近年來，住房公積金的資金安全問題受到廣泛關(guān)注。加強內(nèi)部控制，是住房公積金管理機構(gòu)安全和運營資金管理的重要手段。本文從如下方面對完善東莞市住房公積金管理的內(nèi)部控制體系提出建議。
一、內(nèi)部控制環(huán)境的設計與再造
(一)提高內(nèi)部控制意識和重視內(nèi)部控制文化建設
內(nèi)部控制制度得以實施和完善的基礎在于全體人員對內(nèi)部控制的正確認識。首先，領(lǐng)導層應對住房公積金管理的潛在風險和發(fā)展目標等有科學認識，發(fā)揮主導和垂范作用；把內(nèi)部控制原則、風險控制和防范的責任觀、應對風險的措施等的知識的培訓作為一項長期工作，讓全體人員逐步理解其在內(nèi)部控制中的職責，并在日常工作中貫徹內(nèi)控要求，形成住房公積金管理的內(nèi)部控制文化，所有員工自覺按制度行事，營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。
(二)建立科學有效的治理架構(gòu)
在內(nèi)部機構(gòu)設置時，應根據(jù)相互協(xié)調(diào)和互相制衡的原則配置業(yè)務部門、管理部門和監(jiān)督部門。
建立科學的住房公積金管理的組織架構(gòu)，首先要強化住房公積金管理委員會的決策職能。管委會成員必須熟知與住房公積金管理有關(guān)的法規(guī)、政策，熟悉住房公積金各項業(yè)務，加強專業(yè)素養(yǎng)以更好地履行其職責。
其次，增設內(nèi)部審計科和信息管理科等職能部門。東莞市住房公積金管理中心現(xiàn)有綜合科、歸集管理科、貸款管理科、提取科、核算科和三個辦事處。內(nèi)部審計科應對各個科室、各辦事處、各崗位和各項業(yè)務實施全面的監(jiān)控和評價。信息科統(tǒng)一負責信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設、運行、維護和監(jiān)控，提供日常科技服務和運行技術(shù)支持。
同時，按業(yè)務需要，增設重點鎮(zhèn)街辦事處，并落實對各辦事處的法人授權(quán)。各辦事處均為市住房公積金管理中心的分支機構(gòu)，經(jīng)法人授權(quán)，承辦職工住房公積金的繳存、提取、個人住房貸款等業(yè)務。
二、加強東莞市住房公積金管理的風險評估
住房公積金管理的風險評估，是指及時識別、科學分析影響住房公積金管理的內(nèi)部控制目標實現(xiàn)的各種不確定因素，同時采取應對策略的過程。這是確定如何管理和控制風險的基礎，是內(nèi)部控制有效運行的關(guān)鍵因素。住房公積金管理中心應結(jié)合不同發(fā)展階段和業(yè)務情況，進行風險識別和風險分析，及時調(diào)整風險應對策略。
住房公積金管理中心在進行風險評估時應特別關(guān)注以下情形:新進人員可能不理解住房公積金文化，忽略內(nèi)部控制；新的信息系統(tǒng)上線，有可能使原有的內(nèi)部控制暫時失效；政策的變更，如住房公積金利率調(diào)整、住房限購限貸政策的推出等，會影響資金的流動性、貸款業(yè)務的開展。要及時識
別將要或已發(fā)生的變化，設置預警系統(tǒng)以識別警示新風險，明確風險預警指標。同時應建立突發(fā)事件應急處理機制，明確風險預警標準，對可能發(fā)生的重大風險或突發(fā)事件，制定應急預案，明確責任人員、規(guī)范處理程序，確保突發(fā)事件得到及時妥善處理。
三、建設綜合的住房公積金管理信息系統(tǒng)
住房公積金管理信息系統(tǒng)應涵蓋住房公積金的歸集、提取、貸款、會計核算、統(tǒng)計等全部業(yè)務。住房公積金管理中心應充分發(fā)揮信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用，將管理意圖和控制措施嵌入信息系統(tǒng)，提高內(nèi)部控制的效率和效果。
東莞市開發(fā)住房公積金管理信息系統(tǒng)時，可考慮與相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，獲取住房公積金業(yè)務的相關(guān)信息，為住房公積金擴面工作提供依據(jù)，也可在一定程度上規(guī)避騙提、騙貸及不良貸款等風險。例如，與工商行政管理局聯(lián)網(wǎng)，幫助確定應建立住房公積金制度的單位數(shù)量；與社會保障局聯(lián)網(wǎng)，參考工傷保險的人數(shù)，幫助確定住房公積金應繳人數(shù)；與房產(chǎn)管理局聯(lián)網(wǎng)，取得當?shù)胤慨a(chǎn)交易數(shù)據(jù)，為提取、貸款業(yè)務確定房產(chǎn)交易的真實性等。
住房公積金管理中心在開發(fā)信息系統(tǒng)時，還要充分考慮各項業(yè)務的主要風險點，對可借助系統(tǒng)控制部分，預先設定，降低人為因素對內(nèi)部控制實施的影響。可以主要從對各崗位的授權(quán)限制、對流程的限制、對審批條件的限制等方面進行考慮。
四、建立內(nèi)部審計機制，完善住房公積金管理的內(nèi)部控制監(jiān)督
獨立客觀的內(nèi)部控制監(jiān)督機制是內(nèi)部控制有效性的保證。內(nèi)部審計科是在公積金管理中心主要負責人領(lǐng)導下行使內(nèi)部控制有效性評價和內(nèi)部控制監(jiān)督的職能部門，對各部門和辦事處進行監(jiān)督，對業(yè)務進行全程監(jiān)控，對潛在的風險適時介入，防患于未然。
充分發(fā)揮內(nèi)部審計機制的作用，關(guān)鍵要做到如下三點：
(一)保持獨立性、權(quán)威性和客觀性
內(nèi)部審計科在管理中心主要負責人領(lǐng)導下開展工作并向其匯報工作。管理中心應保障內(nèi)部審計科的獨立性和權(quán)威性，順利開展內(nèi)部控制評價和監(jiān)督工作。內(nèi)部審計科必須與任何業(yè)務的具體執(zhí)行分離，以保持其客觀性、中立性。
(二)配備高素質(zhì)的專業(yè)人才
內(nèi)部審計人員必須具有良好的職業(yè)道德和高度的責任感，會計、審計等專業(yè)知識，對內(nèi)部控制工作有較強的敏感性。同時還必須熟悉住房公積金管理的法規(guī)、政策和各項具體管理工作。
(三)建立完善的內(nèi)部審計制度
把住房公積金管理中心各個科室和辦事處的業(yè)務合規(guī)性檢查、績效考核、經(jīng)濟責任審計等列入審計范圍；按管理需要進行定期常規(guī)性審計和專項審計；把握主要風險點，重點關(guān)注內(nèi)部控制制度的建立、各項規(guī)章制度的執(zhí)行、業(yè)務崗位職責、業(yè)務流程、會計核算、財務管理情況等方面；設定審計工作程序和工作方法；根據(jù)審計結(jié)果，出具內(nèi)部審計報告，提出整改建議。內(nèi)部審計報告應提交給住房公積金管理委員會和住房公積金管理中心領(lǐng)導層。管理中心領(lǐng)導層應責成相關(guān)科室、
辦事處和相關(guān)人員及時修正內(nèi)部審計報告指出的內(nèi)部控制缺陷，并采取措施進一步完善內(nèi)部控制。內(nèi)部審計科必須跟蹤內(nèi)部控制的整改情況。
五、重要業(yè)務的內(nèi)部控制活動
按照采取的具體措施，住房公積金管理的內(nèi)部控制活動一般包括：整體層面的內(nèi)部控制活動和業(yè)務流程層面的控制活動，且控制活動應與風險評估相結(jié)合。管理中心應針對該特定風險實施有效的控制措施。
(一)住房公積金管理整體層面的內(nèi)部控制活動
1、不相容職務分離控制
不相容職務分離的核心是“內(nèi)部牽制”，這是崗位間互相監(jiān)督、互相制約，防范風險的重要舉措。住房公積金的業(yè)務活動通?？梢詣澐譃槭跈?quán)、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄五個步驟。每個步驟都應由相對獨立的人員或部門分別實施，確保不相容職務的分離，從而發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。住房公積金管理中心的不相容職務主要包括：提取業(yè)務中的初審崗與審批崗；貸款業(yè)務的初審崗、復審崗和審批崗；會計核算中的會計崗和出納崗、空白憑證的保管人和使用人；信息系統(tǒng)管理員與業(yè)務操作員等。
2、授權(quán)審批控制
有效的內(nèi)部控制要求每項業(yè)務活動都必須經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)批準。授權(quán)審批控制要求住房公積金管理中心根據(jù)授權(quán)的規(guī)定，明確各崗位辦理業(yè)務的權(quán)限、審批程序和相應責任。合理的授權(quán)應明確規(guī)定：所有業(yè)務活動未經(jīng)授權(quán)不能被執(zhí)行；所有人員不經(jīng)合法授權(quán)，不能行使相應的權(quán)力，即授權(quán)者和被授權(quán)者均應在規(guī)定的范圍內(nèi)行事，不能隨意越權(quán)授權(quán)和越權(quán)執(zhí)行有關(guān)的權(quán)力；無特殊情況，所有業(yè)務與人員一經(jīng)授權(quán)必須予以執(zhí)行。
3、住房公積金會計系統(tǒng)的控制
住房公積金管理中心應嚴格執(zhí)行《住房公積金會計核算辦法》、《住房公積金財務管理辦法》等規(guī)章制度的規(guī)定，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整。在運用會計系統(tǒng)控制時，管理中心需高度注意對會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的稽核。有效的會計系統(tǒng)嚴格遵守“不相容職務分離”原則，具體措施有：住房公積金資金劃撥嚴格實行三級審批制度，由核算科會計根據(jù)受托銀行的放款進度以及貸款基金戶的資金結(jié)余情況、需要支付的手續(xù)費等信息，及時填制資金劃撥審批表，經(jīng)核算科負責人審核，送分管領(lǐng)導、單位主管領(lǐng)導審批后，由出納、會計和核算科負責人共同辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù);簽發(fā)支票的印鑒必須分由會計、出納和核算科負責人保管，不得由一人保管全套印鑒。支票的使用人和保管人分離。支票的領(lǐng)用必須按規(guī)定程序進行;定期存單和國債憑證等重要單據(jù)存放于銀行保管箱，由兩人共同保管、互相牽制，只有憑單位證明，兩人同時辦理才能領(lǐng)取。
4、對受委托銀行、代理機構(gòu)等合作者的控制
“銀行專戶存儲”是住房公積金管理的原則之一，東莞市住房公積金的歸集資金和提取資金的結(jié)算、利息結(jié)算、貸款本息回收等業(yè)務，均委托銀行辦理。加強對受委托銀行的控制，是內(nèi)部控制有效執(zhí)行的重要保障。管理中心必須與銀行簽訂委托協(xié)議，明確受委托銀行在住房公積金管理中的義務。同時要制定詳細的考核辦法，可考慮根據(jù)其代理事務的完成質(zhì)量，酌情調(diào)整其代理手續(xù)費，違反委托協(xié)議對住房公積金管理造成惡劣影響的，可考慮取消其業(yè)務承辦的資格。另外管理中心應運用定期跟蹤各項資金的流轉(zhuǎn)過程等方法，及時發(fā)現(xiàn)受委托銀行截留資金的情況，爭取實現(xiàn)住房公積金資金零在途，避免由此產(chǎn)生的損失。
加強對代辦住房公積金貸款的律師事務所等代理機構(gòu)的考核，應促請其嚴格按照管理中心的要求為個人代辦住房公積金貸款申請業(yè)務，代理機構(gòu)如出現(xiàn)教唆貸款申請人偽造證明材料等惡劣行為的，管理中心應取消其代理資格。
(二)住房公積金業(yè)務層面的控制活動
住房公積金管理中心在設計業(yè)務流程和操作規(guī)程時，應考慮各個流程潛在的風險，并將內(nèi)部控制的要求嵌入各個流程中。
1、歸集業(yè)務的控制活動
歸集業(yè)務主要風險點：住房公積金賬戶管理混亂，存在繳存單位或個人信息錯誤或不完整、空戶、休眠戶、一人多戶等現(xiàn)象；審批業(yè)務不依程序辦理或超時辦理；申請資料不全等。
歸集業(yè)務控制措施；東莞市的住房公積金開戶、匯繳、補繳等業(yè)務，直接在受委托銀行辦理，管理中心應制定規(guī)章，敦促銀行防止或修正上述賬戶管理混亂的情況，待住房公積金綜合信息系統(tǒng)上線后，要全面清查公積金賬戶，逐一核對和補錄賬戶信息，真正實現(xiàn)單一賬戶管理，杜絕因職工信息不全等原因?qū)е碌拇畱魡栴}；其他歸集管理業(yè)務，如繳存比例和繳存基數(shù)的調(diào)整、緩繳、少繳補繳申請、繳存證明和貸款證明等業(yè)務，按事先制定的流程和程序，嚴格審查證明材料，依時辦理。
2、提取業(yè)務的控制活動
提取業(yè)務主要風險點：單人完成整筆提取業(yè)務，隨意性大、容易滋生舞弊行為；對材料真實性判斷手段落后，容易產(chǎn)生差錯；申請人的提取材料不全；非規(guī)定的提取范圍；非規(guī)定的提取人；身份證件無效；提取金額超過規(guī)定額度等。
提取業(yè)務控制措施；重設提取流程，建立提取業(yè)務二人審批制度，即一人初審，一人復核、審批；改善證明材料辨識、審核的手段，比如借助業(yè)務系統(tǒng)，與有關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)核查資料的真實性，防止偽造資料騙提行為；嚴格審查提取人的資格和提取額度。
