摘要：物資采購與付款控制在一個企業(yè)的內控制度中占有極其重要的地位，但在實際操作中，很多企業(yè)由于崗位設置不科學，人員配備不合適，設計流程不規(guī)范，致使物資采購與付款的控制力度不到位，給企業(yè)帶來許多不必要的麻煩，甚至造成很大的經濟損失。本文以“內部控制——物資采購與付款控制”的理論為依據，結合筆者在日常財務管理工作中經常遇到的問題，對物資采購與付款控制，從采購流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程等方面進行設計，并對設計流程的特點及有待解決的問題加以闡述，以期對類似問題的解決起到一定的借鑒意義，從而推動財務管理工作的發(fā)展。
關鍵詞：物資采購 付款控制 流程設計
物資采購與付款控制是內部控制制度的重要內容，也是構成成本費用的主要組成部分。如果物資采購與付款控制制度設計與執(zhí)行不力，都會給企業(yè)帶來諸如資金流失、成本加大、產品質量下降、營業(yè)業(yè)績不佳等諸多問題，因而，物資采購與付款控制在一個企業(yè)的內控制度中占有極其重要的地位。
一、物資采購與付款控制概述
根據內控制度的要求，物資采購與付款控制主要包括崗位分工控制、授權批準控制、請購控制、審批控制、采購控制、驗收控制、付款控制、監(jiān)督檢查等，其中最主要的方面是崗位分工控制。崗位分工控制又包括三方面的內容：第一，建立物資采購與付款的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。第二，采購與付款業(yè)務的不相容崗位包括請購與審批、詢價與確定供應商、采購合同的訂立與審核、采購驗收與相關會計記錄、付款申請及審批與執(zhí)行。第三，嚴禁由同一部門和個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。物資采購與付款控制制度的設計與執(zhí)行具有如下重要意義：
?。ㄒ唬┠芊乐蛊髽I(yè)資金流失，提高資金使用效率
嚴格的物資采購與付款業(yè)務控制流程，能使請購、詢價、經辦、審核、審批、驗收、付款等環(huán)節(jié)相互牽制，相互監(jiān)督，可以防止采購人員因各種原因而報銷不真實的采購業(yè)務，杜絕采購、生產、驗收等部門串通捏造虛假的采購業(yè)務，以套取資金，造成資金流失；另外，管理規(guī)范、信譽良好的采購活動，還能起到延期付款的作用，加快流動資金周轉速度，提高資金使用效率。
?。ǘ┠芴岣卟少彶牧系馁|量，降低成本費用
有些采購人員主人翁意識較差，專業(yè)素質較低，可能會為了一己私利與客戶串通，甚至收受回扣，高價購買質量低劣的材料，造成企業(yè)成本費用加大，產品質量不過關，盈利水平降低，給企業(yè)的聲譽造成惡劣的影響。如果詢價、經辦、審核、驗收等崗位能做到有效的分離，就能采購到價廉物美的物資，從而達到提高物資采購的質量、降低成本費用的目的。
?。ㄈ┠芴嵘芾硭?，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化，促進企業(yè)健康發(fā)展
物資采購與付款控制是財務管理的主要內容，也是企業(yè)整體管理的重要組成部分。物資采購與付款控制執(zhí)行到位，能促進內控制度進一步完善，推動企業(yè)各部門共同發(fā)展，并能形成強大的合力，提升企業(yè)的總體管理水平，促進企業(yè)積極健康發(fā)展。
二、物資采購與付款控制過程中常見的問題
?。ㄒ唬┤藛T配備不足，不相容崗位未完全分離
許多企業(yè)為了節(jié)約人員開支，組織機構設置比較簡單，采購部門、財務部門、行政部門人員編制較少，大多是一個部門設置一個人，甚至不設置采購部門，而由別的部門人員來代替采購，導致不相容崗位很難完全分離，最常見的現(xiàn)象是當生產部門需要物料時，僅向領導匯報后，就由生產部門自己詢價、確定供應商、簽訂采購合同，而不是由專門的采購部門來負責采購業(yè)務。有的企業(yè)為了監(jiān)督，會派一名財務人員監(jiān)督生產部門的采購，但實質上也起不到很好的監(jiān)督作用。這些做法會使詢價與確定供應商、合同的訂立與審核、付款申請、審批與執(zhí)行不能完全分離，導致諸多采購問題的發(fā)生，例如采購責任人主觀意識比較強，考慮難免不周全；有的采購員私心比較重，可能會鉆空子，甚至編造虛假的采購業(yè)務，收受回扣，高價采購或采購有質量問題的產品，給企業(yè)造成不良的后果。
?。ǘ徫宦氊熁靵y，內控制度起不到應有的控制作用
由于企業(yè)領導不太了解內部控制制度的要求，在給職工分配崗位職責時，不太注重崗位分離制度，導致分工混亂，或者分工以后隨意頻繁變動原有的崗位設置，不相容崗位分不開；某些企業(yè)人員編制少，崗位設置有限，沒有充足的人員充分實施崗位分離制度，會出現(xiàn)一個人同時負責幾個崗位的現(xiàn)象，不相容崗位的工作很可能都落在一個人身上；某些企業(yè)當采購業(yè)務比較緊急，而又臨時無適合的采購人員時，會派遣無采購經驗的人員負責采購，也沒有顧及不相容崗位相分離制度。上述現(xiàn)象都會導致崗位職責分配混亂，不相容職位不分離，違反了內控制度的要求，使內控制度形同虛設，起不到很好的控制作用。
?。ㄈ┪镔Y采購流程不合理，內部控制效果不理想
物資采購的程序一般是：請購→審批→詢價→確定供應商→簽訂采購合同→審核→采購→驗收→付款申請→付款審批→付款執(zhí)行。可以看出，完善的采購程序周期比較長，涉及的內容也比較多，可以起到相互牽制、相互控制的作用。但許多企業(yè)因為各種原因，人為縮短、簡化采購程序，導致控制效果不理想。比如，有的企業(yè)由生產部門根據需要直接詢價→確定供應商→采購→報賬，省去了審批、簽訂合同、審核、驗收等環(huán)節(jié)；有的企業(yè)由行政部門根據需要直接詢價→確定供應商→簽訂合同→采購→付款；有的企業(yè)物資采購完成后，不經過會計審核，直接找出納報賬。上述做法都人為縮短、簡化了采購程序，雖然采購方法便捷，速度快，節(jié)省了時間和人力，但長此以往，采購中的弊端會不斷出現(xiàn)，造成的后果是不堪設想的。
（四）采購人員素質較低，出現(xiàn)人為不控制的現(xiàn)象
某些企業(yè)盡管其采購制度比較嚴格，但有的采購人員專業(yè)素質較低、職業(yè)道德差、主人翁意識不強、自利心理比較重，往往不顧及公司整體利益，為了個人的私利，降低采購要求、甚至高價購買低質產品，從而出現(xiàn)了人為不控制的現(xiàn)象，損害了本企業(yè)的利益，給內控制度的有效執(zhí)行人為設置了一道障礙。
三、物資采購與付款控制流程設計
?。ㄒ唬┪镔Y采購與付款控制流程設計圖
1.物資采購流程圖。
2.付款流程圖。
3.監(jiān)督檢查流程圖。
（二）物資采購與付款控制流程設計特點
物資采購與付款內部控制流程設計雖然有多種多樣，但萬變不離其宗，根據內控制度的要求，其關鍵的控制點大都一致。上述設計流程基本涵蓋了所有關鍵的控制點，各關鍵控制點都與上下環(huán)節(jié)分開執(zhí)行，將不相容崗位完全分離開來，并有嚴格的監(jiān)督檢查控制，設計思路清晰，結構簡單，流程順暢，控制嚴格，可操作性強，能解決實際工作中經常出現(xiàn)的一些問題，具有一定的現(xiàn)實意義。
?。ㄈ┪镔Y采購與付款控制流程可以解決的問題
物資采購流程、付款流程及監(jiān)督檢查流程中的控制內容和可以解決的問題如表1所示。
從表1可以看出，此控制流程包括物資采購流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程，各流程控制設置全面，崗位分工合理，使不相容崗位完全分離開來，解決了日常工作中經常出現(xiàn)的崗位分離問題、授權批準問題、職責分工問題、采購流程問題、人員素質問題等，是一個合理可行的采購與付款控制流程設計。
綜上，本文的研究以“內部控制——采購與付款控制”的理論為依據，針對日常工作中經常出現(xiàn)的問題，對采購與付款內部控制作了細致的研究，得到了一個較為合理的設計方案。目前，有關物資采購與付款的內控制度和流程的研究并不多，本設計流程研究可以充實這方面的研究。本設計流程關鍵控制點比較多，在實際執(zhí)行當中崗位設置也會比較多，因而能解決日常工作中出現(xiàn)的崗位少、職責分工不清、操作流程不合理等問題，可以回避風險、減少損失，避免舞弊行為的產生，從而推動財務管理工作更上新臺階，提升企業(yè)的總體管理水平，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化，促進企業(yè)健康穩(wěn)步向前發(fā)展。S
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