中國內(nèi)部審計2001.11
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下內(nèi)部控制的創(chuàng)新
葛曦
傳統(tǒng)的單機電算化系統(tǒng)在手工系統(tǒng)的基礎(chǔ)上提高了工作效率，但沒能彌補手工系統(tǒng)下內(nèi)部控制的不足，甚至還帶來了新的問題，而網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用較好地解決了這一問題，使電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善。本文擬就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下內(nèi)部控制的創(chuàng)新作以下幾方面的探討：
一、 網(wǎng)絡(luò)化管理對控制環(huán)境的變革
我國目前擁有計算機的企業(yè)已不在少數(shù)，但由于缺少總體的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)思與設(shè)計，各部門所使用的計算機大多各自為政，他們只是借助計算機滿足手工狀態(tài)下企業(yè)內(nèi)部控制和信息處理的要求，而很少甚至根本沒有顧及現(xiàn)代信息技術(shù)自身的特征。這種缺乏信息相互交換的企業(yè)單個部門信息系統(tǒng)，我們稱其為“信息孤島”。由于各部門信息系統(tǒng)之間不能有效交換信息，從而使得企業(yè)任何一個獨立的信息系統(tǒng)都無法提供某一決策所需要的全部信息。這不僅可能降低最終所獲數(shù)據(jù)的可靠性，導(dǎo)致決策的失誤，而且搜集這些信息的成本也非常昂貴。
網(wǎng)絡(luò)化管理為消滅“信息孤島”，實現(xiàn)各部門信息集成奠定了基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化管理的任務(wù)首先是要構(gòu)筑覆蓋企業(yè)整個經(jīng)營活動的信息網(wǎng)，其次要應(yīng)用適當?shù)能浖到y(tǒng)以保證各部門分散的。異質(zhì)的信息處理點能相互協(xié)調(diào)、有序、同步地進行工作。一般來說，信息集成包括三方面內(nèi)容：與底層過程控制系統(tǒng)信息集成；與供需鏈即采購、生產(chǎn)、銷售等階段的業(yè)務(wù)信息的集成；與專業(yè)信息系統(tǒng)的集成。在實現(xiàn)現(xiàn)代化管理過程中，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)和組織管理也隨之發(fā)生了深刻的變化；（l）生產(chǎn)技術(shù)由剛性自動化發(fā)展到柔性自動化、智能化。（2）組織結(jié)構(gòu)由多階梯狀的塔式結(jié)構(gòu)向扁平化、分散化、交叉化方向轉(zhuǎn)變。（3）打破傳統(tǒng)的部門分割，各部門對自己的業(yè)務(wù)全面負責(zé)，實行從頭到尾的全過程管理。（4）強調(diào)遍布企業(yè)上下的團隊合作和并行工作環(huán)境。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的重組
傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)是建立在會計循環(huán)和會計恒等式的基礎(chǔ)上。它的體系結(jié)構(gòu)是嚴格按照“填制憑證一登記賬簿一編制報表”的順序化業(yè)務(wù)流程。這種體系結(jié)構(gòu)雖然在內(nèi)部牽制方面能發(fā)揮一定作用，但是會重復(fù)存儲數(shù)據(jù)、降低會計報告及時性、單一化會計信息的內(nèi)容（如只提供原始成本中表示的貨幣性信息）。許多組織的單機電算化系統(tǒng)僅僅只是手工系統(tǒng)的翻版，雖然在一定程度上提高了工作效率，但并沒有改變這種體系結(jié)構(gòu)的本質(zhì)，也沒能消除它的不足之處。
在信息高度集成的環(huán)境下，保持不變的會計系統(tǒng)的相對地位不可避免地會隨之下降。為了滿足投資者對信息的多樣性需求，提高會計信息的相關(guān)性和及時性，更好地實現(xiàn)內(nèi)部控制的要求，迫切需要對現(xiàn)有會計業(yè)務(wù)流程進行重組。
重組后的會計部門根據(jù)事件驅(qū)動原理來構(gòu)建會計業(yè)務(wù)流程。企業(yè)會計部門主要提供經(jīng)過簡單加工的、具有標準編碼的源數(shù)據(jù)信息，類似于現(xiàn)有會計業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一會計科目的編碼，并將它們集中在Internet網(wǎng)上的一個存儲源數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫中。與此同時，設(shè)立一個加工模型庫，存儲滿足不同信息需求的多種模型，這些模型的作用類似建筑師的建筑物模型，能夠幫助客戶確定需求，其實質(zhì)是計算機應(yīng)用程序，能夠從源數(shù)據(jù)信息庫中讀取信息，進行信息輸出。當決策者需要某種信息時，根據(jù)不同事件驅(qū)動相應(yīng)處理程序就可以得到相關(guān)的信息。在Internet網(wǎng)上的源數(shù)據(jù)信息庫基礎(chǔ)上，再應(yīng)用大眾傳播理論，還可以實現(xiàn)會計信息使用者提取信息與企業(yè)處理信息同步。此外，網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)和實體——關(guān)系組織結(jié)構(gòu)，為經(jīng)濟事項多維屬性之間的有序組織和聯(lián)系提供了技術(shù)上的支持，使企業(yè)業(yè)務(wù)新流程能夠具有多種計量屬性，極大提高了會計信息相關(guān)性。
三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對控制程序的完善
l、交易授權(quán)通過計算機程序自動完成。交易授權(quán)的目標就是確保信息系統(tǒng)處理的所有重大交易都是真實有效的，而且符合管理當局的目標。在工業(yè)社會的企業(yè)組織管理架構(gòu)下，交易授權(quán)通?？煞譃槿悾阂皇墙柚诮?jīng)辦人員來實現(xiàn)；二是通過程序（不是計算機程序）控制來實現(xiàn)，如利用最低存貨水平對購貨的控制；三是通過對非正常交易的個案控制來實現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對信息處理的高度集成性，幾乎所有交易授權(quán)都可包容到不同的計算機軟件模塊中，從而減少人工的介入。例如采購系統(tǒng)模塊可以確定應(yīng)當在什么時間、向哪個供應(yīng)商定貨，以及定多少等，這些交易授權(quán)都可以在完全沒有人工介入的情形下通過計算機程序自動完成。
2．監(jiān)控與操作的分離實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。由于計算機的自動高效使工作人員減少，各種手續(xù)都被合并到一起由計算機統(tǒng)一執(zhí)行，從而不能像手工方式那樣相互牽制，成為內(nèi)控隱患。但是從另一個角度看，手工系統(tǒng)下的“多方牽制”也不是一個成熟的牽制方法，只是通過多人的重復(fù)勞動實現(xiàn)“牽制”。因此，必須找到充分利用網(wǎng)絡(luò)實時高效的特點的方法。一個比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務(wù)同時進行多方備份，當會計人員進行賬務(wù)處理時，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機器上，則監(jiān)控人員進行即時或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分，實現(xiàn)了有效牽制。＊
