每個企業(yè)都有自己完整的客戶、供應商管理制度，企業(yè)的ERP系統(tǒng)應能滿足企業(yè)客戶、供應商管理的需求，及時登記往來款項和準確反映應收、應付賬款的形成、回收、支付及增減變化情況并提供按月進行核對和清理的功能。在SAP系統(tǒng)中，用戶能詳細地記錄每張客戶發(fā)票是否已經(jīng)收款了，每張供應商發(fā)票是否已經(jīng)付款了，各種未達的資金項是否已經(jīng)到賬了等等，這些功能的實現(xiàn)需要借助SAP的清賬功能。
那什么是清賬呢？清賬（Clearing open items），從系統(tǒng)的角度說，是使客戶、供應商及總賬行項目從未清項變成已清項的事務操作；從業(yè)務的角度說，清賬代表著交易的完成，以客戶業(yè)務為例說明。發(fā)生銷售業(yè)務時，借記客戶行項目，形成客戶借方的未清項；對客戶收款時，貸記客戶行項目，形成客戶貸方的未清項；在未清賬之前，此筆業(yè)務的行項目在系統(tǒng)中均以未清項列示，只有經(jīng)過清賬的操作，未清項才能變成已清項，意味著此筆銷售業(yè)務的完成。
清賬一般包括平時手工清賬和月末自動清賬兩種方式。本文主要分析SAP的手工清賬。SAP提供兩種手工清賬的方式，賬戶清賬（account clearing）和記賬并清賬（post with clearing），兩種清賬方式速途同歸，但適用的情況和操作步驟不同。
▲▲一、賬戶清賬
當某賬戶的行項目既有借方又有貸方，且借貸方相加減后余額為零，可以采用賬戶清賬。賬戶清賬對客戶和供應商的余額沒有任何影響，當選擇的金額和憑證的金額相同，就會產(chǎn)生一張有憑證頭的清賬憑證。常見的應用業(yè)務場景如下：
場景一，某客戶或供應商的發(fā)票業(yè)務和收付款業(yè)務相沖減；
場景二，某客戶的預收業(yè)務沖減應收業(yè)務，某供應商的預付業(yè)務沖減應付業(yè)務；
場景三，某客戶或供應商的發(fā)票業(yè)務與貸項憑單業(yè)務相沖減；所謂貸項憑單業(yè)務指的是賬務處理與發(fā)票業(yè)務完全相反，需要系統(tǒng)開具紅色發(fā)票的業(yè)務，比如，因物流等原因導致客戶實際收貨的數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致，則需要在系統(tǒng)中給客戶做貸項憑單。
▲▲二、記賬并清賬
當某客戶賬戶只有借方行項目，或某供應商賬戶只有貸方行項目，則可以采用記賬并清賬的方法。常見的業(yè)務場景是客戶在系統(tǒng)中完成了發(fā)票業(yè)務，可以在收到客戶款項時選擇收款記賬并清賬；供應商在系統(tǒng)中完成了發(fā)票業(yè)務，可以在對供應商付款時選擇付款記賬并清賬。如果收付款的金額恰好等于所選擇的發(fā)票金額，則行項目自動從未清項變成已清項，業(yè)務完成；但在實際業(yè)務中，經(jīng)常存在收付款金額與發(fā)票金額不一致的情況，針對這樣的收付款差異，SAP提供了兩種處理方式，部分支付清賬（Partial payment）和剩余項目清賬（Residual items）。企業(yè)可以根據(jù)實際業(yè)務的具體情況選擇不同的方式。下面舉例說明：
業(yè)務場景：某客戶因銷售業(yè)務借方有10000元的未清項，客戶本次付款8000元。
如果采用部分支付清賬，通常會產(chǎn)生一張新的付款憑證，原來借方10000元的行項目依舊是未清項，賬務處理如下：
借：銀行存款 8000
貸：客戶明細賬（應收賬款） 8000 （未清項）
如果采用剩余項目清賬，則原來借方10000元的行項目會變成已清項，同時產(chǎn)生一新的未清項憑證，賬務處理如下：
借：銀行存款 8000
客戶明細賬（應收賬款） 2000 （未清項）
貸：客戶明細賬（應收賬款） 10000 （已清項）
▲▲三、部分支付清賬與剩余項目清賬的比較分析
采用部分支付清賬，相關的行項目依然作為未清項保留在賬戶上，包括原來發(fā)票的行項目及本次收付款的行項目，只有當發(fā)票的全部金額收付訖后，所有的未清項才能變成已清項。部分付款清賬的優(yōu)點是，能夠清晰地反映整個往來業(yè)務的發(fā)生情況，方便賬務查詢和對賬。
采用剩余項目清賬，本次付款后的差額部分會形成新的未清項，原來發(fā)票的未清項會變成已清項。另外，新的未清項可以根據(jù)需要選擇保留原來的付款條件還是定義新的付款條件。優(yōu)點是能隨時反映某筆業(yè)務當前的未清項余額，但是不能直觀地反映出原始應收應付業(yè)務的行項目是如何形成的，而且會導致虛增發(fā)生額。
清賬是SAP財務管理中的一個強大功能，它使得每條業(yè)務記錄都很清楚，是對賬和自身核對的強有力的工具。同時它也是賬齡分析、催款、自動付款、對賬函、往來賬核對等延伸功能的基礎。
作者：高滋棠
