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企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的管理與控制 —以Y公司的費(fèi)用報(bào)銷制度為例

□韋兆峰
企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷工作如同一面鏡子,可以反 照出一個(gè)公司治理的方方面面:簽字流程與權(quán)簽 額度,體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平;發(fā)票審核與費(fèi)用 歸屬,可折射公司的稅控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí);有無公款私 用、貪污浪費(fèi),可甄別高管的廉潔程度;費(fèi)用的 動(dòng)向則能透視公司的運(yùn)作效能。Y公司是一家供應(yīng) 鏈服務(wù)商,有一整套完整的費(fèi)用報(bào)銷制度。本文 以Y公司的費(fèi)用報(bào)銷制度為例,介紹企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷 制度的建立、流程管理和風(fēng)險(xiǎn)防控策略。
一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的制度建設(shè)
(一)構(gòu)建費(fèi)用報(bào)銷制度的原則
一是堅(jiān)持必要、合理、合規(guī)、節(jié)約的原則。 企業(yè)的每一分錢都要用在刀刃上,發(fā)揮最大價(jià) 值,為此而建章立制,制定費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),建立 一套費(fèi)用報(bào)銷制度。 二是堅(jiān)持規(guī)范報(bào)銷流程、嚴(yán)格管控的原則。 按照先審批后支出、權(quán)限審批、前款不清后款不 借、報(bào)銷單據(jù)附件必須完整的要求,規(guī)范費(fèi)用報(bào) 銷流程,嚴(yán)格管理與控制,防止和杜絕貪污、浪 費(fèi)現(xiàn)象。 三是實(shí)行分類管理的原則。將報(bào)銷的費(fèi)用按
對(duì)象分為差旅費(fèi)、和業(yè)務(wù)招待費(fèi),并分別制定管 理辦法進(jìn)行管理。 四是嚴(yán)格責(zé)任追究的原則。對(duì)費(fèi)用報(bào)銷以及 貨幣資金支付的審批,建立“誰批準(zhǔn),誰負(fù)責(zé)” 的責(zé)任追究制度。審核人、批準(zhǔn)人要對(duì)由本人審 核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé),防范貨幣資金風(fēng) 險(xiǎn),保證公司資金的安全。對(duì)違規(guī)批準(zhǔn)支付的, 相應(yīng)審核人、審批人以失職論處,并對(duì)由此引起 的不良后果負(fù)連帶責(zé)任。
(二)費(fèi)用報(bào)銷管理制度的框架
1.制定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。差旅費(fèi)依據(jù)員工級(jí)別和 出差地點(diǎn)制定交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用及餐食費(fèi)用標(biāo) 準(zhǔn),分別情況制定餐飲費(fèi)招待標(biāo)準(zhǔn)。超出標(biāo)準(zhǔn) 的,需經(jīng)過接待人上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批,否則超出 部分不予報(bào)銷。 2.規(guī)范報(bào)銷流程。報(bào)銷業(yè)務(wù)招待時(shí),需要填 寫“業(yè)務(wù)招待申請單”,詳細(xì)注明招待時(shí)間、地 點(diǎn)、人員等信息,并由領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任人簽字后 再送財(cái)務(wù)人員審核。 3.建立集中管理的費(fèi)用報(bào)銷制度。如公司招 待原則上由公司行政部門統(tǒng)一安排費(fèi)用、統(tǒng)一結(jié) 算,部門因公需要招待的,需要事先申請,經(jīng)過 公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。 4.建立事前審核制度。如員工報(bào)銷差旅費(fèi) 之前須先提交出差申請單,報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事審 批,出差申請單上的出差日期應(yīng)當(dāng)和出差期間開 具發(fā)票上的日期相吻合。 5.加強(qiáng)責(zé)任追究制度。對(duì)弄虛作假、違規(guī)違 紀(jì)金額不予報(bào)銷,對(duì)已經(jīng)報(bào)銷的,除責(zé)令報(bào)銷人 員退回違規(guī)報(bào)銷金額,還要對(duì)報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào) 銷金額5—10倍的罰款,情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。審核人、審批人在資料不全、原始 憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷 的,對(duì)審核人及審批人予以違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%的罰款。 6.建立備用金管理制度。對(duì)員工因公出差或 者其他原因借款,應(yīng)據(jù)實(shí)認(rèn)真填寫借款單,并經(jīng)部 門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)相關(guān)人員審批,借款人需在公務(wù)完 畢后7個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)步結(jié)清借款,前款不清后 款不予辦理借款手續(xù)。每年12月31日前,除12月下 旬借出的款項(xiàng)外其余所有個(gè)人的備用金都必須結(jié)清 歸還,逾期不還的,一次或分次從其個(gè)人工資中扣 除。員工因公務(wù)需要借款,借款一般不超過其半個(gè) 月工資,超過的需要有公司其他職工擔(dān)保,未特別 指明擔(dān)保人的,現(xiàn)金借款單上的部門負(fù)責(zé)人為其擔(dān) 保人,借款人未歸還借款的,由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還 款責(zé)任。原則上試用期員工不能借款,確需借款的 由主管領(lǐng)導(dǎo)做擔(dān)保。因大型采購需要借款支付預(yù)付 款的,需要提供相關(guān)合同附件,且不能借入個(gè)人賬 戶,一般需要對(duì)公支付。
二、費(fèi)用報(bào)銷的流程管理
完善的費(fèi)用報(bào)銷流程,對(duì)有效管理和控制費(fèi) 用開支至關(guān)重要。那么,員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí),到 底都需要哪些人簽字呢?一般來說,部門經(jīng)理簽 字作用是證明業(yè)務(wù)屬實(shí),財(cái)務(wù)部簽字目的是審核 發(fā)票與金額、核定預(yù)算,財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字是為了知 曉資金流向,副總或總經(jīng)理簽字是審批同意資金 支出。按此思路,Y公司規(guī)定一般中等規(guī)模的費(fèi)用 開支需要部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)、主管副 總簽字,如果公司沒有下發(fā)費(fèi)用預(yù)算,需總經(jīng)理 簽字。其具體做法如下。
(一)明確審批授權(quán)與管控職責(zé)。具體來 說,一是制定并完善審批流程,明確各個(gè)崗位辦 理業(yè)務(wù)的范圍和權(quán)限以及相應(yīng)的職責(zé);二是編制 常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引,規(guī)定特別授權(quán)的范圍和權(quán) 限,嚴(yán)格控制和監(jiān)督特別授權(quán);三是規(guī)范企業(yè)各 層管理人員在授權(quán)范圍內(nèi)的行使職權(quán)和職責(zé);四 是對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行集體決策審批或者實(shí)行聯(lián)簽制 度。例如,在Y公司規(guī)定,對(duì)費(fèi)用開支超預(yù)算的, 公司增加了預(yù)算管理員及財(cái)務(wù)總監(jiān)的審批,金額 較大的還需要總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)書面簽字確認(rèn)。 (二)建立職責(zé)分離、相互監(jiān)督的報(bào)銷管理 制度。公司規(guī)定對(duì)報(bào)銷經(jīng)辦人員、審核人員、付 款執(zhí)行、審計(jì)檢查等職責(zé)進(jìn)行分離,而且報(bào)領(lǐng)導(dǎo) 審批、審核、付款以及事后審計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)均不 得由同一個(gè)人來執(zhí)行,任何級(jí)別業(yè)務(wù)人員都無權(quán) 審簽自己的費(fèi)用,包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi),以此 防止內(nèi)部舞弊。 (三)優(yōu)化流程,開發(fā)軟件,提高費(fèi)用報(bào)銷 工作效率。過去,由于報(bào)銷系統(tǒng)操作繁雜,員工 在報(bào)銷的過程中經(jīng)常容易出錯(cuò),導(dǎo)致后期的審批 效率低下。為解決這一問題,Y公司成立了研發(fā)小 組,充分利用IT技術(shù),建立了一套人性化的費(fèi)用 報(bào)銷系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷費(fèi)用的自動(dòng)處理,從而降 低了報(bào)銷的犯錯(cuò)率,提高了工作效率。
三、費(fèi)用報(bào)銷的管理與風(fēng)險(xiǎn)防控
Y公司在工作中,加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的管理與 風(fēng)險(xiǎn)防控,具體采取以下管理和防控措施。 (一)加強(qiáng)預(yù)算管理。對(duì)于偶爾發(fā)生的費(fèi) 用,按照使用量和用途進(jìn)行級(jí)別分類,根據(jù)等級(jí) 制定標(biāo)準(zhǔn);對(duì)職工的長期使用的各項(xiàng)費(fèi)用,在制定預(yù)算的同時(shí)還要制定詳細(xì)的使用計(jì)劃。計(jì)劃和 預(yù)算要盡可能的細(xì)化、全面,財(cái)務(wù)人員要對(duì)計(jì)劃 和預(yù)算類項(xiàng)的合理性和可靠性進(jìn)行審核。制定計(jì) 劃和預(yù)算時(shí),要充分發(fā)揮民主,適時(shí)公開和討 論,以充分接納員工的建議。將計(jì)劃精確到周、 日,更便于計(jì)劃的執(zhí)行。在計(jì)劃執(zhí)行中,有關(guān)部 門要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)整。要根據(jù)計(jì)劃, 按月對(duì)相應(yīng)部門的主管進(jìn)行考核,并與其績效掛 鉤。在費(fèi)用報(bào)銷審批環(huán)節(jié),對(duì)屬于預(yù)算管理范圍 內(nèi)開支,將予以優(yōu)先審批報(bào)銷,對(duì)超過預(yù)算部分 費(fèi)用,必須進(jìn)行更嚴(yán)格地審批。 (二)將費(fèi)用管理納入成本考核體系。要對(duì) 企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷有總體的掌控,根據(jù)實(shí)際情況, 把總費(fèi)用指標(biāo)分解到各職能部門,再由各部門分 解到各職能小組、各職能人員身上,形成“下層 保上層、一層保一層、層層包?!钡闹笜?biāo)分解體 系,積極挖掘內(nèi)部潛力,做到費(fèi)用考核與成本考 核同步,達(dá)到有效控制費(fèi)用和成本的目的。 (三)嚴(yán)肅紀(jì)律,防范虛報(bào)冒領(lǐng)。首先,是 管好高管的職務(wù)消費(fèi),重點(diǎn)防范高管在招待費(fèi)、 會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等項(xiàng)目上 利用職務(wù)消費(fèi)進(jìn)行虛報(bào)假報(bào),嚴(yán)格監(jiān)管濫用職權(quán) 的情況,通過公示高管費(fèi)用,實(shí)行全員監(jiān)督。其 次,是加強(qiáng)對(duì)虛報(bào)謊報(bào)、越級(jí)超標(biāo)情況的審核, 比如員工在報(bào)銷中將私人的加油費(fèi)、餐費(fèi)等費(fèi)用 假借為公司辦理業(yè)務(wù)名義中飽私囊,將不允許報(bào) 銷的項(xiàng)目以其他合理票據(jù)頂替報(bào)銷,超過預(yù)算或 超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),甚至虛擬未發(fā)生的業(yè)務(wù), 購買虛 假發(fā)票虛報(bào)冒領(lǐng)等。 為了防止虛報(bào)冒領(lǐng),財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)對(duì)原始憑 證的審核。如在報(bào)銷住宿費(fèi)時(shí),財(cái)務(wù)人員要檢查酒
店住宿費(fèi)是否和出差申請單上的時(shí)間相匹配, 是否 提供了酒店出具的水單;機(jī)票費(fèi)用是否有行程單和 出差申請單作依據(jù);報(bào)銷加班的出租車費(fèi)時(shí),要檢查 票面時(shí)間應(yīng)該與提供的加班表中的時(shí)間一致;報(bào)銷 餐費(fèi)時(shí),要檢查銀行刷卡單和發(fā)票上的時(shí)間是否一 致等;報(bào)銷辦公用品時(shí),需要檢查有無商品明細(xì)及 入庫單據(jù)等。通過對(duì)原始憑證的細(xì)節(jié)的審核核實(shí)業(yè) 務(wù)的真?zhèn)? 可以杜絕不實(shí)報(bào)銷的存在。 (四)嚴(yán)格付款環(huán)節(jié)管控。嚴(yán)格付款環(huán)節(jié)的 檢查和管控,既可以保證核算質(zhì)量,避免因馬虎 大意而犯錯(cuò),又可以防范出納人員職務(wù)犯罪事件 的發(fā)生。 (五)加強(qiáng)事后控制和分析。建立對(duì)費(fèi)用的 監(jiān)控和分析制度,每月及時(shí)清理其他應(yīng)收款,對(duì) 報(bào)銷費(fèi)用匯總進(jìn)行分析,將月度費(fèi)用完成情況和 考核結(jié)果報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,堵塞 漏洞。 (六)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。費(fèi)用報(bào)銷中存在諸多 潛在的涉稅風(fēng)險(xiǎn),例如:發(fā)票審核不嚴(yán),導(dǎo)致假 票、廢票入賬;將薪酬類支出當(dāng)作差旅費(fèi)處理, 造成少交個(gè)人所得稅;將不能全額在稅前扣除的 費(fèi)用計(jì)入其他科目,如將旅游費(fèi)計(jì)入差旅費(fèi),造 成少交企業(yè)所得稅;將贈(zèng)送行為當(dāng)做費(fèi)用報(bào)銷, 如購禮品用于客戶維護(hù)等。為了降低涉稅風(fēng)險(xiǎn), 費(fèi)用報(bào)銷需做到四統(tǒng)一,即會(huì)計(jì)分錄、憑證摘 要、審批單據(jù)、發(fā)票應(yīng)保持一致。財(cái)務(wù)人員在審 核費(fèi)用時(shí)要嚴(yán)格控制和審核,避免將員工薪酬支 出及員工福利計(jì)入費(fèi)用。 總之,企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理與控制是否有效, 完善的報(bào)銷制度是根本,有效的流程管理是保 障,合理的控制方法是途徑。在費(fèi)用報(bào)銷的過程
中,還存在諸多不確定的風(fēng)險(xiǎn)因素,要求財(cái)務(wù)人 員加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),同時(shí),也要求 企業(yè)每一位員工都樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。鑒于每 個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)類型不同,企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的差 異,企業(yè)應(yīng)當(dāng)從本身實(shí)際情況出發(fā),建立并完善 適合本企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷制度和管控方法,這樣才 能確保費(fèi)用報(bào)銷得到合理的管控。 (作者單位:深圳市怡亞通供應(yīng)鏈股份有限 公司)

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