魚骨圖也可以用于逾期 應收賬款的管理，財務 部門以及其他相關部門 的同事可以進行頭腦風 暴法
作者：劉作華
新年伊始，財務部門正忙于盤點， 加 強催收工作。魚骨圖是由日本管理大師 石川馨先生所發(fā)明出來的，故又名石川 圖。畫魚骨圖是一種發(fā)現逾期應收賬款 問題“根本原因”的方法。它也可以稱之 為“因果圖” 。
找出原因
畫魚骨圖的第一步是畫一條主干骨 及魚頭，將要解決的問題寫在魚頭之上， 第二步是要為這條骨頭加工畫大骨了。 一般畫6條大骨，與主骨呈60度角。這 6條大骨就是分析問題的6個方面。 步驟分為：一是查找要解決的問題； 二是把問題寫在魚骨的頭上；三是召集同 事共同討論問題出現的可能原因，盡可能 多地找出問題；四是把相同的問題分組， 在魚骨上標出；五是根據不同問題征求大 家的意見，總結出正確的原因；六是拿出 任何一個問題，研究為什么會產生這樣的 問題；七是針對問題的答案再問為什么？ 用 “打破砂鍋紋（問）到底”的方式連續(xù)問5 個問題；八是當深入到第5個層次后，認為 無法繼續(xù)進行時，列出這些問題的原因， 然后列出至少若干解決方法。 魚骨圖也可以用于逾期應收賬款的 管理，財務部門以及其他相關部門的同 事可以進行頭腦風暴法。盡量鼓勵大家 暢所欲言，對于逾期應收賬款可以找出 如下的主骨問題：應收賬款指標考核指 標、會計賬務處理、信用管控、催收應收 賬款、發(fā)票等單據、雙方計算應收、應付 款時間起點不一致、客戶分級等問題。 在找出這些主骨的基礎上，接下來 就要找出相應的原因并在魚骨上標出以 下內容。 關于應收賬款指標考核體系的問題 的細分：公司片面追求銷售業(yè)績、銷售人 員的獎金提成只是與銷售額掛鉤。 關于賬務處理的問題：銷售客戶的
明細賬張冠李戴、收到的款沖賬時，該沖 銷的客戶賬沒有沖銷，反而把不該沖銷 的沖銷了。 關于信用管理方面的問題：沒有信 用管理制度、沒有專門的信用機構來處 理客戶的信用額度、沒有在ERP 系統(tǒng)中 維護與更新、超信用額度發(fā)貨審批制度 不全。 關于應收賬款催收的問題：財務部 門無專人催收、未定期編制對賬單與客 戶對賬、未進行財務指標分析、銷售部門 不配合、有催收但缺乏技巧、過期應收賬 款系統(tǒng)沒有提示。 關于發(fā)票單據不齊，客戶無法入賬 的問題：客服部門發(fā)貨時忘記了提供所 有資料給海內外客戶、增值稅發(fā)票遺失， 客戶無法入賬。 關于雙方計算應收、應付款時間起 點不一致的問題：銷售方以發(fā)出商品的 時間作為確認收入和應收款的時間，客 戶以收到并驗收的時間作為入庫及應付 款確認的時間、對方收貨后不驗收造成 入賬時間滯后。 關于客戶方面的問題：諸如現金流 是否短缺、客戶信用情況如何以及主觀 上是否有拖欠貨款的故意，是否有足夠 的現金支付貨款等。
追問原因
在找出問題的基礎上，現在需要對 所列示出來的每個問題分別追問原因。 比如公司信用管理的問題，問為什么沒 有信用管理？答是因為人手不夠。問為 什么人手不夠？答是因為管理層認為不 需另外設立信用控制部門。問為什么不 要設立？答是因認為信用控制過多將會 限制銷售。問為什么會限制銷售？答是 因為要進行信用調查會浪費很多時間。 問為什么會浪費時間？答是因為制度流 程不合理…… 我們可以針對每一個問題追根溯 源，接下來就要列出解決上述問題的具
體措施。 針對應收賬款指標考核體系的問題 的對策：改變考核指標，充分意識到超期 應收款對企業(yè)流動資金的影響；將回款 與銷售人員的催收貨款捆綁在一起，促 使銷售人員既有壓力又有動力來強化應 收賬款的管理。 針對賬務處理問題的對策：將發(fā)生 的差錯率與績效獎金掛鉤，并由主管幫 助促使經辦人員提供準確率，加強復核 工作。針對信用管理方面問題的對策：
明確由專人定期在ERP系統(tǒng)中更新、超 信用額度的發(fā)貨要經過特別授權審批。 針對應收賬款催收問題的對策：明 確專人催收、進行應收賬款催收課程的 系統(tǒng)培訓提供催收技巧、每月設定應收 賬款周轉率, 占營運資金的百分比等分 析，編制及更新賬齡分析表并與客戶對 賬、將銷售部門加入到催收隊伍中來。 開發(fā)應收賬款到期預警系統(tǒng)、更新客戶 的有關信息。 針對發(fā)票單據不齊，客戶無法入賬 問題的對策：寄往客戶的文件資料要核 對及復核，開具的增值稅發(fā)票要登記簽 收回傳。 針對雙方計算應收、應付款時間起 點不一致問題的對策：按照會計準則確 認收入、在合同中要明確收貨后幾天之 內必須完成驗收。 針對客戶方面的問題，如果屬于主 觀上的問題，則是注意催收技巧，或是以 停止再發(fā)貨作為結清前欠貨款的條件； 對于拖欠情況嚴重的客戶，企業(yè)可以考 慮聘請律師發(fā)律師函或者采取訴訟等方 式來協(xié)助處理逾期貨款。
