中國(guó)稀有稀土股份有限公司（下稱中國(guó)稀有稀土）是中鋁集團(tuán)有限公司（下稱中鋁集團(tuán)）三大業(yè)務(wù)板塊之一，是中鋁集團(tuán)稀有稀土金屬礦產(chǎn)資源開發(fā)、冶煉及深加工業(yè)務(wù)平臺(tái)。2017年，為加強(qiáng)集團(tuán)費(fèi)用管控，中鋁集團(tuán)要求下屬各板塊全面上線費(fèi)用共享中心。中國(guó)稀有稀土積極貫徹中鋁集團(tuán)的要求，在實(shí)施費(fèi)用共享中心過程中產(chǎn)生了一些優(yōu)秀做法，使得中國(guó)稀有稀土本部的費(fèi)用管理得到明顯提升，其做法對(duì)其他未上線費(fèi)用共享中心的企業(yè)有一定的推廣價(jià)值。
簡(jiǎn)化審批流程
中國(guó)稀有稀土的管理層在接到中鋁集團(tuán)要求實(shí)施費(fèi)用共享中心的通知后，快速調(diào)整實(shí)施費(fèi)用共享中心的現(xiàn)有管理，以適應(yīng)共享中心帶來的變化。這其中，管理層高度重視，成立了由財(cái)務(wù)總監(jiān)掛帥，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)施的領(lǐng)導(dǎo)小組。他們召集了各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人開會(huì)，針對(duì)管理中存在的制度執(zhí)行、內(nèi)控管理、預(yù)算控制等問題集中進(jìn)行了多次討論，要求財(cái)務(wù)部盡快對(duì)費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行修訂。
最終，中國(guó)稀有稀土明確了新的審核流程，按照新的報(bào)銷審簽流程調(diào)整了共享中心的系統(tǒng)設(shè)置，并明確了負(fù)責(zé)共享中心實(shí)施的團(tuán)隊(duì)，特別對(duì)費(fèi)用預(yù)算的編制進(jìn)行了安排，主要從制度修訂、預(yù)算編制和上線前準(zhǔn)備這3個(gè)方面來具體應(yīng)用實(shí)施。
在制度的修訂上，中國(guó)稀有稀土根據(jù)中鋁集團(tuán)制定的費(fèi)用報(bào)銷制度，迅速制定了稀土板塊的費(fèi)用報(bào)銷管理辦法，對(duì)制度中的審批流程進(jìn)行了明確，主要內(nèi)容如下：一是簡(jiǎn)化審批流程，將日常費(fèi)用按照業(yè)務(wù)歸口管理，符合標(biāo)準(zhǔn)的差旅、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用、辦公費(fèi)用、市內(nèi)交通費(fèi)、資料費(fèi)等日常部門費(fèi)用由部門經(jīng)理審批；超預(yù)算費(fèi)用必須按規(guī)定走預(yù)算追加流程后再報(bào)銷，否則系統(tǒng)不予通過。這其中，公共費(fèi)用及培訓(xùn)費(fèi)由綜合部負(fù)責(zé)審核。二是加強(qiáng)“重點(diǎn)例外”管理，對(duì)超標(biāo)準(zhǔn)的差旅費(fèi)履行例外審批程序，對(duì)會(huì)議費(fèi)、宣傳費(fèi)、展覽費(fèi)、協(xié)會(huì)會(huì)費(fèi)、中介費(fèi)、物資及服務(wù)采購(gòu)等費(fèi)用實(shí)施重點(diǎn)管理，履行“一事一批”決策程序。三是統(tǒng)一流程，包括統(tǒng)一借款、外事費(fèi)借款、差旅費(fèi)報(bào)銷、費(fèi)用報(bào)銷（含對(duì)公、對(duì)私）、合同付款、外事費(fèi)報(bào)銷、還（收）款及職工薪酬等重要流程。
在預(yù)算的編制和控制上，中國(guó)稀有稀土高度重視預(yù)算編制，根據(jù)中鋁集團(tuán)的全面預(yù)算管理原則，以業(yè)務(wù)預(yù)算為基礎(chǔ)，根據(jù)業(yè)務(wù)確定各類預(yù)算項(xiàng)目，使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合較為順暢；將日常預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行歸口管理，明確了各個(gè)業(yè)務(wù)口的負(fù)責(zé)內(nèi)容；對(duì)于專項(xiàng)費(fèi)用按照“總量控制”“一事一報(bào)一批”“?？顚Ｓ谩钡某绦驁?zhí)行；借助共享中心的信息化系統(tǒng)，將確定的預(yù)算放入系統(tǒng)進(jìn)行控制。
同時(shí)，中國(guó)稀有稀土為配合費(fèi)用共享中心的實(shí)施，迅速組織人力，提供用戶信息、供應(yīng)商和客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，及時(shí)將上線的各種文檔發(fā)送給每個(gè)員工，并在上線前做了集中統(tǒng)一的培訓(xùn)。此外，他們還要求員工檢查系統(tǒng)的流程是否與公司修訂的費(fèi)用報(bào)銷管理制度一致，以最大程度地保證實(shí)際業(yè)務(wù)與制度規(guī)定的統(tǒng)一性。
實(shí)施效果明顯
費(fèi)用共享中心的建立使中國(guó)稀有稀土在提升財(cái)務(wù)管理方面得到了明顯的成效。
一是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化預(yù)算管控。在中鋁集團(tuán)層面統(tǒng)一了費(fèi)用開支的標(biāo)準(zhǔn)，在中國(guó)稀有稀土層面統(tǒng)一并優(yōu)化了費(fèi)用的審批流程，通過將制度化的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及嵌入信息系統(tǒng)，有效地對(duì)費(fèi)用進(jìn)行了剛性控制，提升了預(yù)算管控力度。
二是簡(jiǎn)化流程，提高運(yùn)營(yíng)效率。通過中鋁集團(tuán)統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷平臺(tái)和優(yōu)化后的內(nèi)部審批流程，大大縮短了報(bào)銷的時(shí)間。通過增加手機(jī)移動(dòng)審批功能，方便了公司領(lǐng)導(dǎo)出差在外時(shí)進(jìn)行審批，使得公司整體審批效率大幅提高。這其中，平均報(bào)銷時(shí)間由原來的14個(gè)工作日，提高到4個(gè)工作日，大幅縮短了支付時(shí)間，使得運(yùn)營(yíng)效率大幅提升。
三是規(guī)范單據(jù)，加強(qiáng)內(nèi)部控制。通過對(duì)所有單據(jù)進(jìn)行影像審核，減少了人為單據(jù)流轉(zhuǎn)。通過費(fèi)用的發(fā)生與預(yù)算的自動(dòng)控制，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算自動(dòng)控制，加強(qiáng)了內(nèi)控管理。比如，對(duì)于即將用完的預(yù)算給予警告，對(duì)于超預(yù)算的項(xiàng)目系統(tǒng)自動(dòng)將超過預(yù)算總額，給審批人彈出提示，提示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注預(yù)算余額，單據(jù)退回或完成還款則自動(dòng)釋放預(yù)算額度。
作者：施洋/文 來源：中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)20180330
