□韋兆峰
企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷工作如同一面鏡子，可以反 照出一個(gè)公司治理的方方面面：簽字流程與權(quán)簽 額度，體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平；發(fā)票審核與費(fèi)用 歸屬，可折射公司的稅控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；有無公款私 用、貪污浪費(fèi)，可甄別高管的廉潔程度；費(fèi)用的 動(dòng)向則能透視公司的運(yùn)作效能。Y公司是一家供應(yīng) 鏈服務(wù)商，有一整套完整的費(fèi)用報(bào)銷制度。本文 以Y公司的費(fèi)用報(bào)銷制度為例，介紹企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷 制度的建立、流程管理和風(fēng)險(xiǎn)防控策略。
一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的制度建設(shè)
（一）構(gòu)建費(fèi)用報(bào)銷制度的原則
一是堅(jiān)持必要、合理、合規(guī)、節(jié)約的原則。 企業(yè)的每一分錢都要用在刀刃上，發(fā)揮最大價(jià) 值，為此而建章立制，制定費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，建立 一套費(fèi)用報(bào)銷制度。 二是堅(jiān)持規(guī)范報(bào)銷流程、嚴(yán)格管控的原則。 按照先審批后支出、權(quán)限審批、前款不清后款不 借、報(bào)銷單據(jù)附件必須完整的要求，規(guī)范費(fèi)用報(bào) 銷流程，嚴(yán)格管理與控制，防止和杜絕貪污、浪 費(fèi)現(xiàn)象。 三是實(shí)行分類管理的原則。將報(bào)銷的費(fèi)用按
對(duì)象分為差旅費(fèi)、和業(yè)務(wù)招待費(fèi)，并分別制定管 理辦法進(jìn)行管理。 四是嚴(yán)格責(zé)任追究的原則。對(duì)費(fèi)用報(bào)銷以及 貨幣資金支付的審批，建立“誰批準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)” 的責(zé)任追究制度。審核人、批準(zhǔn)人要對(duì)由本人審 核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)，防范貨幣資金風(fēng) 險(xiǎn)，保證公司資金的安全。對(duì)違規(guī)批準(zhǔn)支付的， 相應(yīng)審核人、審批人以失職論處，并對(duì)由此引起 的不良后果負(fù)連帶責(zé)任。
（二）費(fèi)用報(bào)銷管理制度的框架
1．制定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。差旅費(fèi)依據(jù)員工級(jí)別和 出差地點(diǎn)制定交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用及餐食費(fèi)用標(biāo) 準(zhǔn)，分別情況制定餐飲費(fèi)招待標(biāo)準(zhǔn)。超出標(biāo)準(zhǔn) 的，需經(jīng)過接待人上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批，否則超出 部分不予報(bào)銷。 2．規(guī)范報(bào)銷流程。報(bào)銷業(yè)務(wù)招待時(shí)，需要填 寫“業(yè)務(wù)招待申請單”，詳細(xì)注明招待時(shí)間、地 點(diǎn)、人員等信息，并由領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任人簽字后 再送財(cái)務(wù)人員審核。 3．建立集中管理的費(fèi)用報(bào)銷制度。如公司招 待原則上由公司行政部門統(tǒng)一安排費(fèi)用、統(tǒng)一結(jié) 算，部門因公需要招待的，需要事先申請，經(jīng)過 公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。 4．建立事前審核制度。如員工報(bào)銷差旅費(fèi) 之前須先提交出差申請單，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事審 批，出差申請單上的出差日期應(yīng)當(dāng)和出差期間開 具發(fā)票上的日期相吻合。 5．加強(qiáng)責(zé)任追究制度。對(duì)弄虛作假、違規(guī)違 紀(jì)金額不予報(bào)銷，對(duì)已經(jīng)報(bào)銷的，除責(zé)令報(bào)銷人 員退回違規(guī)報(bào)銷金額，還要對(duì)報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào) 銷金額5—10倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。審核人、審批人在資料不全、原始 憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷 的，對(duì)審核人及審批人予以違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%的罰款。 6．建立備用金管理制度。對(duì)員工因公出差或 者其他原因借款，應(yīng)據(jù)實(shí)認(rèn)真填寫借款單，并經(jīng)部 門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)相關(guān)人員審批，借款人需在公務(wù)完 畢后7個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)步結(jié)清借款，前款不清后 款不予辦理借款手續(xù)。每年12月31日前，除12月下 旬借出的款項(xiàng)外其余所有個(gè)人的備用金都必須結(jié)清 歸還，逾期不還的，一次或分次從其個(gè)人工資中扣 除。員工因公務(wù)需要借款，借款一般不超過其半個(gè) 月工資，超過的需要有公司其他職工擔(dān)保，未特別 指明擔(dān)保人的，現(xiàn)金借款單上的部門負(fù)責(zé)人為其擔(dān) 保人，借款人未歸還借款的，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還 款責(zé)任。原則上試用期員工不能借款，確需借款的 由主管領(lǐng)導(dǎo)做擔(dān)保。因大型采購需要借款支付預(yù)付 款的，需要提供相關(guān)合同附件，且不能借入個(gè)人賬 戶，一般需要對(duì)公支付。
二、費(fèi)用報(bào)銷的流程管理
完善的費(fèi)用報(bào)銷流程，對(duì)有效管理和控制費(fèi) 用開支至關(guān)重要。那么，員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，到 底都需要哪些人簽字呢？一般來說，部門經(jīng)理簽 字作用是證明業(yè)務(wù)屬實(shí)，財(cái)務(wù)部簽字目的是審核 發(fā)票與金額、核定預(yù)算，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字是為了知 曉資金流向，副總或總經(jīng)理簽字是審批同意資金 支出。按此思路，Y公司規(guī)定一般中等規(guī)模的費(fèi)用 開支需要部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)、主管副 總簽字，如果公司沒有下發(fā)費(fèi)用預(yù)算，需總經(jīng)理 簽字。其具體做法如下。
（一）明確審批授權(quán)與管控職責(zé)。具體來 說，一是制定并完善審批流程，明確各個(gè)崗位辦 理業(yè)務(wù)的范圍和權(quán)限以及相應(yīng)的職責(zé)；二是編制 常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)定特別授權(quán)的范圍和權(quán) 限，嚴(yán)格控制和監(jiān)督特別授權(quán)；三是規(guī)范企業(yè)各 層管理人員在授權(quán)范圍內(nèi)的行使職權(quán)和職責(zé)；四 是對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行集體決策審批或者實(shí)行聯(lián)簽制 度。例如，在Y公司規(guī)定，對(duì)費(fèi)用開支超預(yù)算的， 公司增加了預(yù)算管理員及財(cái)務(wù)總監(jiān)的審批，金額 較大的還需要總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)書面簽字確認(rèn)。 （二）建立職責(zé)分離、相互監(jiān)督的報(bào)銷管理 制度。公司規(guī)定對(duì)報(bào)銷經(jīng)辦人員、審核人員、付 款執(zhí)行、審計(jì)檢查等職責(zé)進(jìn)行分離，而且報(bào)領(lǐng)導(dǎo) 審批、審核、付款以及事后審計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)均不 得由同一個(gè)人來執(zhí)行，任何級(jí)別業(yè)務(wù)人員都無權(quán) 審簽自己的費(fèi)用，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，以此 防止內(nèi)部舞弊。 （三）優(yōu)化流程，開發(fā)軟件，提高費(fèi)用報(bào)銷 工作效率。過去，由于報(bào)銷系統(tǒng)操作繁雜，員工 在報(bào)銷的過程中經(jīng)常容易出錯(cuò)，導(dǎo)致后期的審批 效率低下。為解決這一問題，Y公司成立了研發(fā)小 組，充分利用IT技術(shù)，建立了一套人性化的費(fèi)用 報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷費(fèi)用的自動(dòng)處理，從而降 低了報(bào)銷的犯錯(cuò)率，提高了工作效率。
三、費(fèi)用報(bào)銷的管理與風(fēng)險(xiǎn)防控
Y公司在工作中，加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的管理與 風(fēng)險(xiǎn)防控，具體采取以下管理和防控措施。 （一）加強(qiáng)預(yù)算管理。對(duì)于偶爾發(fā)生的費(fèi) 用，按照使用量和用途進(jìn)行級(jí)別分類，根據(jù)等級(jí) 制定標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)職工的長期使用的各項(xiàng)費(fèi)用，在制定預(yù)算的同時(shí)還要制定詳細(xì)的使用計(jì)劃。計(jì)劃和 預(yù)算要盡可能的細(xì)化、全面，財(cái)務(wù)人員要對(duì)計(jì)劃 和預(yù)算類項(xiàng)的合理性和可靠性進(jìn)行審核。制定計(jì) 劃和預(yù)算時(shí)，要充分發(fā)揮民主，適時(shí)公開和討 論，以充分接納員工的建議。將計(jì)劃精確到周、 日，更便于計(jì)劃的執(zhí)行。在計(jì)劃執(zhí)行中，有關(guān)部 門要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)整。要根據(jù)計(jì)劃， 按月對(duì)相應(yīng)部門的主管進(jìn)行考核，并與其績效掛 鉤。在費(fèi)用報(bào)銷審批環(huán)節(jié)，對(duì)屬于預(yù)算管理范圍 內(nèi)開支，將予以優(yōu)先審批報(bào)銷，對(duì)超過預(yù)算部分 費(fèi)用，必須進(jìn)行更嚴(yán)格地審批。 （二）將費(fèi)用管理納入成本考核體系。要對(duì) 企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷有總體的掌控，根據(jù)實(shí)際情況， 把總費(fèi)用指標(biāo)分解到各職能部門，再由各部門分 解到各職能小組、各職能人員身上，形成“下層 保上層、一層保一層、層層包?！钡闹笜?biāo)分解體 系，積極挖掘內(nèi)部潛力，做到費(fèi)用考核與成本考 核同步，達(dá)到有效控制費(fèi)用和成本的目的。 （三）嚴(yán)肅紀(jì)律，防范虛報(bào)冒領(lǐng)。首先，是 管好高管的職務(wù)消費(fèi)，重點(diǎn)防范高管在招待費(fèi)、 會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等項(xiàng)目上 利用職務(wù)消費(fèi)進(jìn)行虛報(bào)假報(bào)，嚴(yán)格監(jiān)管濫用職權(quán) 的情況，通過公示高管費(fèi)用，實(shí)行全員監(jiān)督。其 次，是加強(qiáng)對(duì)虛報(bào)謊報(bào)、越級(jí)超標(biāo)情況的審核， 比如員工在報(bào)銷中將私人的加油費(fèi)、餐費(fèi)等費(fèi)用 假借為公司辦理業(yè)務(wù)名義中飽私囊，將不允許報(bào) 銷的項(xiàng)目以其他合理票據(jù)頂替報(bào)銷，超過預(yù)算或 超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，甚至虛擬未發(fā)生的業(yè)務(wù), 購買虛 假發(fā)票虛報(bào)冒領(lǐng)等。 為了防止虛報(bào)冒領(lǐng)，財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)對(duì)原始憑 證的審核。如在報(bào)銷住宿費(fèi)時(shí)，財(cái)務(wù)人員要檢查酒
店住宿費(fèi)是否和出差申請單上的時(shí)間相匹配, 是否 提供了酒店出具的水單；機(jī)票費(fèi)用是否有行程單和 出差申請單作依據(jù);報(bào)銷加班的出租車費(fèi)時(shí),要檢查 票面時(shí)間應(yīng)該與提供的加班表中的時(shí)間一致;報(bào)銷 餐費(fèi)時(shí)，要檢查銀行刷卡單和發(fā)票上的時(shí)間是否一 致等；報(bào)銷辦公用品時(shí)，需要檢查有無商品明細(xì)及 入庫單據(jù)等。通過對(duì)原始憑證的細(xì)節(jié)的審核核實(shí)業(yè) 務(wù)的真?zhèn)? 可以杜絕不實(shí)報(bào)銷的存在。 （四）嚴(yán)格付款環(huán)節(jié)管控。嚴(yán)格付款環(huán)節(jié)的 檢查和管控，既可以保證核算質(zhì)量，避免因馬虎 大意而犯錯(cuò)，又可以防范出納人員職務(wù)犯罪事件 的發(fā)生。 （五）加強(qiáng)事后控制和分析。建立對(duì)費(fèi)用的 監(jiān)控和分析制度，每月及時(shí)清理其他應(yīng)收款，對(duì) 報(bào)銷費(fèi)用匯總進(jìn)行分析，將月度費(fèi)用完成情況和 考核結(jié)果報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，堵塞 漏洞。 （六）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。費(fèi)用報(bào)銷中存在諸多 潛在的涉稅風(fēng)險(xiǎn)，例如：發(fā)票審核不嚴(yán)，導(dǎo)致假 票、廢票入賬；將薪酬類支出當(dāng)作差旅費(fèi)處理， 造成少交個(gè)人所得稅；將不能全額在稅前扣除的 費(fèi)用計(jì)入其他科目，如將旅游費(fèi)計(jì)入差旅費(fèi)，造 成少交企業(yè)所得稅；將贈(zèng)送行為當(dāng)做費(fèi)用報(bào)銷， 如購禮品用于客戶維護(hù)等。為了降低涉稅風(fēng)險(xiǎn)， 費(fèi)用報(bào)銷需做到四統(tǒng)一，即會(huì)計(jì)分錄、憑證摘 要、審批單據(jù)、發(fā)票應(yīng)保持一致。財(cái)務(wù)人員在審 核費(fèi)用時(shí)要嚴(yán)格控制和審核，避免將員工薪酬支 出及員工福利計(jì)入費(fèi)用。 總之，企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理與控制是否有效， 完善的報(bào)銷制度是根本，有效的流程管理是保 障，合理的控制方法是途徑。在費(fèi)用報(bào)銷的過程
中，還存在諸多不確定的風(fēng)險(xiǎn)因素，要求財(cái)務(wù)人 員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，同時(shí)，也要求 企業(yè)每一位員工都樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。鑒于每 個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)類型不同，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的差 異，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從本身實(shí)際情況出發(fā)，建立并完善 適合本企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷制度和管控方法，這樣才 能確保費(fèi)用報(bào)銷得到合理的管控。 （作者單位：深圳市怡亞通供應(yīng)鏈股份有限 公司）
