■ 陳旭鳴
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《財(cái)會(huì)通訊》 2006年第11期
內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分,是企業(yè)內(nèi)部各種形式的管理控制的總稱。設(shè)計(jì)內(nèi)部控制模型的步驟,主要是確定控制目標(biāo),整合控制流程,鑒別控制環(huán)節(jié),確定控制措施,最終以內(nèi)部控制流程圖或內(nèi)部控制調(diào)查表的形式加以體現(xiàn)。其中,內(nèi)部控制流程圖的繪制步驟如下:
首先,選定流程圖符號(hào)。流程圖符號(hào)是流程圖的語(yǔ)言,它由一系列幾何圖形符號(hào)組成。目前,還沒(méi)有全國(guó)統(tǒng)一的流程圖符號(hào),世界各國(guó)的流程圖符號(hào)也不一致。本著簡(jiǎn)易、形象和公識(shí)的原則,筆者設(shè)計(jì)了一套流程圖符號(hào):
其次,確定流程圖主線。流程圖通常以控制流程為主線,自始至終繪制,并涉及分支流程走向。
第三,確定流程圖重點(diǎn)。流程圖應(yīng)重點(diǎn)反映控制點(diǎn)、關(guān)鍵控制點(diǎn)及其控制措施,并顯示各種不相容職務(wù)的分離。
第四,編制流程圖說(shuō)明。鑒于在流程圖中難以顯示各控制點(diǎn)的控制措施,因此要另行編制文字說(shuō)明表,以配合對(duì)流程圖的理解。該文字說(shuō)明表應(yīng)主要反映各控制點(diǎn)的控制措施以及對(duì)應(yīng)的控制目標(biāo)。通過(guò)該表,可將流程圖符號(hào)難以表達(dá)以及控制流程不便涉及的控制措施,充分、詳細(xì)地顯示出來(lái),從而彌補(bǔ)流程圖的固有缺陷
下面以現(xiàn)金控制系統(tǒng)為例,演示其具體設(shè)計(jì)。
一、控制目標(biāo)
根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》和有關(guān)財(cái)務(wù)制度,現(xiàn)金管理主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)下列目標(biāo):(1)保證現(xiàn)金收支正確合法。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)金管理的相關(guān)規(guī)定,對(duì)有關(guān)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),嚴(yán)格審核其內(nèi)容,正確計(jì)算現(xiàn)金數(shù)額,如數(shù)收付現(xiàn)金,避免錯(cuò)收、錯(cuò)支及違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。(2)保證現(xiàn)金結(jié)算及時(shí)適當(dāng)。企業(yè)應(yīng)該合理安排現(xiàn)金收支時(shí)間,適當(dāng)選擇現(xiàn)金收支方式,提高資金使用效率,避免提前或逾期付款而占用資金和影響業(yè)務(wù)的進(jìn)行。(3)保證現(xiàn)金存儲(chǔ)安全完整。企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格保管現(xiàn)金,安全放置現(xiàn)金,超過(guò)限額部分的現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行,防止現(xiàn)金遭受搶劫、盜竊,以及被貪污、挪用等損失,保證貨幣資金安全完整。(4)保證現(xiàn)金核算真實(shí)合規(guī)。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際情況,按照財(cái)務(wù)管理制度要求設(shè)計(jì)現(xiàn)金收支憑證和核算賬表,如實(shí)記錄現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),正確核算現(xiàn)金收支數(shù)額,監(jiān)督并反映坐支、私分、私存和非法占用現(xiàn)金等違紀(jì)問(wèn)題,并提供真實(shí)、準(zhǔn)確的現(xiàn)金核算信息。
二、控制流程
結(jié)合現(xiàn)金收支和核算程序,將其控制流程整合為:(1)授予權(quán)限。企業(yè)管理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)定或指派業(yè)務(wù)人員辦理有關(guān)現(xiàn)金結(jié)算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對(duì)于大宗或特殊現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),主管部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)作專門(mén)批示。(2)制取憑證。發(fā)生現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)時(shí),必須填制或取得原始憑證作為收付現(xiàn)金的書(shū)面證明。如企業(yè)間銀行提取現(xiàn)金,要簽發(fā)現(xiàn)金支票,以支票存根作為提取現(xiàn)金的書(shū)面證明;收進(jìn)職工的上交款,要以開(kāi)出的收款收據(jù)副聯(lián)作為收款的證明;支出采購(gòu)費(fèi)用或收入銷(xiāo)售貨款,要以發(fā)票正聯(lián)或副聯(lián)作為收付款項(xiàng)的證明。(3)簽審憑證。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在現(xiàn)金收支原始憑證上簽字,必要時(shí)應(yīng)填清業(yè)務(wù)內(nèi)容、用途,部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核簽章。例如,企業(yè)向銀行提取現(xiàn)金,要由出納員在現(xiàn)金支票上注明款項(xiàng)用途并簽章,財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后加蓋財(cái)務(wù)專用章;支付采購(gòu)貨款,要由采購(gòu)員簽字,采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審簽等。(4)審核憑證。會(huì)計(jì)部門(mén)收到有關(guān)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)原始憑證后,由會(huì)計(jì)主管人員或指定的分管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)進(jìn)行審核。對(duì)于不符合規(guī)定的憑證,可拒不受理或責(zé)成經(jīng)辦人員補(bǔ)辦手續(xù)。(5)編制憑證。分管會(huì)計(jì)根據(jù)審核合規(guī)的原始憑證,填制收款憑證或付款憑證,簽章后通知辦理現(xiàn)金收支事項(xiàng)。(6)收付現(xiàn)金。出納人員復(fù)核收付記賬憑證及原始憑證,按憑證所列金額收付現(xiàn)金,并在憑證上加蓋“收訖”、“付訖”戳記。(7)復(fù)核憑證?；巳藛T或指定人員審查收款憑證及付款憑證。審查合格后,簽章傳遞。(8)登記日記賬。出納人員根據(jù)經(jīng)過(guò)復(fù)核的收付記賬憑證,登記現(xiàn)金日記賬。(9)登記明細(xì)賬。分管會(huì)計(jì)人員根據(jù)審簽合格的收付記賬憑證,登記相關(guān)明細(xì)賬。(10)登記總賬。總賬會(huì)計(jì)編制總賬記賬憑證,經(jīng)復(fù)核后登記總分類(lèi)賬現(xiàn)金科目。(11)盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)金。出納人員每日營(yíng)業(yè)結(jié)束后,結(jié)算出現(xiàn)金日記賬的收支和結(jié)余額,清點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金實(shí)有數(shù)并相互核對(duì)。(12)送存銀行。對(duì)于超過(guò)庫(kù)存限額的現(xiàn)金,由出納員登記現(xiàn)金送存簿后,及時(shí)送存銀行,并收取現(xiàn)金送存回單。(13)核對(duì)賬簿。月末由稽核員或其他非記賬人員核對(duì)現(xiàn)金日記賬和有關(guān)明細(xì)賬及總賬,如發(fā)生賬務(wù)誤差,報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以處理。(14)清查庫(kù)存。定期或不定期地由清查小組盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金,并同現(xiàn)金日記賬余額進(jìn)行核對(duì)。根據(jù)清查結(jié)果編制現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)報(bào)告單,填列賬存與實(shí)存的符合情況。
三、控制點(diǎn)及其控制措施
在上述控制流程中,主要應(yīng)設(shè)置下列控制點(diǎn)及其控制措施:(1)審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員辦理現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),須得到一般授權(quán)或特殊授權(quán)。經(jīng)辦人員須在反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證上簽章;經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核原始憑證,并簽字蓋章。審查原始憑證可以保證現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)按照授權(quán)進(jìn)行,增強(qiáng)經(jīng)辦人員和負(fù)責(zé)人員的責(zé)任感,保證現(xiàn)金收付的真實(shí)性和合法性,避免亂收亂支、假收假支及現(xiàn)金舞弊等現(xiàn)象的產(chǎn)生。(2)審核。會(huì)計(jì)主管人員或其指定人員審查現(xiàn)金收支原始憑證。主要審核原始憑證反映的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)是否真實(shí)合法,原始憑證的填制是否符合規(guī)定要求。審核無(wú)誤后,簽章批準(zhǔn)方可填制現(xiàn)金收付記賬憑證。審核原始憑證可以保證現(xiàn)金收付憑證真實(shí)合法,提供正確的現(xiàn)金收付的核算依據(jù),保證出納人員收付現(xiàn)金正確、合法。(3)收付。出納員復(fù)核現(xiàn)金收付記賬憑證及所附原始憑證,按照憑證所列數(shù)額收付現(xiàn)金,并在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記及私章。為了加強(qiáng)現(xiàn)金收付控制,必須建立嚴(yán)格的出納責(zé)任制,對(duì)不相容職務(wù)進(jìn)行分離,即出納員必須根據(jù)經(jīng)過(guò)審簽的記賬憑證收支現(xiàn)金,而不能直接根據(jù)原始憑證辦理現(xiàn)金結(jié)算;出納員不能編制收付記賬憑證,不能兼管收入、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)賬簿的登記工作及稽核工作和會(huì)計(jì)檔案保管工作;現(xiàn)金支票、印鑒不能全部由出納人員保管;非出納人員不能兼職現(xiàn)金管理工作等。加強(qiáng)現(xiàn)金收付控制是保證現(xiàn)金實(shí)物安全完整的主要環(huán)節(jié),對(duì)于明確現(xiàn)金收付責(zé)任,防止貪污、挪用、私存現(xiàn)金,以及重付、漏收現(xiàn)金等都具有重要作用。(4)復(fù)核?；藛T審核現(xiàn)金收付記賬憑證及所附原始憑證,并簽字蓋章。復(fù)核記賬憑證可以保證現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)的正確性和會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性,防止記賬失實(shí)和及時(shí)糾正收付錯(cuò)誤。(5)記賬。出納員根據(jù)現(xiàn)金收付記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬;分管會(huì)計(jì)人員根據(jù)現(xiàn)金收付記賬憑證登記現(xiàn)金對(duì)應(yīng)科目相關(guān)明細(xì)賬;總賬會(huì)計(jì)登記總分類(lèi)賬 分工登記現(xiàn)金賬簿可以保證現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)有據(jù)可查,并保證各賬之間相互制約,及時(shí)提供準(zhǔn)確的現(xiàn)金核算會(huì)計(jì)信息。(6)核對(duì)?；藛T或其他非記賬人員核對(duì)現(xiàn)金日記賬和有關(guān)明細(xì)賬、總分類(lèi)賬,如有誤差經(jīng)報(bào)批準(zhǔn)后予以處理,稽核人員簽字蓋章。核對(duì)現(xiàn)金記錄可以保證賬賬相符,現(xiàn)金核算信息正確和現(xiàn)金實(shí)物安全完整。(7)清點(diǎn)。出納人員每日清點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金,并與日記賬余額進(jìn)行核對(duì),發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余,應(yīng)及時(shí)查明原因,報(bào)經(jīng)審批后予以處理。每天清點(diǎn)現(xiàn)金能夠防止現(xiàn)金丟失和收支、記賬發(fā)生差錯(cuò),經(jīng)常保持賬實(shí)相符。(8)清查。由財(cái)務(wù)部門(mén)主管、審計(jì)人員和稽核人員組成清查小組,定期或不定期地清查庫(kù)存現(xiàn)金,核對(duì)現(xiàn)金日記賬。清查時(shí),需有出納人員在場(chǎng),核對(duì)賬實(shí)并根據(jù)清查結(jié)果編制現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)報(bào)告單,填制賬存與實(shí)存的符合情況,如有誤差須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以調(diào)整處理。清查有利于加強(qiáng)對(duì)出納工作的監(jiān)督,防止貪污盜竊和挪用現(xiàn)金等非法問(wèn)題的發(fā)生。
在現(xiàn)金內(nèi)部控制系統(tǒng)各控制點(diǎn)中,“審批”、“核對(duì)”和“清查”最為重要。由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行的原始憑證審批,可以保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和合法性,這是控制的第一關(guān);由財(cái)會(huì)部門(mén)進(jìn)行的賬賬核對(duì),可以保證現(xiàn)金收付和會(huì)計(jì)核算的正確性,這是及時(shí)發(fā)現(xiàn)金收付和現(xiàn)金賬務(wù)記錄錯(cuò)誤的主要環(huán)節(jié),對(duì)于保證會(huì)計(jì)、出納人員工作質(zhì)量具有重要作用;由清查小組進(jìn)行的庫(kù)存現(xiàn)金清查,可以保護(hù)現(xiàn)金安全完整,這是保護(hù)現(xiàn)金實(shí)物安全的最后一環(huán)。因此,這些環(huán)節(jié)都是現(xiàn)金控制系統(tǒng)中的關(guān)鍵控制點(diǎn)。
四、現(xiàn)金業(yè)務(wù)控制系統(tǒng)流程圖
按照現(xiàn)金控制流程以及該系統(tǒng)需要設(shè)置的控制點(diǎn)和控制措施,可將現(xiàn)金業(yè)務(wù)控制模式以流程圖的形式,設(shè)計(jì)為以下的“現(xiàn)金控制系統(tǒng)流程圖”及其控制點(diǎn)說(shuō)明:
當(dāng)然,上述現(xiàn)金內(nèi)部控制模式只是比較概括的一般演示模式,并不是通用模式,在實(shí)際工作中可以借鑒其思路,而不能照搬該系統(tǒng)。各單位必須根據(jù)各自實(shí)際情況加以具體調(diào)整和修訂,甚至重新設(shè)計(jì)。
(編輯 李澤國(guó))
