【摘要】本文以用友ERP-U8.72為例，總結(jié)和剖析了反向操作的基本原理，并結(jié)合典型案例分析了反向操作的基本處理思路和方法，以期為實務(wù)操作人員提供參考和幫助。
【關(guān)鍵詞】財務(wù)軟件 反向操作 基本原理
一、反向操作的基本原理
在財務(wù)軟件應(yīng)用中，很多操作相互之間是有關(guān)聯(lián)和先后順序的。當(dāng)后續(xù)的操作完成后，若發(fā)現(xiàn)前面的操作有誤想要修改時，就需撤消后續(xù)操作后才能修改。如果后續(xù)操作有很多項，就需要逆著操作順序，一步步進行撤消修改，否則不允許進行更正操作。而一些基本規(guī)則在財務(wù)軟件設(shè)計中也得到了充分的體現(xiàn)，如：已有數(shù)據(jù)的科目不能修改科目性質(zhì)；如果科目已錄入期初余額或已制單，則不能刪除；已記過賬，則不能再輸入、修改期初余額；憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，等等。
對于類似問題的處理，只需在理清操作間關(guān)聯(lián)性的基礎(chǔ)上，注意操作的先后順序，如果是“一二三”的順序，則處理時就按“三二一”的順序逆向進行撤消，就可進行更改和刪除等操作了，這就是反向操作的基本原理。以下以用友ERP-U8.72為例進行說明。
二、反向操作典型案例
案例一：客戶檔案不需要分類，但卻進行了分類設(shè)置，并且已錄入客戶分類及客戶檔案信息，應(yīng)如何處理？
在此案例中，只有選擇了客戶要進行分類的控制參數(shù)選項，后續(xù)才能進行客戶分類檔案的建立，而只有先建立了客戶分類檔案，才能錄入客戶的具體檔案信息。因此，導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序依次為：步驟一，在建立賬套時選擇了“客戶是否分類”的選項；步驟二，在客戶分類檔案中人為添加了客戶分類信息；步驟三，在客戶檔案中錄入了相關(guān)客戶檔案信息。
處理這一問題時，按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟三，將客戶檔案中的客戶信息全部刪除；再撤消步驟二，將客戶分類檔案中的分類信息全部刪除；最后撤消步驟一，由賬套主管注冊進入“系統(tǒng)管理”，通過執(zhí)行“修改賬套”命令，再次調(diào)出“基礎(chǔ)信息”設(shè)置界面，將其中的“客戶是否分類”的選項取消，使操作回歸原點。這樣就可以正向進行正確的設(shè)置和后續(xù)檔案信息的錄入了。
在進行上述反向操作時，應(yīng)注意“三二一”的順序不能顛倒。比如，如果不先撤消步驟三和步驟二的操作，即便找到步驟一中的“客戶是否分類”的選項，也會發(fā)現(xiàn)此參數(shù)呈灰色顯示，不允許進行修改。另外，進行反向操作時還應(yīng)注意針對同一步驟的設(shè)置，撤消時所使用的命令及操作員都可能與之前不同。比如，步驟一是由系統(tǒng)管理員建立賬套時所進行的操作，但撤消步驟一時則是由賬套主管通過修改賬套來完成的。
案例二：在錄入應(yīng)收賬款的期初余額時，發(fā)現(xiàn)其數(shù)額為應(yīng)錄數(shù)額的兩倍，是何原因？應(yīng)如何處理？
出現(xiàn)這一情況，一般是由于用戶所設(shè)置的會計科目為輔助核算科目，如本例中的應(yīng)收賬款要求設(shè)置為“客戶往來”輔助核算科目，但用戶在最初錄入期初余額時卻忘記進行此項設(shè)置，而直接錄入了期初余額數(shù)據(jù)。后續(xù)發(fā)現(xiàn)此問題時，在未刪除已錄數(shù)據(jù)的前提下，又為應(yīng)收賬款設(shè)置了輔助核算類型，并錄入輔助賬期初余額數(shù)據(jù)，這樣返回“會計科目”界面時就會發(fā)現(xiàn)期初余額的數(shù)額翻倍了。
要解決這一問題，應(yīng)先明確導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，在“期初余額錄入”界面錄入應(yīng)收賬款期初余額；步驟二，為應(yīng)收賬款設(shè)置了“客戶往來”的輔助核算類型；步驟三，進入“客戶往來期初”界面，錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。
處理這一問題時，仍應(yīng)按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟三，將“客戶往來期初”界面中所錄數(shù)據(jù)全部刪除；再撤消步驟二，取消應(yīng)收賬款的“客戶往來”輔助核算類型；最后撤消步驟一，將錄入的應(yīng)收賬款期初余額刪除。這樣操作又回歸到了原點，然后就可以正向進行重新設(shè)置和錄入工作了，具體操作步驟為：先為應(yīng)收賬款設(shè)置“客戶往來”的輔助核算類型，再進入“客戶往來期初”界面，錄入應(yīng)收賬款輔助賬期初余額。
在進行上述反向操作時，也需注意“三二一”的順序不能顛倒。在實際操作中，用戶往往在撤消完步驟三的內(nèi)容后，就不知如何去做了。因為此時雖然在“會計科目”界面看到了步驟一中所錄入的期初余額，但如果不先撤消步驟二的“客戶往來”輔助核算類型的設(shè)置，則期初余額是無法刪除的。
案例三：在進行數(shù)據(jù)權(quán)限分配時，本應(yīng)為操作員馬方設(shè)置“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”、“其他應(yīng)收款”五個科目的明細賬查詢權(quán)限，但卻將這五個科目的制單和查詢權(quán)限都賦予了馬方，應(yīng)如何處理？
當(dāng)出現(xiàn)上述情況時，用戶往往會在“記錄權(quán)限設(shè)置”界面取消“制單”的選項，然后單擊“保存”按鈕，希望能更改錯誤設(shè)置，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)更改并未成功。對此，應(yīng)先梳理思路，明確一下導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，執(zhí)行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”命令，在“權(quán)限瀏覽”界面，先選擇“業(yè)務(wù)對象”為“科目”，再在“用戶及角色”欄中選擇操作員“馬方”，然后單擊“授權(quán)”按鈕，進入“記錄權(quán)限設(shè)置”界面。步驟二，在“記錄權(quán)限設(shè)置”界面，從“禁用”欄中找到五個科目，將其選入“可用”欄中，最后單擊“保存”按鈕。
按照反向操作的處理思路，解決這一問題時應(yīng)按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟二，在“記錄權(quán)限設(shè)置”界面，將已選入“可用”欄的會計科目重新選回“禁用”欄中。然后撤消步驟一，退回到“權(quán)限瀏覽”界面，查看“擁有的權(quán)限”欄中是否已為馬方清除了所有權(quán)限，即驗證撤消步驟二的操作是否設(shè)置成功，就可以開始正向操作了。因為“業(yè)務(wù)對象”已選為“科目”，“用戶及角色”也已選擇了“馬方”，這兩個設(shè)置沒有問題，所以就不需撤消，接下來，單擊“授權(quán)”按鈕，進入“記錄權(quán)限設(shè)置”界面，先取消“制單”的選項，然后再將五個科目從“禁用”欄選入“可用”欄，最后單擊“保存”按鈕即可。當(dāng)再次退回到“權(quán)限瀏覽”界面時，就可以在“擁有的權(quán)限”欄中看到馬方已被賦予了正確的數(shù)據(jù)權(quán)限。
在進行上述反向操作時，應(yīng)注意在撤消步驟二的操作中，將五個科目從“可用”欄又重新選回“禁用”欄，但五個科目回復(fù)的位置并不是原來的位置，而是被放置在了“禁用”欄的最后，這一點可能會對用戶進行撤消操作造成一定的阻礙，用戶會因找不到已退回的會計科目而不知如何繼續(xù)操作。另外還需進一步明確的是，反向操作并不意味著要把所有的操作完全撤消，如果正向操作時某個設(shè)置沒有問題，進行反向操作時就不需要進行撤消。比如在此案例中，將“業(yè)務(wù)對象”選為“科目”和將“用戶及角色”選為“馬方”的設(shè)置，因為這兩項設(shè)置本身沒有問題，所以在反向操作時就沒有進行撤消而是直接繼續(xù)后續(xù)的操作，同時也節(jié)約了操作時間。
案例四：在進行出納簽字時，系統(tǒng)提示“沒有符合條件的憑證”，應(yīng)如何處理？
造成出納無法簽字的原因多種多樣，此案例屬于其中的一種情況：由于用戶事先沒有在總賬系統(tǒng)控制參數(shù)中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項，后續(xù)填制憑證時，在未進行出納簽字的前提下已將憑證記賬，而記過賬后又想進行出納簽字時，就會出現(xiàn)“沒有符合條件的憑證”的提示信息，無法進行出納簽字。這主要是因為已記過賬的憑證是不允許再進行審核簽字的。按照反向操作的基本原理，先明確導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，進入總賬系統(tǒng)，執(zhí)行“設(shè)置—選項”命令，進行總賬控制參數(shù)的設(shè)置，但未在“權(quán)限”選項卡中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項。步驟二，對憑證進行審核。步驟三，對憑證進行記賬。
按照反向操作的處理思路，解決這一問題時應(yīng)按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟三，由賬套主管通過“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令取消記賬；再撤消步驟二，對于此案例無需做此步操作，因為憑證審核與否并不影響出納簽字工作的進行；最后撤消步驟一，回到“選項”界面的“權(quán)限”選項卡中，將總賬控制參數(shù)“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選中，然后出納人員就可以對憑證進行簽字了。
在進行上述反向操作時，還需要特別注意以下三點：
第一，取消記賬操作所使用的命令“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”需要先激活再使用，而激活操作與命令出現(xiàn)的位置有所不同。激活時，要先執(zhí)行“期末—對賬”命令，進入“對賬”界面，然后按Ctrl+H鍵，當(dāng)系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”的提示信息框時，此命令就會出現(xiàn)在“憑證”菜單中了。但這一操作只起到激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令的作用，想要取消記賬就必須進一步執(zhí)行“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令。這是用戶在實際操作中容易產(chǎn)生誤解的地方，經(jīng)常會有用戶認為只要把這個命令激活了，就相當(dāng)于取消了記賬，而實際上必須繼續(xù)完成下面的操作：退出“期末對賬”界面，在“憑證”菜單找到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，執(zhí)行此命令，按提示進行操作才真正取消了記賬。
第二，完整的憑證審核環(huán)節(jié)應(yīng)包括三項內(nèi)容：審核人員審核憑證、出納人員對出納憑證進行簽字和主管會計對憑證進行簽字。其中，審核人員審核憑證是系統(tǒng)要求必需的操作，如果憑證不審核將不能記賬，而后兩項內(nèi)容則是由用戶自行選擇決定的。如果在總賬控制參數(shù)中設(shè)置了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”和“憑證必須經(jīng)由主管會計簽字”，那么在審核環(huán)節(jié)就必須完成這兩項操作，否則憑證也不能進行記賬。因為這三項內(nèi)容是屬于同一環(huán)節(jié)的平行操作，操作時不分先后順序，因此，此案例中撤消步驟二的操作就無需進行，即不需取消審核，這一點也是用戶在實際操作中容易誤解的地方。同時，這一操作也再次說明了反向操作并不意味著要完全撤消所有的操作，如果某項操作并不影響后續(xù)正確操作的進行，就無需撤消。
第三，出納能否簽字，除了本案例中所出現(xiàn)的情況外，還應(yīng)仔細查看有沒有為“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”科目選擇“日記賬”選項，有沒有進行指定出納專管科目的設(shè)置，出納簽字時的業(yè)務(wù)日期是否選擇正確等等，這些都是保證出納簽字功能正常執(zhí)行的前提條件。
主要參考文獻
1. 王新玲，汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程（用友ERP-U8.72版）.北京：清華大學(xué)出版社，2009
2. 潘上永.會計電算化.北京：中國金融出版社，2007
【作 者】
張渭育
【作者單位】
（鄭州牧業(yè)工程高等專科學(xué)校經(jīng)濟管理系 鄭州 450046）
