
魚骨圖也可以用于逾期 應收賬款的管理,財務 部門以及其他相關部門 的同事可以進行頭腦風 暴法
作者:劉作華
新年伊始,財務部門正忙于盤點, 加 強催收工作。魚骨圖是由日本管理大師 石川馨先生所發(fā)明出來的,故又名石川 圖。畫魚骨圖是一種發(fā)現逾期應收賬款 問題“根本原因”的方法。它也可以稱之 為“因果圖” 。
找出原因
畫魚骨圖的第一步是畫一條主干骨 及魚頭,將要解決的問題寫在魚頭之上, 第二步是要為這條骨頭加工畫大骨了。 一般畫6條大骨,與主骨呈60度角。這 6條大骨就是分析問題的6個方面。 步驟分為:一是查找要解決的問題; 二是把問題寫在魚骨的頭上;三是召集同 事共同討論問題出現的可能原因,盡可能 多地找出問題;四是把相同的問題分組, 在魚骨上標出;五是根據不同問題征求大 家的意見,總結出正確的原因;六是拿出 任何一個問題,研究為什么會產生這樣的 問題;七是針對問題的答案再問為什么? 用 “打破砂鍋紋(問)到底”的方式連續(xù)問5 個問題;八是當深入到第5個層次后,認為 無法繼續(xù)進行時,列出這些問題的原因, 然后列出至少若干解決方法。 魚骨圖也可以用于逾期應收賬款的 管理,財務部門以及其他相關部門的同 事可以進行頭腦風暴法。盡量鼓勵大家 暢所欲言,對于逾期應收賬款可以找出 如下的主骨問題:應收賬款指標考核指 標、會計賬務處理、信用管控、催收應收 賬款、發(fā)票等單據、雙方計算應收、應付 款時間起點不一致、客戶分級等問題。 在找出這些主骨的基礎上,接下來 就要找出相應的原因并在魚骨上標出以 下內容。 關于應收賬款指標考核體系的問題 的細分:公司片面追求銷售業(yè)績、銷售人 員的獎金提成只是與銷售額掛鉤。 關于賬務處理的問題:銷售客戶的
明細賬張冠李戴、收到的款沖賬時,該沖 銷的客戶賬沒有沖銷,反而把不該沖銷 的沖銷了。 關于信用管理方面的問題:沒有信 用管理制度、沒有專門的信用機構來處 理客戶的信用額度、沒有在ERP 系統(tǒng)中 維護與更新、超信用額度發(fā)貨審批制度 不全。 關于應收賬款催收的問題:財務部 門無專人催收、未定期編制對賬單與客 戶對賬、未進行財務指標分析、銷售部門 不配合、有催收但缺乏技巧、過期應收賬 款系統(tǒng)沒有提示。 關于發(fā)票單據不齊,客戶無法入賬 的問題:客服部門發(fā)貨時忘記了提供所 有資料給海內外客戶、增值稅發(fā)票遺失, 客戶無法入賬。 關于雙方計算應收、應付款時間起 點不一致的問題:銷售方以發(fā)出商品的 時間作為確認收入和應收款的時間,客 戶以收到并驗收的時間作為入庫及應付 款確認的時間、對方收貨后不驗收造成 入賬時間滯后。 關于客戶方面的問題:諸如現金流 是否短缺、客戶信用情況如何以及主觀 上是否有拖欠貨款的故意,是否有足夠 的現金支付貨款等。
追問原因
在找出問題的基礎上,現在需要對 所列示出來的每個問題分別追問原因。 比如公司信用管理的問題,問為什么沒 有信用管理?答是因為人手不夠。問為 什么人手不夠?答是因為管理層認為不 需另外設立信用控制部門。問為什么不 要設立?答是因認為信用控制過多將會 限制銷售。問為什么會限制銷售?答是 因為要進行信用調查會浪費很多時間。 問為什么會浪費時間?答是因為制度流 程不合理…… 我們可以針對每一個問題追根溯 源,接下來就要列出解決上述問題的具
體措施。 針對應收賬款指標考核體系的問題 的對策:改變考核指標,充分意識到超期 應收款對企業(yè)流動資金的影響;將回款 與銷售人員的催收貨款捆綁在一起,促 使銷售人員既有壓力又有動力來強化應 收賬款的管理。 針對賬務處理問題的對策:將發(fā)生 的差錯率與績效獎金掛鉤,并由主管幫 助促使經辦人員提供準確率,加強復核 工作。針對信用管理方面問題的對策:
明確由專人定期在ERP系統(tǒng)中更新、超 信用額度的發(fā)貨要經過特別授權審批。 針對應收賬款催收問題的對策:明 確專人催收、進行應收賬款催收課程的 系統(tǒng)培訓提供催收技巧、每月設定應收 賬款周轉率, 占營運資金的百分比等分 析,編制及更新賬齡分析表并與客戶對 賬、將銷售部門加入到催收隊伍中來。 開發(fā)應收賬款到期預警系統(tǒng)、更新客戶 的有關信息。 針對發(fā)票單據不齊,客戶無法入賬 問題的對策:寄往客戶的文件資料要核 對及復核,開具的增值稅發(fā)票要登記簽 收回傳。 針對雙方計算應收、應付款時間起 點不一致問題的對策:按照會計準則確 認收入、在合同中要明確收貨后幾天之 內必須完成驗收。 針對客戶方面的問題,如果屬于主 觀上的問題,則是注意催收技巧,或是以 停止再發(fā)貨作為結清前欠貨款的條件; 對于拖欠情況嚴重的客戶,企業(yè)可以考 慮聘請律師發(fā)律師函或者采取訴訟等方 式來協(xié)助處理逾期貨款。