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湘鋼財務(wù)部費用報銷流程優(yōu)化變管理為服務(wù)


經(jīng)常有人說:向管理要效益,從管理出效益。但在實際的工作中,真正能懂這句話的人不多,能夠運用這句話的人更少。財務(wù)部的報銷流程優(yōu)化案例,來自于財務(wù)部日常最瑣碎的工作——費用報銷,簡單平凡的事例,卻是我們的工作中從管理理念向服務(wù)理念轉(zhuǎn)變最典型的代表。
報銷流程涵蓋的內(nèi)容非常廣,除去采購外與生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的其他開支幾乎全部集中由這個流程處理。由于流程手續(xù)的復雜,且辦事地點的分散,報銷人員往往需要奔波于各個業(yè)務(wù)點之間才能完成辦理報銷業(yè)務(wù)。而由于費用支出的事由、級別、地域位置等的不同,計算的標準會有差別,因而使得財務(wù)計算相對繁雜,用于計算的時間也相對較長。除去等待業(yè)務(wù)處理的時間外,還需要花費大量的時間奔波于結(jié)算點或者銀行之間,才能將現(xiàn)金領(lǐng)到手中。
這樣一個流程勢必會增加時間成本和人力成本的負擔。有親身經(jīng)歷過此類業(yè)務(wù)的同志就會感受到,往往一次報銷需要耗費至少一個小時甚至半個工作日。
這樣一個現(xiàn)象的存在,從根本上來看,是習慣。延用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理方法,把排隊和等待視做正常,盡管有人抱怨也不會有其他想法。時間成本其實是現(xiàn)代管理上最可怕的成本,如果每月處理900筆業(yè)務(wù),平均時間為1.5小時的話,我們實際上有8個人每年全部的工作時間用于奔波于報銷業(yè)務(wù)處理的途中,而財務(wù)部則需要讓5-7個人全部的時間來等待處理這些業(yè)務(wù),這個人工成本就達到150萬元。但當我們能夠轉(zhuǎn)變思路,把來報銷的職工看做是我們的客戶,想通過良好的服務(wù)來讓“客戶”有更好的體驗時,我們就會主動出擊,去尋求解決的辦法。
有了服務(wù)的想法,就會有服務(wù)的思路。首先從預算控制著手,通過預算主導業(yè)務(wù)處理,預算內(nèi)放松控制,預算外嚴格把關(guān),將簽字、審批的手續(xù)盡量的精簡,達到節(jié)約時間、人力的目的;同時精簡業(yè)務(wù)處理類型、合理標準化業(yè)務(wù)處理方式,將傳統(tǒng)的五花八門的業(yè)務(wù)處理歸集到大類,并規(guī)范大類的處理方式,將繁瑣的計算盡可能的簡單化、標準化,從而達到減少計算時間的目的;然后從統(tǒng)籌安排工作入手,通過合署辦公、崗位集中等手段,將原來分散的報銷地點進行整合集中,減少報銷路途上的時間消耗,并將業(yè)務(wù)類型進行崗位歸集,統(tǒng)籌合理的安排崗位時間,以達到減少人力消耗的目的。
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)如此發(fā)達的今天,我們?nèi)匀皇褂檬止螕?jù)的傳遞顯然不符合時代的要求,為此,我們與中國銀行、工商銀行多次協(xié)商,爭取到了公對私業(yè)務(wù)網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的支付權(quán)限,以滿足流程優(yōu)化中款項支付優(yōu)化的目的。
通過各方面的改善,優(yōu)化之后的報銷流程非常簡單:報銷人員只需要將相關(guān)資料投遞到報銷大廳就可以離開,集中在報銷大廳工作的財務(wù)人員會在2個工作日內(nèi)處理完業(yè)務(wù),并通過網(wǎng)銀支付的方式將報銷款項轉(zhuǎn)入報銷人員的個人賬戶。原來花費一個小時到半天的報銷業(yè)務(wù),現(xiàn)在只需要5分鐘就能解決。對來報銷的職工而言,即方便又快捷,解決了大問題。
而對財務(wù)部而言,全部報銷業(yè)務(wù)集中到報銷大廳處理,業(yè)務(wù)處理標準化,不再設(shè)置專人專崗,自主控制業(yè)務(wù)處理時間,平均分配業(yè)務(wù)量到在崗人員。這樣一來原來分散在各個報銷點的兼職或者專職的10個報銷人員精簡到4人,不僅較好地完成了公司關(guān)于優(yōu)化精簡兩級機關(guān)管理人員20%—30%的工作,而且沒有給日常的工作帶來任何的影響。合理統(tǒng)籌的安排工作崗位和工作時間,對財務(wù)工作者而言,也達到了均衡工作量、合理崗位配置的目的。
那這樣一個結(jié)果是否就是我們最終可以達到的目標呢?應(yīng)該說進步永無止境!在流程優(yōu)化的過程中,我們發(fā)現(xiàn),我們可以把事后的服務(wù)提前到事前做,在報銷業(yè)務(wù)開始之前,發(fā)放一些宣傳資料,指導報銷業(yè)務(wù)的相關(guān)資料收集,可以減少事務(wù)的審核和解釋工作;同時職工個人身份的信息庫的建立,可以達到與業(yè)務(wù)處理模塊相匹配,實現(xiàn)信息共享和計算自動化的目的,應(yīng)該可以進一步減少業(yè)務(wù)處理時間,從而更好地達到優(yōu)化服務(wù)的目的。而這些,僅僅是對內(nèi)部客戶的服務(wù)優(yōu)化,下一步,我們能否將這種理念進一步推廣,向外部的客戶拓展,形成更優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)窗口呢,這些都將是我們下一步改進的內(nèi)容和目標。
在我們的這個案例中,最基本的工作實際上是我們的思想理念發(fā)生了轉(zhuǎn)變,不再把自己當成高高在上的管理者,不再理所當然的延用傳統(tǒng)的習慣,而是將來報銷的職工當成客戶,做好服務(wù)工作,期待客戶有良好的體驗。當我們完成了管理者向服務(wù)者的角色轉(zhuǎn)化,我們就真正的能做到向管理要效益,也才能真正的從制造商向服務(wù)商轉(zhuǎn)變。
(湘鋼會計學會供稿)

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