【摘要】企業(yè)使用用友 ERP-U872對供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)進(jìn)行操作的時(shí)候，容易出錯(cuò)。本文從會計(jì)程序入手，把企業(yè)的供應(yīng)鏈系統(tǒng)從資金流和物流兩個(gè)方面進(jìn)行了說明，從而提出了供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)應(yīng)用與操作的解決方案。
【關(guān)鍵詞】供應(yīng)鏈 ERP-U872 采購 資金流
一、采購業(yè)務(wù)流程
為了便于理解和操作， 采購業(yè)務(wù)可以分為兩個(gè)部分：資金流和物流。采購業(yè)務(wù)的資金流主要是指購買商品，付款和其他活動；物流主要是指貨物轉(zhuǎn)移檢查和入庫等業(yè)務(wù)。為了使業(yè)務(wù)流程更加清晰，筆者對業(yè)務(wù)流程中的一些單據(jù)進(jìn)行省略，如采購請購單、采購到貨通知等。
（一）資金流業(yè)務(wù)
1. 現(xiàn)金購買和賒銷購買。這兩個(gè)采購業(yè)務(wù)所涉及的資金流的基本過程是一致的，都需要通過采購管理系統(tǒng)和應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)來核算。主要涉及的單據(jù)有：采購訂單、采購專用或普通發(fā)票、采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票、轉(zhuǎn)賬支票存根。主要業(yè)務(wù)操作步驟：
第一步：錄入原始憑證。首先打開采購管理系統(tǒng)選中錄入采購訂單；然后根據(jù)提示輸入采購專用發(fā)票或普通發(fā)票的信息，運(yùn)費(fèi)如有涉及，則需要錄入運(yùn)費(fèi)發(fā)票的信息；最后，如果采購業(yè)務(wù)是現(xiàn)付，應(yīng)在窗口“現(xiàn)付”的方格打鉤，并輸入具體的付款的結(jié)算方式和金額等信息，最終完成款項(xiàng)的支付。
第二步：審核原始憑證。點(diǎn)擊應(yīng)付款管理系統(tǒng)選中“應(yīng)付單據(jù)審核”，先審核發(fā)票。這時(shí)發(fā)票可能顯示不出來，這就需要事先在“未完全報(bào)銷”項(xiàng)下打鉤。
第三步：生成記賬憑證。點(diǎn)擊應(yīng)付款管理系統(tǒng)選中“制單處理”選項(xiàng)，當(dāng)采購是賒購的時(shí)候， 選擇“發(fā)票制單”項(xiàng)目，記賬憑證根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應(yīng)分錄為：借：物資采購，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）；貸：應(yīng)付賬款或應(yīng)收票據(jù)。當(dāng)采購是現(xiàn)金付款的時(shí)候，選擇“現(xiàn)結(jié)制單”項(xiàng)目，記賬憑證為根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應(yīng)分錄為：借：在途物資，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）；貸：銀行存款等。
當(dāng)采購是賒購，企業(yè)在付款日付款的時(shí)候，點(diǎn)擊應(yīng)付款管理系統(tǒng)，選中“付款單據(jù)錄入”，另外根據(jù)提示錄入付款的結(jié)算方式和數(shù)額等信息，然后再點(diǎn)擊審核生成憑證。
2. 采購?fù)素洸僮?。采購?fù)嘶貥I(yè)務(wù)是指采購發(fā)票已經(jīng)錄入系統(tǒng)但又要退回的貨物，沒有錄入的購買發(fā)票退回只需要考慮貨物的流轉(zhuǎn)。采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程一般分為款項(xiàng)可以收回和不能收回兩種情況，這兩種情況和企業(yè)的現(xiàn)購和賒購的業(yè)務(wù)操作流程大致一樣。
（二）物流業(yè)務(wù)
采購入庫業(yè)務(wù)一般有按發(fā)票金額入賬和暫估入賬之分，這兩種情況的操作流程不同，所以對于采購業(yè)務(wù)的入庫操作，首先要區(qū)分上述兩種情況。判斷這兩種情況，要看是否有發(fā)票，有發(fā)票則按照發(fā)票金額入賬，如果月末還未收到發(fā)票，則應(yīng)按暫估入庫的流程處理。
1. 正常入庫業(yè)務(wù)。購進(jìn)貨物后入庫業(yè)務(wù)和先購進(jìn)然后才入庫都是正常入庫的類型，一般其物流的流程都是從庫存管理系統(tǒng)到存貨核算系統(tǒng)，主要的單據(jù)是采購入庫單。主要業(yè)務(wù)流程如下：
第一步：錄入和審核原始憑證。選擇庫存管理系統(tǒng)，在其中可以直接錄入也可以通過選中采購訂單錄入方式，并進(jìn)行保存然后審核。
第二步：結(jié)算采購業(yè)務(wù)。首先從采購管理系統(tǒng)中找到“手工結(jié)算”進(jìn)行選單，其次選出與入庫單相匹配的發(fā)票，包括運(yùn)費(fèi)發(fā)票，可以將運(yùn)費(fèi)分?jǐn)側(cè)肫洳少彽某杀荆缓筮x擇“結(jié)算”進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)算。
第三步：登記存貨實(shí)物賬。在存貨核算系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的入庫單進(jìn)行記賬，系統(tǒng)會自動識別入庫單是否辦理了采購結(jié)算，來確定是正常入庫還是暫估入庫。
第四步：生成記賬憑證。從存貨核算系統(tǒng)中點(diǎn)擊“生成憑證”，單據(jù)類型選擇“采購入庫單（報(bào)銷記賬）”，最后點(diǎn)擊入庫單生成憑證。相應(yīng)分錄為：借：原材料；貸：物資采購等。
采購?fù)嘶貥I(yè)務(wù)與上述業(yè)務(wù)的流程幾乎一致，唯一的區(qū)別是入庫單用紅字錄入。生成的記賬憑證也與上述科目相同，只是金額是用紅字。
2. 暫估入庫業(yè)務(wù)。對于這類業(yè)務(wù)，一般用月初回沖方式進(jìn)行處理，月初回沖指本月尚未收到發(fā)票而貨物先到時(shí)，可以先把這些采購的入庫單做暫估記賬，在下個(gè)月初時(shí)回沖形成紅字回沖單。
（1）暫估入庫月末處理。企業(yè)應(yīng)該把發(fā)生在本月的“貨到單未到”入庫貨物做暫估業(yè)務(wù)處理。與正常入庫流程的區(qū)別就是不用辦理采購結(jié)算，其具體操作方式參照正常入賬的程序。
（2）月初紅字沖銷。對于暫估業(yè)務(wù)，次月初要制作“紅字回沖單”憑證。在存貨核算界面中，選擇“財(cái)務(wù)核算”中生成憑證的選項(xiàng)，選擇“生成憑證”菜單，點(diǎn)擊“紅字回沖單”和生成憑證的單據(jù)，最后點(diǎn)擊生成。相應(yīng)分錄為：借：原材料 （紅字）；貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款（紅字）。
（3）單據(jù)到達(dá)。當(dāng)發(fā)票到達(dá)企業(yè)后，要對貨物的資金流和物流同時(shí)做出處理。資金流是根據(jù)款項(xiàng)是否收付分成現(xiàn)購或賒購兩種情況，具體流程不再贅述。物流的處理與正常入庫的流程有所不同，要注意兩個(gè)方面：第一，如果采購入庫單已經(jīng)在上月錄入系統(tǒng)，那么這次可以不重復(fù)錄入，而對金額進(jìn)行采購結(jié)算；第二，在存貨核算模板系統(tǒng)中，選擇“結(jié)算成本處理”選項(xiàng)和“暫估處理查詢”菜單，點(diǎn)擊要進(jìn)行暫估的結(jié)算單，單擊“暫估”選項(xiàng)。系統(tǒng)會生成一張藍(lán)字回沖單，并自動生成入庫的憑證。憑證上的分錄同正常入庫。
二、銷售業(yè)務(wù)處理
銷售業(yè)務(wù)主要指企業(yè)進(jìn)行銷售計(jì)劃并進(jìn)行報(bào)價(jià)，與供應(yīng)商訂立銷售合同，然后發(fā)出商品與發(fā)票等一系列的處理過程。銷售業(yè)務(wù)可以從資金流和物流兩方面進(jìn)行介紹，資金流一般是指商品銷售，收到貨款這個(gè)活動；物流主要是指發(fā)出商品，產(chǎn)品出入庫登記等活動。
（一）資金流業(yè)務(wù)
1. 現(xiàn)金銷售和賒銷。這兩個(gè)采購業(yè)務(wù)所涉及的現(xiàn)金流的基本過程一致，都需要通過銷售管理系統(tǒng)和應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)來核算。主要涉及的單據(jù)有:銷售訂單、銷售專用或普通發(fā)票、銷售運(yùn)費(fèi)發(fā)票等。主要業(yè)務(wù)操作步驟：
第一步：錄入原始憑證。首先打開銷售管理系統(tǒng)選中錄入銷售訂單。然后在管理系統(tǒng)中根據(jù)提示輸入銷售專用發(fā)票或普通發(fā)票的信息。最后，如果銷售業(yè)務(wù)是現(xiàn)金付款，應(yīng)在窗口“現(xiàn)收”的方格打鉤，并輸入具體的收款的結(jié)算方式和金額等信息，最終完成款項(xiàng)的結(jié)算。
第二步：審核原始憑證。首先點(diǎn)擊應(yīng)收款管理系統(tǒng)選中“應(yīng)收單據(jù)審核”項(xiàng)目，先審核發(fā)票。若業(yè)務(wù)為現(xiàn)銷，選擇“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”選項(xiàng)。
第三步：生成記賬憑證。點(diǎn)擊應(yīng)收款管理系統(tǒng)選中“制單處理”選項(xiàng)，當(dāng)銷售是賒銷的時(shí)候， 選擇“發(fā)票制單”項(xiàng)目，記賬憑證為根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應(yīng)分錄為：借：應(yīng)收賬款；貸：主營業(yè)務(wù)收入，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）。當(dāng)銷售是現(xiàn)金收款的時(shí)候，選擇“現(xiàn)結(jié)制單”項(xiàng)目，記賬憑證為根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應(yīng)分錄為：借：銀行存款；貸：主營業(yè)務(wù)收入，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）。
當(dāng)銷售是賒銷，企業(yè)在收款日收到錢的時(shí)候，點(diǎn)擊應(yīng)收款管理系統(tǒng)，從中選中“收款單據(jù)錄入”，另外根據(jù)相應(yīng)的提示，錄入收款的結(jié)算方式和數(shù)額等信息，然后再點(diǎn)擊審核生成憑證。
2. 采購?fù)素洸僮?。這里所說的銷售退回業(yè)務(wù)是指購貨方開了發(fā)票確認(rèn)相應(yīng)的收入之后又發(fā)生了銷售的退回，未確認(rèn)收入的退回只需作出物流的相應(yīng)處理。銷售退回業(yè)務(wù)資金流的流程一般分為款項(xiàng)可以退和不能退兩種情況，這兩種情況和企業(yè)的現(xiàn)銷和賒銷的業(yè)務(wù)操作流程大致一樣。
（二）物流業(yè)務(wù)
銷售業(yè)務(wù)的物流指銷售發(fā)貨和出庫、存貨的庫存變動等活動?；緲I(yè)務(wù)的流程是從庫存管理系統(tǒng)到存貨核算系統(tǒng)。
值得注意的是，出庫憑證的生成時(shí)間，這主要由發(fā)出存貨所選擇的計(jì)價(jià)方法決定，若是系統(tǒng)中設(shè)置的是先進(jìn)先出法，系統(tǒng)會在商品銷售后自動計(jì)算發(fā)出存貨的成本；若是系統(tǒng)中設(shè)置的當(dāng)月加權(quán)平均法，在每個(gè)月月末，系統(tǒng)要先計(jì)算一個(gè)平均單價(jià)后，才可以生成憑證。主要涉及的單據(jù)為銷售出庫單。主要業(yè)務(wù)流程如下：
第一步：錄入和審核原始憑證。若是設(shè)置了“銷售生成出庫單”，那么當(dāng)發(fā)票錄入時(shí)，會自動生成出庫單。若沒有設(shè)置，可以選擇庫存管理系統(tǒng)，在其中可以直接錄入也可以通過選中銷售訂單錄入進(jìn)而錄入出庫單，并對其進(jìn)行保存然后審核。
第二步：登記存貨實(shí)物賬。在存貨核算系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的出庫單進(jìn)行記賬，系統(tǒng)在這時(shí)會自動根據(jù)存貨的發(fā)出計(jì)價(jià)來選擇計(jì)算存貨發(fā)出成本，若是系統(tǒng)中設(shè)置的是當(dāng)月加權(quán)平均法，在每個(gè)月月末，系統(tǒng)要先計(jì)算一個(gè)平均單價(jià)后，才可以生成憑證。
第三步：生成記賬憑證。根據(jù)存貨的發(fā)出計(jì)價(jià)計(jì)算存貨發(fā)出成本，并生成相應(yīng)的憑證。相應(yīng)分錄為：借：主營業(yè)務(wù)成本；貸：庫存商品。銷售退回業(yè)務(wù)物流的流程和上述的流程大致一樣。唯一的區(qū)別是在銷售出庫單需要錄入紅字的銷售出庫單，會計(jì)憑證的生成也與上述科目相同，只是數(shù)字為紅字而已。
主要參考文獻(xiàn)
王璐西.會計(jì)電算化.上海：高等教育出版社，2012
【作 者】
孫 羽 孫紅梅（教授）
【作者單位】
（陜西科技大學(xué)管理學(xué)院 西安 710021）
