摘 要：公路建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)建設(shè)項(xiàng)目）檔案是工程建設(shè)的一個(gè)縮影，不同于文書(shū)檔案，是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、參考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。加強(qiáng)檔案管理，有利于及時(shí)了解工程建設(shè)情況，也可以加強(qiáng)工程項(xiàng)目管理，提升項(xiàng)目質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：公路；建設(shè)項(xiàng)目；檔案；管理
一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
1、檔案管理重視不夠。有些建設(shè)項(xiàng)目單位雖然有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，但針對(duì)性不強(qiáng)，不能提出合理的指導(dǎo)意見(jiàn)。項(xiàng)目檔案類(lèi)別很多且相互之間沒(méi)有統(tǒng)一的格式導(dǎo)致出現(xiàn)各部門(mén)按照各自的想法組卷的混亂現(xiàn)象。
2、從業(yè)人員素質(zhì)堪憂。目前檔案管理施工單位為降低成本，有的兼職檔案管理，有的找個(gè)未從事過(guò)施工的人員代替，這些人員根本未對(duì)檔案組卷要求和工程相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，檔案管理就無(wú)從談起。
二、系統(tǒng)的對(duì)工程檔案進(jìn)行了解
1、工程檔案的分類(lèi)
一般情況下，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案的資料內(nèi)容先制定一個(gè)以各個(gè)工作環(huán)節(jié)分類(lèi)的方案，然后再進(jìn)行分類(lèi)組卷。其工作環(huán)節(jié)一般分為：前期準(zhǔn)備類(lèi)、設(shè)計(jì)類(lèi)、工程管理類(lèi)、施工類(lèi)、監(jiān)理類(lèi)、竣工類(lèi)、研究類(lèi)、聲像類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)。（如圖所示）
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2、工程檔案的收集和整理
公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行的是項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)，筆者參與指揮部從開(kāi)工建設(shè)到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程，經(jīng)有著豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老專(zhuān)家指導(dǎo)，對(duì)檔案管理進(jìn)一步熟悉，將檔案管理流程敘述如下：
首先，制訂實(shí)施細(xì)則。公路工程竣工檔案的施工文件和監(jiān)理文件由于沒(méi)有定型的范本，建設(shè)單位可以根據(jù)國(guó)家《檔案法》和交通部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)【2010】382號(hào)）文的精神在工程開(kāi)工前制訂出適合自身項(xiàng)目的實(shí)施細(xì)則。該實(shí)施細(xì)則將施工和監(jiān)理文件的歸檔范圍、組卷要求、重要注意事項(xiàng)以及業(yè)務(wù)知識(shí)作為重點(diǎn)編制內(nèi)容，并在細(xì)則附錄中提供各分部、分項(xiàng)工程所用表格及填寫(xiě)方法的實(shí)用樣本，使之成為針對(duì)性強(qiáng)、操作性強(qiáng)的實(shí)用指南。
其次，明確檔案管理責(zé)任人。項(xiàng)目開(kāi)工之初，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位在明確本單位專(zhuān)職檔案管理責(zé)任人后，要保持相對(duì)穩(wěn)定直至檔案移交。
第三，設(shè)預(yù)立卷制。在項(xiàng)目工程動(dòng)工后，為確保檔案資料的完整、齊全、準(zhǔn)確，一方面采取培訓(xùn)的方式，講解各工程用表的填寫(xiě)方法和組卷要求；另一方面我們經(jīng)常深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，了解施工單位的檔案形成積累情況，并對(duì)檔案整理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，只要是未設(shè)預(yù)立卷或者設(shè)立后根本沒(méi)有相關(guān)資料的單位，將其通報(bào)批評(píng)，并延緩計(jì)量，直至整改到位為止。
3、工程檔案的移交
項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，監(jiān)理和施工單位的檔案資料就著手辦理檔案移交。在移交過(guò)程中，筆者大致將施工單位的資料分為五部分：第一部分為項(xiàng)目部管理性文件，第二部分評(píng)定體系匯總及各分部、分項(xiàng)的檢測(cè)資料，這是檔案中最基礎(chǔ)、數(shù)量最多的資料，反映整個(gè)施工過(guò)程的原始資料。第三部分試驗(yàn)室資料和原材料檢測(cè)資料，主要注重一些原材料是否達(dá)標(biāo)，出現(xiàn)質(zhì)量事故有章可循。第四部分施工日志、工程照片、施工總結(jié)。第五部分計(jì)量資料、變更資料和缺陷責(zé)任期的文件，這些文件往往因?yàn)橥旯ず蟛糠钟?jì)量未辦理或2年的缺陷責(zé)任期未滿(mǎn)，施工單位無(wú)法及時(shí)提交，但必須要保證在竣工驗(yàn)收前3個(gè)月完成提交。
施工單位的資料組卷就緒后，填寫(xiě)《竣工資料移交申請(qǐng)表》連帶案卷目錄一起經(jīng)監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后移交建設(shè)單位。一式兩份，注明本工程何時(shí)通過(guò)交工驗(yàn)收，移交的文件材料內(nèi)容。
三、工程檔案收集中的注意事項(xiàng)
1、工程資料必須是原始件，如其他出現(xiàn)有原件的復(fù)印件，必須在復(fù)印件上注明原件出處。
2、工程資料記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容詳細(xì)、計(jì)算準(zhǔn)確，整理應(yīng)分類(lèi)編排、裝訂整齊。
3、照片檔案的文字說(shuō)明內(nèi)容要具備五要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景。工程錄像資料每盤(pán)必須標(biāo)明拍攝日期、地點(diǎn)、人物、背景、主題等說(shuō)明。
4、變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號(hào)依次匯總整理組卷?？⒐D紙如涉及到變更的地方，要求施工單位在所在圖紙上注明變更的出處，并編制設(shè)計(jì)變更與修改后的竣工圖檔號(hào)對(duì)照一覽表。
四、工程檔案的后期利用
建設(shè)項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于整個(gè)基本建設(shè)全過(guò)程，歷史地真實(shí)地反映和記錄了這種智力創(chuàng)造和勞動(dòng)的全過(guò)程，合理的利用工程檔案對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)其他工程也起著借鑒與參考的作用。
