摘要：施工企業(yè)財務檔案是施工企業(yè)財務建設過程中形成的原始記錄和歷史憑證，是施工企業(yè)財務管理信息的載體，在企業(yè)的整個生命周期中一直起著十分重要的作用。本文主要針對目前施工企業(yè)財務檔案管理工作中存在的問題提出新的解決方案。
關鍵詞：施工；財務；檔案；問題；對策
眾所周知，施工企業(yè)財務建設的過程，也是財務檔案形成的過程。施工財務檔案是施工企業(yè)在工程開發(fā)過程中產(chǎn)生的一系列財務記錄、數(shù)據(jù)與分析結等，是施工企業(yè)在企業(yè)財務發(fā)展中所產(chǎn)生的財務文件成果。施工財務檔案非常寶貴，真實客觀地記載著企業(yè)發(fā)展的資金情況，既是企業(yè)認清自身實力的智慧結晶，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。因此，如何對這些寶貴資料進行儲存和管理就非常重要。我們認為內(nèi)，在財務建設的各個階段，檔案管理工作者必須有超前意識，才能有效地控制財務檔案的質(zhì)量。尤其是施工階段，各種檔案不僅量大類繁，而且由于施工企業(yè)線長點多、建設周期長，涉及到管理、設計、施工、監(jiān)理和科研等諸多單位，尤其是施工企業(yè)多且管理水平參差不齊，這使得施工財務檔案具有鮮明的廣泛性、復雜性、階段性和多樣性的特點。同時施工建設項目的一次性特征，也決定了施工企業(yè)財務檔案管理工作的不可回復性，這對施工階段檔案管理工作提出了更高的要求。因此，施工企業(yè)的檔案管理是施工財務項目檔案管理工作的重中之重。
1 當前施工企業(yè)財務檔案管理存在的問題
1.1 檔案表格形式和填寫方法的不統(tǒng)一
在施工企業(yè)財務項目中，財務檔案主要是以各種內(nèi)業(yè)表格的形式存在。通過對目前正在建設中的幾個施工項目的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然交通部頒布的《施工工程質(zhì)量檢驗與評定標準》中給出了內(nèi)業(yè)表格的格式，但對填寫方法并未給出具體的規(guī)定。因各施工企業(yè)管理者對表格的填寫方法缺乏統(tǒng)一的認識或認識不夠清晰，盡管各施工財務項目的總監(jiān)理辦公室、前線指揮部和政府監(jiān)督辦公室對財務檔案管理工作做出了一些具體的規(guī)定，但隨著施工企業(yè)所在地區(qū)的不同，內(nèi)業(yè)表格的形式和填寫方法也有所差異。甚至在同一個項目的不同合同段中，內(nèi)業(yè)表格和填寫方法的也有所不同。這將帶來以下問題：一方面對施工財務檔案管理水平的評價缺乏統(tǒng)一基準，使工作視角產(chǎn)生偏位；檔案工作的檢查重點往往落在檢查表格的填寫方法是否正確上，而不是內(nèi)在質(zhì)量，財務檔案質(zhì)量難以得到保證；檔案驗收工作的重點通常落在組卷的是否符合要求上，而對檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性的評價不夠深入。另一方面，不利于施工財務項目施工檔案管理的信息化。
1.2 財務檔案管理的自動化程度不高
財務檔案管理包括了對財務檔案的生成、保存與利用的全部工作。目前的施工企業(yè)財務管理中，紙質(zhì)檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術手段都十分落后，嚴重制約了財務檔案管理水平的提高。目前，施工企業(yè)財務檔案的管理大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內(nèi)業(yè)人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成了大量人力、物力和時間的浪費。此外，財務檔案是對財務施工過程及其信息的記錄，其生成的及時性和準確性直接關系到財務檔案的質(zhì)量。當文件材料與財務施工不同步時，就容易出現(xiàn)編造財務資料的現(xiàn)象，無法反映財務的實際，失去保存的意義。如果施工企業(yè)財務交流檔案信息化管理，則信息利用者可以輕而易舉的通過計算機檢索到這個資料，甚至下載該財務檔案，大大縮小查找時間，并能得到完整的檔案信息，為全面、準確地進行儲量研究，提供重要的信息資源，產(chǎn)生可觀的社會效益和經(jīng)濟效益。
1.3 施工財務文件與檔案管理嚴重脫節(jié)
財務檔案的“一次性”和不可回復性特征，客觀上對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。財務檔案管理人員既要熟悉檔案管理業(yè)務，又要掌握專業(yè)知識和技能，才能夠熟練地對文件材料進行收集和整理。目前檔案管理部門所傲的工作僅僅是提供財務檔案的組卷規(guī)則和組織財務竣工檔案的檢查和驗收，而沒有真正做到從財務檔案的生成開始實行全程的監(jiān)控，財務文件的管理和財務檔案管理是脫節(jié)的。而目前財務檔案的生成者、保管者和檢查者幾乎都是兼職的財務技術工員，盡管他們有較高的學歷，但經(jīng)過檔案管理培訓的卻很少。雖然一些施工單位在財務檔案管理方面傾注了很大的精力，工作人員也盡職盡責，但工作成果卻難免不專業(yè)、不規(guī)范。
2 施工企業(yè)財務檔案管理的目標
我們認為，新時期下加強施工企業(yè)財務檔案管理的目標為除依賴于計算機網(wǎng)絡軟硬件平臺外，更重要是確定檔案管理系統(tǒng)的功能。本管理方案要實現(xiàn)以下幾個目標。(1)具有快捷的可查閱性。除系統(tǒng)維護時間外，應提供24小時檔案查閱服務。只要可上網(wǎng)，就可通過瀏覽器登陸并查閱所需的檔案信息。用戶界面簡單，無須特別培訓即可使用。(2)具有可靠的保密性和安全性。設定檔案密級、用戶權限，確保檔案的保密性。由于不同的檔案有不同的密級，應根據(jù)用戶的工作范圍對用戶的權限加以限制?？梢詮膶n案的操作角度和瀏覽范圍對設定用戶權限。所有用戶只能在其權限范圍內(nèi)進行操作。通過采用多級權限、用戶身份證，檔案數(shù)據(jù)和原件信息分開存放、防火墻等安全控制措施，保證系統(tǒng)的安全性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。實時動態(tài)監(jiān)控功能可以使系統(tǒng)管理員隨時掌握系統(tǒng)內(nèi)有哪些用戶以及他們的操作方式、操作對象，包括系統(tǒng)管理員的操作也將被系統(tǒng)自動記錄。從而確保財務檔案的保密性和安全性。(3)實現(xiàn)檔案管理的計劃性與實時性。通過財務檔案數(shù)量的預估，使檔案管理工作得到量化，保證在財務竣工時財務檔案的驗收有一定的數(shù)量標準，確保財務檔案的完整性；同時使各部門或單位管理者可隨時查閱本部門及下級各單位己歸檔的檔案材料及其組卷情況。及時了解各單位的檔案管理和財務進展情況。發(fā)現(xiàn)問題，及時糾偏。由于加強了日常的監(jiān)督、檢查和指導，可以確保檔案收集工作的及時和準確，更利于組卷前的檔案鑒定，保證整理組卷的質(zhì)量，避免財務檔案驗收時出現(xiàn)返工現(xiàn)象，提高工作效率，更能充分發(fā)揮檔案管理部門的指導職能。
3 施工企業(yè)財務檔案管理的對策
3.1 檔案的常規(guī)管理
一般施工企業(yè)財務施工中，檔案的庫房都相對比較簡陋，在日常保管過程中，要注意庫房環(huán)境和庫內(nèi)的衛(wèi)生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水或地震等自然災害時，應及時將財務檔案和相關的計算機設備轉移到安全的地帶。此外，應加強財務檔案及相關的計算機設備、存儲介質(zhì)的保衛(wèi)工作，嚴防任何盜竊和破壞事件的發(fā)生。備份是防止電子檔案丟失的有效措施。數(shù)據(jù)備份功能是軟件系統(tǒng)的一項重要的常規(guī)功能。一般有兩種備份方式：人工備份：系統(tǒng)自動提示后，用戶按提示確定備份路徑和存儲介質(zhì)完成。自動備份：系統(tǒng)自動按用戶預先設置好了的路徑和存儲介質(zhì)進行備份。將檔案及其相關信息備份到CD—ROM光盤等是使電子財務檔案脫離計算機硬盤，能有效地防止因計算機病毒或黑客攻擊造成的數(shù)據(jù)損失。
3.2 檔案的動態(tài)管理
財務檔案的動態(tài)管理是靠網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)的。通過計算機網(wǎng)絡，各級財務檔案管理人員可以隨時了解財務檔案的收集與整理的情況，既可以了解財務檔案收集整理的總體情況，也可以瀏覽各案卷的具體組成以及檔案的內(nèi)容。在動態(tài)管理中，應為企業(yè)管理者和檔案管理人員提供如下信息：案卷的總數(shù)及各類案卷的數(shù)量；計劃收集的檔案總數(shù)；每個案卷中計劃收集的檔案總數(shù)；目前已經(jīng)收集的檔案總數(shù)；目前每個案卷中已收集的檔案總數(shù)。在檔案統(tǒng)計信息的處理中，系統(tǒng)的運行速度取決于數(shù)據(jù)的處理工作量，尤其是通過互連網(wǎng)登錄到項目指揮部、各級監(jiān)理部門和各合同段經(jīng)理部的局域網(wǎng)上瀏覽統(tǒng)計信息時，速度常受網(wǎng)絡速度的影響，為提高系統(tǒng)的效率，應在用戶瀏覽檔案統(tǒng)計信息前，系統(tǒng)應定期自動完成統(tǒng)計報表的生成工作，供用戶查詢。因此可以采用逐級歸納和濃縮的金字塔形的報表系統(tǒng)方案。其中各合同段下屬的施工單位負責財務質(zhì)量數(shù)據(jù)信息采集和生成財務檔案的工作，并將生成的財務檔案匯總到合同段的項目經(jīng)理部。各合同段項目經(jīng)理部和監(jiān)理部的檔案的統(tǒng)計信息隨著檔案的歸檔而自動統(tǒng)計生成，按固定的時間間隔自動生成統(tǒng)計報告并將檔案的統(tǒng)計信息逐級上傳至駐地監(jiān)理財務師辦公室、總監(jiān)理財務師辦公室和項目指揮部，統(tǒng)計出整個項目的檔案管理的工作總體情況，并生成整個項目的統(tǒng)計報表。按該方案處理檔案管理的統(tǒng)計信息，項目指揮部既可以對對個駐地辦和各標段的統(tǒng)計報表可以直接瀏覽。用戶也可以根據(jù)需要得到指定的幾個標段的統(tǒng)計信息。不過在檔案信息化管理中，企業(yè)高層領導要給予充分的協(xié)調(diào)和支持，為檔案管理部門足夠的經(jīng)費，委托專業(yè)公司進行軟件開發(fā)，并加大信息化系統(tǒng)的硬件經(jīng)費支持，為他們配備先進的信息系統(tǒng)服務器，并為所有的工作人員配備信息化管理所需要的計算機、掃描儀等輸入和管理工具，為企業(yè)的財務檔案信息化建設提供足夠的基礎條件。除了這些基礎硬件外，企業(yè)的財務檔案管理部門應為信息系統(tǒng)搭建網(wǎng)絡查詢、檢索和資源共享的網(wǎng)絡硬件平臺，使工程的每一個業(yè)主與生產(chǎn)一線各單位用戶均可通過工程局域網(wǎng)隨時了解到最新的檔案的最新情況。
3.3 檔案的安全管理
財務檔案的安全性涉及三方面的問題：如何確保財務檔案的原始性、如何確保財務檔案的保密性和如何防止財務檔案的丟失。其中最重要的就是權限級別的設置。只有對不同的工作人員的權限加以限制，才能有效地保證財務檔案的安全性和保密性，并將財務檔案的安全管理工作落到實處，做到責權分明。這就需要一套科學而周密的權限管理機制，一般可以從以下幾個方面對權限進行分級：查閱是最基本的權限，凡是參與施工財務項目施工的相關人員都可查閱其工作權限范圍內(nèi)的財務檔案。當用戶要超范圍查閱檔案時，需向檔案管理員提出申請，并經(jīng)領導批示或按有關規(guī)定可以臨時擴大該用戶可操作的范圍和時限，以確保財務檔案的保密性。值得提出的是過去在對紙質(zhì)檔案的管理中，檔案管理員一般對所有檔案都能查閱，采用電子檔案后，檔案管理人員對文件內(nèi)容的查閱也可以有所限制，比如一些機密性的檔案可以通過設置密匙限定查閱，而此時檔案管理人員做的僅僅是保管和提供檢索信息。增加、更新和刪除是檔案管理員才具有的權限，且只能對本部門的財務檔案執(zhí)行增加、更新和刪除等操作。檔案管理員對本部門工作人員提交的財務檔案審核后，向財務檔案數(shù)據(jù)庫增加檔案；檔案管理員可以根據(jù)管理的需要對財務檔案的檢索信息進行修改但對檔案內(nèi)容無權修改；由于刪除操作直接涉及到財務檔案的安全，故檔案的刪除必須經(jīng)部門領導、檔案管理員和檔案責任人三者同時通過身份識別后執(zhí)行操作，且刪除前，系統(tǒng)將自動備份數(shù)據(jù)，一旦備份失敗，刪除操作將不被執(zhí)行。
總之，目前施工企業(yè)財務檔案的管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代施工財務項目管理的需要，檔案管理的一體化和信息化已經(jīng)成為信息時代財務檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
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