《上海國(guó)資》記者 施征
抓住關(guān)鍵的控制點(diǎn)，就能使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于受控狀態(tài)，進(jìn)一步規(guī)避失控的風(fēng)險(xiǎn)
管理是企業(yè)永恒的課題，不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)、防范風(fēng)險(xiǎn)，是每個(gè)企業(yè)必須研究的問(wèn)題，而對(duì)于旗下子公司、孫子公司眾多的集團(tuán)公司而言，建立完善的內(nèi)控體系顯得尤為重要。
上海華誼（集團(tuán)）公司積極探索覆蓋企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)控制度，不斷加強(qiáng)完善內(nèi)審監(jiān)督方式，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程的關(guān)鍵點(diǎn)控制得到了良好的改善。
建設(shè)內(nèi)控監(jiān)管體系
上海華誼（集團(tuán)）公司是由原化工局改制后組建的，現(xiàn)有24家二級(jí)子公司，155家合并財(cái)務(wù)報(bào)表口徑的三級(jí)企業(yè)，總資產(chǎn)330億。有焦化、吳涇等資產(chǎn)規(guī)模達(dá)幾十億的大企業(yè)，也有上百名職工、年銷售僅1000多萬(wàn)元的小企業(yè)，分布廣，產(chǎn)品品種復(fù)雜。
這些企業(yè)都是各有一套管理制度的獨(dú)立核算單位。這些管理制度在當(dāng)初制定時(shí)是有積極意義的，但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些不適應(yīng)的情況逐漸出現(xiàn)。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到，必須按照內(nèi)部控制的要求重新審視這些制度，把原制度中存在的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)找出來(lái)，編制新的管理制度，再造業(yè)務(wù)流程，以防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
經(jīng)過(guò)認(rèn)真調(diào)查，集團(tuán)決定從規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為著手，按內(nèi)部控制的要求規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為。
2004年，集團(tuán)按籌資、投資、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)三大部分編制了18項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)控規(guī)范，2005年-2006年又對(duì)其進(jìn)行了完善、細(xì)化和深化。
在貨幣資金管理方面，監(jiān)審部會(huì)同財(cái)務(wù)部對(duì)資金管理流程進(jìn)行了梳理，列出崗位分工、授權(quán)批準(zhǔn)、支付業(yè)務(wù)、現(xiàn)金管理、銀行存款管理等管理的12個(gè)控制點(diǎn)。然后明確相應(yīng)的控制責(zé)任、控制目標(biāo)、控制程序和控制措施。
在銷售管理方面，監(jiān)審部會(huì)同經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部和財(cái)務(wù)部，明確規(guī)定企業(yè)內(nèi)部必須有授權(quán)制度；對(duì)客戶必須有授信額度，授信額度確定必須事先經(jīng)過(guò)小組評(píng)審程序；財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)銷售部門(mén)有監(jiān)督權(quán)，如賒銷超額度，財(cái)務(wù)部門(mén)可不開(kāi)具發(fā)票等等，做到有章可循、有規(guī)可依。
在工程建設(shè)方面，監(jiān)審部會(huì)同投資規(guī)劃部制定了相應(yīng)制度，規(guī)定了在選擇施工隊(duì)伍和采購(gòu)供應(yīng)商時(shí)，必須進(jìn)行招標(biāo)、邀標(biāo)和比價(jià)，不能直接發(fā)包，不能直接確定供應(yīng)商。
這些管理制度，是在原來(lái)管理制度的基礎(chǔ)上，按照內(nèi)部控制的要求進(jìn)行重新修訂的，明確規(guī)定了關(guān)鍵的控制點(diǎn)。抓住這些關(guān)鍵的控制點(diǎn)，就能使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于受控狀態(tài)，進(jìn)一步規(guī)避失控的風(fēng)險(xiǎn)。
作為監(jiān)督部門(mén)，集團(tuán)監(jiān)審部同時(shí)參與內(nèi)控制度的制定。例如，在最近制定關(guān)于企業(yè)改制相關(guān)的制度文件中，監(jiān)審部聯(lián)合企業(yè)資產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、工會(huì)共同商討條款內(nèi)容，制定了有關(guān)配套制度，包括改制企業(yè)的財(cái)務(wù)審計(jì)制度、改制企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估的規(guī)定、以及民主管理的規(guī)定等。
在制定《工程項(xiàng)目管理要求》制度過(guò)程中，監(jiān)審部花了近一年時(shí)間，與企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、造價(jià)咨詢公司等反復(fù)討論，最后才定稿。
近年來(lái)，集團(tuán)監(jiān)審部按照《內(nèi)部控制規(guī)范》，每年組織力量開(kāi)展應(yīng)收賬款管理、貨幣資金管理、工程項(xiàng)目建設(shè)管理等效能監(jiān)察，推進(jìn)了企業(yè)內(nèi)控監(jiān)管體系建設(shè)。
例如，在有效控制應(yīng)收賬款方面，2005年集團(tuán)公司銷售收入為282.4億，同期增加45.2億，同比增長(zhǎng)19％；應(yīng)收賬款（原值）27.64億，比年初下降0.35億，同比下降1.3％。銷售收入增加，而應(yīng)收賬款在下降。應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)同比又增加1次，達(dá)平均11次/年。
集團(tuán)在制訂、下發(fā)內(nèi)控規(guī)范的基礎(chǔ)上，除了由集團(tuán)監(jiān)審部進(jìn)行不定期“飛行”檢查外，還充分發(fā)揮二級(jí)內(nèi)審部門(mén)的作用，加強(qiáng)內(nèi)審。
針對(duì)原先企業(yè)內(nèi)部存在的“同級(jí)不審計(jì)”的習(xí)慣，集團(tuán)規(guī)定了同級(jí)內(nèi)審部門(mén)必須檢查的項(xiàng)目。如在貨幣資金管理中，針對(duì)企業(yè)普遍存在的未達(dá)賬，特別是企業(yè)可能受到損失的未達(dá)賬，企收銀未付或銀付企未付的現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)審部門(mén)必須每季度對(duì)同級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)檢查一次。
對(duì)于檢查出的問(wèn)題，集團(tuán)采取了相應(yīng)措施加強(qiáng)整改。如實(shí)行情況通報(bào)和經(jīng)營(yíng)者約見(jiàn)制度。檢查結(jié)束后，由集團(tuán)行政領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議通報(bào)檢查情況，并約見(jiàn)有關(guān)責(zé)任人，明確整改要求，簽署《監(jiān)審整改約見(jiàn)書(shū)》。約見(jiàn)后，集團(tuán)監(jiān)審部跟蹤督查，并將督查結(jié)果報(bào)行政主管領(lǐng)導(dǎo)，納入經(jīng)營(yíng)者業(yè)績(jī)考核，促使經(jīng)營(yíng)者責(zé)任到位。
加強(qiáng)完善監(jiān)督方式
光靠下文和不定時(shí)的檢查，還不能完全解決一些頑疾。
比如，作為內(nèi)審工作的重點(diǎn)，應(yīng)收賬款中的壞賬損失是造成企業(yè)資產(chǎn)流失，影響企業(yè)效益的重要因素，也是個(gè)人最容易出問(wèn)題的環(huán)節(jié)。集團(tuán)制定了銷售與應(yīng)收賬款內(nèi)控制度后，有的企業(yè)比較自覺(jué)，自己制定了很多措施，執(zhí)行情況較好，如有的企業(yè)20億元的銷售收入，應(yīng)收賬款只有2000萬(wàn)元，并且賬齡全部是一年以內(nèi)的；有的老企業(yè)除歷史遺留下來(lái)的3年以上應(yīng)收賬款進(jìn)行鎖定外，近幾年沒(méi)有再出現(xiàn)過(guò)一年以上應(yīng)收賬款，企業(yè)內(nèi)部規(guī)定結(jié)算期3個(gè)月，賬齡超過(guò)3個(gè)月的應(yīng)收賬款移交公司監(jiān)審部專項(xiàng)檢查等。
但也有的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者重視不夠，改進(jìn)不大，仍按老思維、老辦法進(jìn)行銷售，造成逾期應(yīng)收賬款有增無(wú)減，增加了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。為此，集團(tuán)專門(mén)制定了一些相關(guān)的責(zé)任追究制度。
近期，集團(tuán)配套出臺(tái)了一個(gè)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的逾期應(yīng)收賬款經(jīng)濟(jì)賠償辦法，規(guī)定賬齡1年以上的應(yīng)收賬款為逾期應(yīng)收賬款。一旦超過(guò)，要按銀行同期存款利率與折算系數(shù)，由企業(yè)經(jīng)營(yíng)者（董事長(zhǎng)、總經(jīng)理）賠償損失，賠償金額從年度經(jīng)營(yíng)者考核薪中扣除，也就是說(shuō)企業(yè)應(yīng)收賬款賬齡超過(guò)一年的，每新增1000萬(wàn)元，經(jīng)營(yíng)者個(gè)人就要賠償11萬(wàn)元。
在項(xiàng)目管理中，集團(tuán)也做了一些相應(yīng)規(guī)定，如施工方提出的結(jié)算價(jià)，若審價(jià)以后核減率超過(guò)20％的，施工方3年內(nèi)不得進(jìn)入該企業(yè)承接業(yè)務(wù)。
實(shí)踐證明，這些配套制度對(duì)內(nèi)控制度起到了很好的配合與促進(jìn)作用。
另外，信息化的流程控制，也進(jìn)一步提升了管理效能。目前華誼集團(tuán)部分子公司已開(kāi)始采用信息化手段實(shí)行內(nèi)控制度的監(jiān)督，使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)流程得到了更好的規(guī)范。
如對(duì)銷售流程信息化，將賒銷額度（客戶授信額度）與最低售價(jià)作為制約條件輸入電腦，超過(guò)賒銷額度或低于規(guī)定售價(jià)的，將不能實(shí)現(xiàn)銷售，達(dá)到控制的目的。
又如，集團(tuán)正積極推行網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng)。原先的采購(gòu)方式是由采購(gòu)人員貨比三家自己選擇客戶，由于自由度比較大，時(shí)有群眾寫(xiě)信反映意見(jiàn)。針對(duì)這種情況，部分企業(yè)啟用了網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)系統(tǒng)，對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性較強(qiáng)的采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)行網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)。
采購(gòu)部門(mén)事先建立起合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)價(jià)有關(guān)的培訓(xùn)。在網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)競(jìng)價(jià)中，供應(yīng)商只看得到報(bào)價(jià)，卻看不到具體的競(jìng)價(jià)對(duì)手，防止了供應(yīng)商互相串通。等到競(jìng)價(jià)結(jié)束時(shí)，采購(gòu)方才會(huì)公布中標(biāo)供應(yīng)商。整個(gè)競(jìng)價(jià)交易過(guò)程電腦也都會(huì)保存下來(lái)作為憑據(jù)。
集團(tuán)還制定了建設(shè)項(xiàng)目在線監(jiān)控實(shí)施辦法，建立了在線監(jiān)控信息平臺(tái)，選擇4家投資在2億以上的重大項(xiàng)目單位企業(yè)，將其重大項(xiàng)目和重點(diǎn)項(xiàng)目都納入在線監(jiān)控的范圍，即時(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)管理狀況，對(duì)項(xiàng)目資金安全、建設(shè)進(jìn)度等實(shí)現(xiàn)了監(jiān)控。
據(jù)了解，華誼集團(tuán)目前還在研究推廣一種網(wǎng)上財(cái)務(wù)聯(lián)簽系統(tǒng)。通過(guò)這套系統(tǒng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員出差在外時(shí)，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)密碼進(jìn)行款項(xiàng)支付的簽字，在款項(xiàng)支付后，可將憑據(jù)從網(wǎng)上下載，由領(lǐng)導(dǎo)人員回到單位后重新補(bǔ)簽存檔。這套系統(tǒng)既能避免企業(yè)工作人員在緊急情況下違反流程控制的可能性，也能極大地提高企業(yè)管理運(yùn)行的效率，提升企業(yè)內(nèi)控制度的信息化管理程度。
