摘要：本文論述了撫順市熱力有限公司供暖財(cái)務(wù)收費(fèi)集成管理系統(tǒng)的項(xiàng)目管理，探討了金蝶財(cái)務(wù)軟件實(shí)施及日常管理維護(hù)。我作為用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與了該項(xiàng)目，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃實(shí)施開發(fā)及日常財(cái)務(wù)資源管理，該系統(tǒng)具有嚴(yán)格的安全，穩(wěn)定，時(shí)實(shí)高效和可靠性能要求，是一個基于網(wǎng)絡(luò)的大型數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)分布式系統(tǒng)。為了克服傳統(tǒng)手工記帳的局限性，會計(jì)電算化被廣泛應(yīng)用。會計(jì)電算化是集計(jì)算機(jī)學(xué)、信息學(xué)、管理學(xué)、會計(jì)學(xué)等學(xué)科知識為一體的一門綜合性的邊緣學(xué)科，金蝶軟件記賬是隨著電子計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的飛速發(fā)展和會計(jì)改革的不斷深化所產(chǎn)生的結(jié)果。金蝶財(cái)務(wù)軟件記賬是電算化會計(jì)的一種體現(xiàn)形式。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)電算化 財(cái)務(wù)軟件實(shí)施 供暖企業(yè) 帳套維護(hù)
撫順市熱力有限公司依據(jù)本單位供暖收費(fèi)的特點(diǎn)及新的實(shí)際需求，在原有收費(fèi)軟件的基礎(chǔ)上，開發(fā)了基于金蝶財(cái)務(wù)軟件客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)、適于同城市多地點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)的供暖收費(fèi)集成管理系統(tǒng)。根據(jù)供暖收費(fèi)數(shù)據(jù)量大，要求速度快，查詢統(tǒng)計(jì)要求較高的特點(diǎn)，確定選用C/S模式來構(gòu)建整個系統(tǒng)。并通過虛似專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）技術(shù)實(shí)現(xiàn)總部財(cái)務(wù)部門與分支部門之間的數(shù)據(jù)傳送，公司總部財(cái)務(wù)部門采用VPN SERVER端，各分公司采用VPN的分支端，數(shù)據(jù)庫放在總部，異地的分公司能夠?qū)崟r(shí)性的遠(yuǎn)程訪問總部的數(shù)據(jù)庫，企業(yè)的這種VPN互聯(lián)解決方案，可以達(dá)到低成本、高安全性、高可靠性的實(shí)際效果，也便于協(xié)同動作和統(tǒng)一管理。
一、計(jì)劃階段編制完整的財(cái)務(wù)信息資源計(jì)劃
在企業(yè)準(zhǔn)備上財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)之前，應(yīng)該先問問自己：我們的財(cái)務(wù)收費(fèi)核算賬目是否明了？我們希望這個項(xiàng)目解決我們的哪些問題？最好在開始項(xiàng)目之前，完成前期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。對于一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，例如各種基本資料的編碼。我們有必要提前完成，免得拉長項(xiàng)目實(shí)施周期。金蝶財(cái)務(wù)軟件使用前，必須設(shè)置好基礎(chǔ)資料，基礎(chǔ)資料是運(yùn)行系統(tǒng)的基石，有點(diǎn)象做房子前要準(zhǔn)備好材料一樣。基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備順序基本上就是系統(tǒng)默認(rèn)的順序。這個順序沒有什么特別的，怎么著都行，你在需要時(shí)自動提示你需要先處理哪一些。不過我還是要將一般處理順序說明一下，最好是：幣別、憑證字、計(jì)量單位、結(jié)算方式、倉庫、倉位、部門、職員、科目、客戶、供應(yīng)商、物料。一些項(xiàng)目是有必錄項(xiàng)與非必錄項(xiàng)的，在前期我們可以只錄入必錄項(xiàng)，以后在需要時(shí)再錄入非必錄信息。在客戶、供應(yīng)商、部門、職員、物料等中，其代碼可以隨時(shí)更改，在更改代碼后，其原有信息自動過到新代碼之中。會計(jì)的專業(yè)比較強(qiáng)，而且有一些比較死的東西是必須掌握的。如果沒打好理論基礎(chǔ)，真正到了工作會沒有頭緒的！
二、改變財(cái)會人員的知識結(jié)構(gòu)和工作職能實(shí)施會計(jì)電算化
在實(shí)施階段我們首先從改變財(cái)會人員的知識結(jié)構(gòu)和工作職能做起，每月，我們都會請金蝶軟件公司專業(yè)人員對財(cái)務(wù)部及分公司會計(jì)進(jìn)行培訓(xùn)，要求會計(jì)人員既要掌握會計(jì)專業(yè)知識，又要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識.網(wǎng)絡(luò)知識、信息、管理知識等，讓會計(jì)電算化促進(jìn)會計(jì)人員的知識結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展，從而提高會計(jì)人員的素質(zhì)。
電算化會計(jì)是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。而傳統(tǒng)的手工會計(jì)則是會計(jì)人員在會計(jì)核算的基本前提和一般原則下，以貨幣為計(jì)量工具對企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。其流程表現(xiàn)為當(dāng)一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后會計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證然后再根據(jù)記賬憑證進(jìn)行賬簿登記最后再根據(jù)賬簿編制各種財(cái)務(wù)報(bào)表。我們要讓會計(jì)人員不僅應(yīng)熟悉電腦操作，而且要能進(jìn)行電腦內(nèi)在功能的開發(fā)和利用；具備較強(qiáng)的邏輯推理和分析判斷能力。
三、系統(tǒng)開發(fā)成功后的日常應(yīng)用注意事項(xiàng)及管理內(nèi)部控制
新建帳套帳套存放著帳務(wù)的全部信息，包括：各種憑證、各種報(bào)表、各種總帳明細(xì)帳等。但是一個孤立核算單位的全部帳務(wù)信息只能存放在一個帳套中。首次使用金蝶平臺時(shí)用戶名為manager，口令為空，manager是平臺默認(rèn)的系統(tǒng)管理員。一個帳套至少要有一個系統(tǒng)管理員，要及時(shí)更改manager的密碼。系統(tǒng)管理員的職責(zé)等同于會計(jì)主管和財(cái)務(wù)經(jīng)理，具有無上的權(quán)限。初始化設(shè)置建立好帳套后還要對之進(jìn)行初始化，否則不能進(jìn)行日常處理。需要進(jìn)行手工會計(jì)資料和計(jì)算機(jī)會計(jì)資料的互換；另外帳務(wù)日常工作所需的數(shù)據(jù)也要重新設(shè)置，包括固定資產(chǎn)信息的初始化、會計(jì)科目的初始化、核算項(xiàng)目的初始化、幣種的初始化。帳套初始化時(shí)還要注意初始數(shù)據(jù)的試算平衡和勾稽平衡問題。
帳套啟用好了就可進(jìn)行正常的處理工作了。可處理的模塊包括憑證、帳簿、報(bào)表、期末處理、工資、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)分析、出納、往來、維護(hù)。其中憑證模塊包括：憑證輸入、憑證審核、憑證過帳、憑證查詢、憑證匯總、憑證檢查、模式憑證幾個項(xiàng)目。
利用金蝶財(cái)務(wù)軟件輸入記帳憑證只要在憑證模塊中點(diǎn)擊“憑證輸入”按鈕即可打開記帳憑證對話框。在憑證字左邊的選擇框中選擇記帳憑證的類型；憑證號是根據(jù)輸入的同類記帳憑證每次自動增1；憑證有幾張單據(jù)就在附單據(jù)欄中輸入幾；憑證是什么時(shí)候登記的就在日期文本框中選擇輸入日期；在摘要欄下面的文本框中點(diǎn)擊一下即可輸入摘要信息，也可按F7鍵彈出“摘要”對話框選擇之前設(shè)置好的摘要信息，也可在“摘要”對話框中現(xiàn)場新增所需要的摘要信息；輸入完摘要信息后在科目代碼下面的文本框中點(diǎn)擊一下或直接按回車鍵都可進(jìn)入科目代碼輸入項(xiàng)，在科目代碼文本框中輸入科目代碼信息或按F7鍵打開“會計(jì)科目”對話框，在“會計(jì)科目”對話框中選擇所需的會計(jì)科目選項(xiàng)；在借方金額、貸方金額中分別輸入借貸方金額；在結(jié)算方式中選擇輸入結(jié)算方式；在結(jié)算號內(nèi)輸入結(jié)算號；在結(jié)算日期中輸入結(jié)算日期，憑證全部輸入完畢按菜單欄下面的保存按鈕保存此憑證。如果是手工填寫憑證只能通過人工查算借貸是否平衡；而用金蝶財(cái)務(wù)軟件能自動檢測借貸是否平衡問題，如果借貸不平衡，當(dāng)保存憑證時(shí)會自動彈出提示對話框提示做帳者“記帳憑證借貸不平衡”。
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審核憑證時(shí)，只要點(diǎn)擊“憑證審核按鈕”就會提示做帳者是單張審核還是成批審核，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)即可進(jìn)入單張審核流程或成批審核流程。確定要審核的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤后按F3鍵或點(diǎn)擊工具欄中的“審核”按鈕，誰審核誰的姓名立即在審核簽章處出現(xiàn)。按提示很輕松的就可進(jìn)行憑證的審核。已經(jīng)審核過的憑證前面會有一個“*”標(biāo)志。當(dāng)然也可以取消過帳審核過程，方法很簡單在維護(hù)模塊里點(diǎn)擊“帳套選項(xiàng)”即彈出“帳套選項(xiàng)”窗口，然后點(diǎn)擊“憑證處理”選項(xiàng)，在“憑證處理”選項(xiàng)中把“憑證過帳前須經(jīng)過審核”前面的標(biāo)志取消便可。
把本期已經(jīng)錄入的記帳憑證中的所有分錄都登記在相對應(yīng)的帳簿中就是憑證過帳操作。憑證過財(cái)時(shí)只要點(diǎn)擊“憑證過帳”按鈕，然后按金蝶財(cái)務(wù)軟件提示即能自動完成憑證的過帳。過帳后的憑證不能再修改，只有通過沖銷進(jìn)行更正。查詢憑證點(diǎn)擊“憑證查詢”按鈕打開“憑證過濾”對話框，可按內(nèi)容、比較關(guān)系、比較值、未過帳、已過帳、全部、未審核、已審核條件查詢憑證。
金蝶財(cái)務(wù)電算化核算系統(tǒng)是一個人機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會計(jì)人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計(jì)軟件資源。為使會計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路，應(yīng)建立健全內(nèi)部控制。系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限，加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍，對軟硬件、文檔的安全要檢查，設(shè)置多級保密措施，對個別人容易出現(xiàn)的個人壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進(jìn)行防范，所有這些都是制定會計(jì)電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。
撫順市熱力有限公司從2008年初開始應(yīng)用金蝶財(cái)務(wù)核算軟件系統(tǒng)，收到了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。實(shí)際應(yīng)用結(jié)果表明，該系統(tǒng)性能滿足了財(cái)務(wù)收費(fèi)數(shù)據(jù)量大、收費(fèi)地點(diǎn)分散、快速查詢統(tǒng)計(jì)的要求，實(shí)時(shí)性、安全性、穩(wěn)定性、容錯性好，使用維護(hù)也簡單，極大地提高了工作效率，減少了財(cái)務(wù)收費(fèi)管理上的錯誤率。對供暖企業(yè)的取暖收費(fèi)具有重要意義和實(shí)用價(jià)值。重新回顧整個開發(fā)過程，我以為團(tuán)隊(duì)成員得到不僅僅是技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，更多是信賴和友誼，但是在整個開發(fā)過程中，團(tuán)隊(duì)成員也經(jīng)常為一些技術(shù)問題而爭論，甚至發(fā)生矛盾。在解決沖突方面，我始終處理得不夠圓滿，在溝通方面還是欠缺，在今天開發(fā)中我會不斷地努力和提高。畢竟，財(cái)務(wù)資源管理也是一門深奧的學(xué)問，它有待于我們?nèi)ネ诰颍芯亢吞剿鳌?br />
參考文獻(xiàn)：
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作者“李峰
