能為集團企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)提供一些經(jīng)驗和啟示。
一、中國郵政財務(wù)信息化建設(shè)動因分析
集團企業(yè)實施信息化的原因是什么,這是本文研究的首要問題。根據(jù)一項包含50家案例企業(yè)的研究顯示,企業(yè)實施管理信息系統(tǒng)的動機具有多樣性:約70%的企業(yè)選擇為了提高企業(yè)的經(jīng)濟效益, 20%的企業(yè)是為了規(guī)范企業(yè)管理行為和提高企業(yè)管理思維, 5%的企業(yè)為提高企業(yè)員工士氣,還有5%的企業(yè)僅僅為提高企業(yè)形象。
而從中國郵政信息化建設(shè)的過程分析,中國郵政實施財務(wù)信息化的直接原因是企業(yè)整體信息化的驅(qū)動。
中國郵政將信息化作為改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),提升服務(wù)能力的一個重要手段,始終將信息化的建設(shè)放在重要地位。經(jīng)過10年的建設(shè),郵政的信息化建設(shè)幾乎涵蓋了郵政所有業(yè)務(wù)及生產(chǎn)作業(yè)范圍,并開始步入平臺應(yīng)用集成及管理信息化階段。但截止到2006年,郵政財務(wù)管理卻仍處于信息化起步階段,采用單機版軟件實現(xiàn)了會計電算化。財務(wù)管理信息化水平的滯后也嚴(yán)重影響財務(wù)管理水平的提升和功能的發(fā)揮,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:一是“信息孤島”問題突出,現(xiàn)有的核算軟件是以每一個獨立核算單位作為管理對象,是一種分散的管理模式,不能實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)集中和共享,也無法進(jìn)行上級單位對下級單位的遠(yuǎn)程實時查詢和深入財務(wù)分析。集團總部和各子公司的財務(wù)系統(tǒng)之間,各子公司的財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間,不能做到數(shù)據(jù)信息的有效傳輸和共享,總部難以實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的財務(wù)管理。二是核算軟件只是實現(xiàn)了以“電算化”為目的的基本核算功能,缺乏財務(wù)和業(yè)務(wù)流程集成化管理、集團報表合并、數(shù)據(jù)資源及時準(zhǔn)確的挖掘利用以及預(yù)算管理、管理會計應(yīng)用等更高層次的功能,不能有效避免企業(yè)管理中信息失真、重復(fù)錄入、信息滯后等問題,無法滿足集團科學(xué)化、精細(xì)化管理的需要。
在生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)信息化的基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)管理信息化,是郵政財務(wù)管理信息化建設(shè)的一個直接動因。這也是許多大型企業(yè)集團面對的共同背景,局部的生產(chǎn)環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化后,必然要求實現(xiàn)綜合的更高層次的管理信息化。
二、中國郵政財務(wù)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃
中國郵政財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是建設(shè)基于先進(jìn)財務(wù)管理理念,利用信息技術(shù)手段進(jìn)行決策支持和實施有效控制的財務(wù)管理平臺,實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范化、業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、管理信息可視化與透明化。財務(wù)管理信息系統(tǒng)需要集成的主要功能包括財務(wù)會計、收入確認(rèn)和稽核、采購申請、授權(quán)和批準(zhǔn)、費用支付控制、全面預(yù)算管理、資金資產(chǎn)管理、損益核算、經(jīng)營分析等。系統(tǒng)要實現(xiàn)財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的全面融合,推進(jìn)總部和省兩級財務(wù)集中管理。
信息化的實現(xiàn)不可能一蹴而就,需要對關(guān)鍵點進(jìn)行優(yōu)化排序。
第一階段:引入財務(wù)會計(總賬、報表)搭建起財務(wù)管理信息化基礎(chǔ)平臺,實現(xiàn)財務(wù)核算信息化。引入會計核算管理模塊及財務(wù)報表管理模塊,適應(yīng)執(zhí)行《企業(yè)會計制度》的要求,規(guī)范財務(wù)會計核算流程和標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)集中核算、報表統(tǒng)一自動生成、財務(wù)數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程檢查監(jiān)控等基本功能。解決會計核算的合規(guī)性、真實性、準(zhǔn)確性、及時性方面的問題,保證會計核算信息質(zhì)量。同時加強收入管理,考慮與電子化支局、集郵、報刊等業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)的自動對接,實現(xiàn)業(yè)務(wù)收入數(shù)據(jù)、往來及庫存等數(shù)據(jù)的自動記賬。
第二階段:在第一階段實現(xiàn)會計核算數(shù)據(jù)集中的基礎(chǔ)上,對財務(wù)管理流程中其他環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化,優(yōu)先考慮企業(yè)資金和資產(chǎn)管理的信息化,包括工程計劃管理、合同管理、工程管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全生命周期管理,加強資金的集中管控和運作。構(gòu)建集團內(nèi)部銀行與集團資金結(jié)算管理體系和集團固定資產(chǎn)全生命周期管理體系。根據(jù)財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的需求,業(yè)務(wù)部門升級更新相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng),以自動導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的方式采集進(jìn)行管理會計核算所需業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
第三階段:搭建起管理會計體系(成本中心會計、作業(yè)成本核算、訂單和項目會計、產(chǎn)品成本核算、利潤中心會計、獲利能力分析),實現(xiàn)分專業(yè)、分主要產(chǎn)品、分主要生產(chǎn)環(huán)節(jié)、分區(qū)域的損益核算。支持按照虛擬的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍展示損益核算結(jié)果。
最后實現(xiàn)全面預(yù)算管理、成本費用管理、業(yè)務(wù)財務(wù)一體化、內(nèi)部控制管理、決策支持的信息化。與人力資源系統(tǒng)、中心局生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)、郵運指揮調(diào)度系統(tǒng)及OA辦公自動化等系統(tǒng)自動對接,從源頭開始,整合企業(yè)信息系統(tǒng),建立企業(yè)門戶,構(gòu)建起中國郵政的ERP系統(tǒng),實現(xiàn)實物流、資金流、信息流的集成化應(yīng)用,構(gòu)造“數(shù)字郵政”管理模式。
三、中國郵政財務(wù)管理信息系統(tǒng)一期建設(shè)的特點
根據(jù)郵政財務(wù)信息化總體目標(biāo),中國郵政確定了郵政財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的總體思路:“總體規(guī)劃、分步實施、突出重點、先易后難”。并于2006年8月全面啟動了中國郵政的財務(wù)信息化工作,第一階段首先完成了總賬和報表兩大模塊功能,初步建立起全國聯(lián)網(wǎng)、統(tǒng)一管理、分層應(yīng)用,功能擴展靈活,維護方便,運行高效、穩(wěn)定、安全,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的財務(wù)管理信息平臺。主要實現(xiàn)的功能特點有:
一是會計核算數(shù)據(jù)實現(xiàn)了全國大集中。系統(tǒng)采用基于B/S結(jié)構(gòu)的全國大集中方式,所有的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)處理功能都集中在財務(wù)系統(tǒng)的全國中心。全國中心、各省公司和地市局的業(yè)務(wù)處理和查詢通過綜合網(wǎng)連接到財務(wù)系統(tǒng)全國中心進(jìn)行操作。這種架構(gòu)有利于系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和控制,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性,也有利于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接。數(shù)據(jù)集中后,還能夠?qū)崿F(xiàn)報表到賬簿、賬簿到憑證的穿透查詢。
二是提高了自動化程度,減少了人工干預(yù)。對于已有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的專業(yè)收入盡量從系統(tǒng)中自動采集,自動入賬,實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)信息的一體化。通過現(xiàn)金流量表項目與會計科目綁定的方式,自動生成現(xiàn)金流量表,減少基層財務(wù)人員的人為判斷。能夠?qū)崿F(xiàn)省級郵政企業(yè)匯總報表的統(tǒng)一自動生成,保證了基層企業(yè)報表的準(zhǔn)確性和及時性。
三是進(jìn)行了財務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作,并固化到信息系統(tǒng)中,提升財務(wù)管理水平。在信息化建設(shè)過程中,同步修訂和制定了一系列郵政會計管理規(guī)范,修訂了《會計核算辦法》,制定了《協(xié)同業(yè)務(wù)處理規(guī)則》、《合并報表管理流程》、《財務(wù)信息系統(tǒng)管理規(guī)范》等。新系統(tǒng)規(guī)范了核算單位設(shè)置,實現(xiàn)財務(wù)集中核算;統(tǒng)一了會計崗位設(shè)置,規(guī)范了崗位權(quán)限;統(tǒng)一和完善了會計科目體系,規(guī)范了會計核算;統(tǒng)一了輔助核算的內(nèi)容和范圍,滿足了多維度會計信息的提供;制定了財務(wù)協(xié)同規(guī)則,規(guī)范了內(nèi)部往來對賬。
四、案例分析
總結(jié)中國郵政財務(wù)信息化的規(guī)劃和建設(shè)過程,我們發(fā)現(xiàn)兩個突出的特點:
一是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是信息化的前提和基礎(chǔ)。從某種意義上說,信息化就是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的構(gòu)成和載體。集團公司的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作尤為重要。只有通過財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,建立科學(xué)合理的財務(wù)核算流程及集團財務(wù)集中管理與監(jiān)控的模式,完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能實現(xiàn)全集團財務(wù)規(guī)范統(tǒng)一、核算口徑統(tǒng)一、信息采集來源統(tǒng)一,保障基礎(chǔ)財務(wù)信息的真實、準(zhǔn)確、完整。
中國郵政財務(wù)信息化工作首先必須關(guān)注并致力于標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)平臺的建設(shè),財務(wù)部門配合郵政標(biāo)準(zhǔn)化管理部門把郵政財務(wù)信息化管理納入規(guī)范化軌道,對核算主體、崗位、會計科目、責(zé)任中心、資產(chǎn)分類編碼、業(yè)務(wù)種類分類代碼、產(chǎn)品分類代碼等的編碼進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范,并研究制定了具體的貫徹實施辦法,保證標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范得到有效執(zhí)行,為實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)管理一體化奠定了基礎(chǔ)。集團企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的核算型軟件,還要求集團建立健全各項財務(wù)管理制度,主要包括建立健全會計核算制度、財務(wù)報表制度、內(nèi)控制度、預(yù)算管理辦法、內(nèi)部結(jié)算管理辦法、資金管理辦法、資產(chǎn)管理辦法、內(nèi)部往來協(xié)同管理辦法、欠費管理辦法、大客戶管理辦法等。還要做好信息化建設(shè)相關(guān)管理制度與崗位職責(zé)的制定,明確數(shù)據(jù)備份方案、應(yīng)急處理預(yù)案、系統(tǒng)管理分工、系統(tǒng)管理員操作規(guī)范及流程等。
二是緊緊把握業(yè)務(wù)改革與流程再造這個重點和難點,實現(xiàn)郵政財務(wù)管理流程遠(yuǎn)景規(guī)劃。隨著企業(yè)所面臨的競爭越來越激烈,企業(yè)必須通過更加高效的運作系統(tǒng)來不斷提高自身的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力,其中業(yè)務(wù)流程重組是最重要最有效的方式之一。業(yè)務(wù)流程主要包括管理流程、操作流程和支持流程三類,操作流程直接與滿足外部客戶的需求相關(guān);支持流程指為保證操作流程的順利執(zhí)行,在資金、人力、設(shè)備管理和信息系統(tǒng)支撐方面的活動;管理流程指企業(yè)整體目標(biāo)和經(jīng)營戰(zhàn)略產(chǎn)生的流程,管理流程指導(dǎo)企業(yè)整體運作方向,確定了企業(yè)的價值取向,是最重要的流程。而財務(wù)管理信息化涉及的主要是管理流程的改進(jìn)和重組。
郵政財務(wù)管理信息系統(tǒng)一期建設(shè)中對內(nèi)部往來的管理進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程再造。郵政集團的分支機構(gòu)遍布全國所有市縣,有大量的內(nèi)部往來業(yè)務(wù)。全網(wǎng)應(yīng)收款項規(guī)模較大,高達(dá)上百億元,且部分專業(yè)往來賬款呈上升趨勢。在財務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中,我們引入了財務(wù)協(xié)同的概念和功能,對內(nèi)部往來的處理流程進(jìn)行了重新設(shè)計。集團公司內(nèi)部發(fā)生往來經(jīng)濟事項,經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的任何一方均可制作協(xié)同憑證,先制作協(xié)同憑證的一方為發(fā)起方,發(fā)起方制作完協(xié)同憑證的同時發(fā)送短消息通知被協(xié)同方,發(fā)起方憑證摘要中寫明往來單位的省、地市、縣名稱,被協(xié)同方根據(jù)系統(tǒng)提示必須于月末前對協(xié)同憑證確認(rèn)。如果處理后發(fā)現(xiàn)協(xié)同憑證所述經(jīng)濟往來事項與實際不符、金額錯誤等,應(yīng)由被協(xié)同方及時發(fā)起制作新的協(xié)同憑證予以更正,對有爭議的協(xié)同憑證,必要時可向上級申請仲裁。引入財務(wù)協(xié)同,企業(yè)可以進(jìn)行實時對賬,從而有效地解決了內(nèi)部往來列賬不同步、對賬不及時、債權(quán)債務(wù)清理缺乏依據(jù)等問題,有利于內(nèi)部往來款項的及時清理和合并報表的正確編制。五、進(jìn)一步的啟示
一是集團公司的財務(wù)信息化建設(shè)是領(lǐng)導(dǎo)工程和總部工程。領(lǐng)導(dǎo)工程是指財務(wù)信息化往往與企業(yè)管理創(chuàng)新相結(jié)合,集團公司高層領(lǐng)導(dǎo)必須對財務(wù)信息化給予足夠的重視并親自參與,要對企業(yè)存在的問題有客觀的認(rèn)識,對管理的轉(zhuǎn)變要有合理的預(yù)期,并對企業(yè)流程重組和重大業(yè)務(wù)流程的改變進(jìn)行決策?？偛抗こ淌侵冈谪攧?wù)信息化工程實施中要充分發(fā)揮集團公司的組織領(lǐng)導(dǎo)和宏觀管理作用?？偛恳鋫鋵ｉT的業(yè)務(wù)、技術(shù)力量,周密計劃、精心組織,制訂詳細(xì)的工作方案,分解各項工作,落實責(zé)任部門和人員,確保財務(wù)系統(tǒng)的順利推廣實施。在推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和管理規(guī)范化工作過程中,總部的權(quán)威尤其重要。
二是集團公司的財務(wù)信息化必須結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀,符合企業(yè)特點。財務(wù)信息化沒有固定的內(nèi)容和實施模式,必須根據(jù)本企業(yè)管理的特點、現(xiàn)狀和發(fā)展的需要,做到適時、適度、適用,不要盲目貪大求全。既要注重與國際經(jīng)濟、技術(shù)發(fā)展相銜接,更要從企業(yè)實際出發(fā),考慮現(xiàn)有基礎(chǔ)情況和現(xiàn)實承受能力,考慮企業(yè)的觀念、人才、組織、基礎(chǔ)管理等是否能夠適應(yīng)實施信息化工程的要求。特別是管理類的系統(tǒng),如果管理改革不到位,盲目上信息化,不但起不到提高企業(yè)經(jīng)濟效益和核心競爭力的目的,還會造成大量的資源浪費。
三是集團公司的財務(wù)信息化建設(shè)是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程,要統(tǒng)籌規(guī)劃分步實施。實施財務(wù)信息化,應(yīng)根據(jù)總體目標(biāo)和階段目標(biāo),循序漸進(jìn)持續(xù)優(yōu)化。由信息化促進(jìn)管理的改進(jìn)和流程的優(yōu)化。管理的不斷優(yōu)化反過來又不斷對信息系統(tǒng)提出更高的要求。因此在企業(yè)財務(wù)信息化規(guī)劃建設(shè)時,一定要站在發(fā)展的角度去看問題,萬萬不能認(rèn)為“一次投資、終身受益”,財務(wù)的信息化有始而無終,貴在堅持不懈。在信息系統(tǒng)實施過程中,要針對企業(yè)財務(wù)管理的現(xiàn)狀,充分考慮企業(yè)管理變革的承受能力,一定要注意重點突出、主次分明,適當(dāng)取舍,循序漸進(jìn)。充分分析研究財務(wù)管理中存在的問題及解決方案,并制訂出切實可行的分步實施計劃,逐步實現(xiàn)集團財務(wù)管理總體目標(biāo),確保整體實施效果。
四是在財務(wù)信息化建設(shè)過程中,要注重培養(yǎng)一支“自己的隊伍”。在中國郵政財務(wù)管理信息系統(tǒng)一期的建設(shè)實踐過程中,集團公司派財務(wù)和技術(shù)人員全程參加,培養(yǎng)了一支自己的隊伍。在廠商實施顧問撤離現(xiàn)場后,這支隊伍不但承當(dāng)起日常的運維工作,還獨立承擔(dān)了年度結(jié)轉(zhuǎn)、年報等的實施工作,在鍛煉了能力的同時,還節(jié)約了昂貴的實施費用。
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