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 應(yīng)付賬款是營(yíng)運(yùn)資金的一個(gè)組成部 分，涉及到發(fā)票、驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)單、審 批、資金安排等內(nèi)部管控流程。如果認(rèn) 為應(yīng)付賬款管控只是付款而已、或?qū)φ?個(gè)流程重視不夠，就有可能會(huì)導(dǎo)致多付 款、存貨等資產(chǎn)流失、舞弊等行為發(fā)生。 因此要拓展一下財(cái)會(huì)視野，不僅要 從財(cái)務(wù)角度看問題，還要從公司業(yè)務(wù)的 角度充分認(rèn)識(shí)到整個(gè)流程包括從采購到 支付款項(xiàng)的重要性，可以從以下幾個(gè)方 面來予以考慮完善。
貨物及服務(wù)采購
要付款就先有采購，有采購就要考 慮由誰做的問題。在包括原材料、備品 配件及服務(wù)類的采購中要”橋歸橋，路歸 路”，盡量避免資產(chǎn)或服務(wù)使用單位既是 使用人又是采購人，如生產(chǎn)設(shè)備由維護(hù) 部、研發(fā)材料由研發(fā)部、辦公用品由行管 部、服務(wù)類項(xiàng)目由各自使用部門來全權(quán) 跟進(jìn)采購，所有采購要?dú)w口管理到采購 部門負(fù)責(zé)并由各使用部門協(xié)助。 通過不相容職務(wù)的相互分離，一方 面可以由采購部門來履行專業(yè)職能，做 好供應(yīng)商的選擇及維護(hù)、議價(jià)、采購工 作；另一方面利用制度控制人性的弱點(diǎn)， 減少相關(guān)人員利用失控的漏洞而發(fā)生徇 私舞弊的機(jī)會(huì)。
貨物及服務(wù)驗(yàn)收
采購的貨物到達(dá)工廠后要考慮4個(gè) 方面的問題： 一是針對(duì)未驗(yàn)收的，要置放在倉庫 及ERP系統(tǒng)的已到貨未驗(yàn)收庫區(qū)； 二是驗(yàn)收手續(xù)完成后，倉管憑驗(yàn)收單 將合格的材料轉(zhuǎn)入正品倉庫，將不合格的 材料轉(zhuǎn)入拒收倉庫進(jìn)行后續(xù)退貨處理； 三是涉及到保稅進(jìn)口的材料還要設(shè) 置專門的隔離倉庫； 四是待收到發(fā)票后財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬 款會(huì)計(jì)再在ERP系統(tǒng)沖銷暫估的應(yīng)付賬 款，轉(zhuǎn)入確認(rèn)對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。 對(duì)于服務(wù)類合同的采購及驗(yàn)收，雖 然沒有貨物驗(yàn)收流程多，但也要待服務(wù) 商服務(wù)提供完成之后經(jīng)服務(wù)接受部門簽 字確認(rèn)是否接受。
付款申請(qǐng)
付款申請(qǐng)歸口到采購部門統(tǒng)一提 出。采購部門負(fù)責(zé)人要履行第一關(guān)口的 管控作用，而不能只當(dāng)“甩手掌柜”，只是 簽名而已。需要對(duì)付款申請(qǐng)單在大體上
有知曉，不符合要求的申請(qǐng)要在這個(gè)環(huán) 節(jié)就先扣下不予轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)。比如 貨款還沒有到期就提前提付款申請(qǐng)，這 會(huì)讓人懷疑你是供應(yīng)商的“臥底”。 履約付款中尤其要關(guān)注關(guān)鍵供應(yīng)商 或重要供應(yīng)商的付款申請(qǐng)，需要“另眼看 待”，不能拖延。站在公司的角度要有相 應(yīng)的管理制度來約束，如果是采購部門 無意拖延，或帶有不純目的有意拖延，對(duì) 到期的貨款不予申請(qǐng)付款，對(duì)企業(yè)來說 可能面臨短料的風(fēng)險(xiǎn)，損失將會(huì)更大。
財(cái)務(wù)審核
一是要用“火眼金睛”來識(shí)別發(fā)票的 真?zhèn)渭昂侠硇?。在我?guó)，業(yè)務(wù)交易主要 是通過發(fā)票來證明的，稅局實(shí)行的是“以 票管稅“。隨著防偽稅控開具增值稅發(fā) 票的普遍推行，查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)蔚姆椒ㄓ?多種，但快速的方法就是登陸國(guó)家稅務(wù) 總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)網(wǎng)站查詢 發(fā)票的信息，對(duì)增值稅專用發(fā)票、增值稅 普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票和增值 稅電子普通發(fā)票的發(fā)票信息進(jìn)行查驗(yàn)， 若是假發(fā)票便會(huì)無處遁形。此外，審核 時(shí)要注意發(fā)票的類型與發(fā)生業(yè)務(wù)匹配， 要“表里如一”。 二是除了發(fā)票之外，對(duì)其他類型票 證的審核也要“多加留意”。如貨物報(bào) 關(guān)的商檢費(fèi)等，是政府行政收費(fèi)票 據(jù)。要有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)來予以核對(duì)其合 理性。委托貨代支付的境內(nèi)、境外的 貨代費(fèi)用，只有一張形式發(fā)票，因?yàn)?在境外沒有像在國(guó)內(nèi)使用的增值稅發(fā) 票一說，就要小心判定費(fèi)用發(fā)生的合 理性。 三是為了更好地收集增值稅專用發(fā) 票予以抵扣，可以規(guī)定供應(yīng)商開具的發(fā) 票統(tǒng)一由采購部門簽收，將發(fā)票聯(lián)與抵 扣聯(lián)一并與采購申請(qǐng)遞交給財(cái)會(huì)部門并 在交接本上簽名明確責(zé)任，財(cái)會(huì)部門分 別在會(huì)計(jì)上與稅務(wù)上做進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣之 用。最大限度地避免增值稅專用發(fā)票遺 失而造成采購成本增加及納稅等級(jí)降級(jí) 的不利局面。 四是付款支持資料要“充分合理”。 付款申請(qǐng)不僅是一張申請(qǐng)表，要有一套 資料來相互印證需要付款的真實(shí)性：采 購申請(qǐng)、驗(yàn)收單、發(fā)票金額需要匹配。若 有超過驗(yàn)收的金額需要追查原因；采購 單價(jià)是否與法務(wù)部審查的合同單價(jià)一 致，實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量是否超過采購訂單數(shù) 量。對(duì)于授權(quán)簽字人，在驗(yàn)收單上要注 意是否在簽字權(quán)限之內(nèi)，如本來應(yīng)有質(zhì) 檢部的A簽收質(zhì)量報(bào)告的，如果由沒有 權(quán)限的 B 來簽收，則是不符合相應(yīng)規(guī) 定。對(duì)于付款審批環(huán)節(jié)，同樣需要按照
批準(zhǔn)權(quán)限來看批準(zhǔn)付款人的權(quán)限是否 “照章行事”，超過權(quán)限的，要往上簽到有 權(quán)人簽署為準(zhǔn)。
資金安排
資金是企業(yè)的“血液”，合理安排好 資金調(diào)度就要從編制好年度資金預(yù)算抓 起，并每月實(shí)時(shí)更新資金收支預(yù)測(cè)表。 采購部門提交資金需求計(jì)劃包括付款時(shí) 間及付款金額，財(cái)務(wù)部門結(jié)合ERP系統(tǒng) 中對(duì)應(yīng)的賬期予以編制。有沒有資金可 以安排付款，還需要結(jié)合銷售收款回籠 的進(jìn)展，量入為出地支付資金，如果涉及 到需要向銀行借入資金也要考慮到節(jié)約 資金成本的問題。
財(cái)務(wù)付款
一是現(xiàn)在境內(nèi)付款比較普遍的是用 網(wǎng)銀來支付，最好設(shè)置三層付款方式，第 一層權(quán)限是錄入、第二層是付款審核、第 三層是復(fù)核及付款。每個(gè)人的用戶名及 密碼要保密，彼此之間不要泄露，其中的 人員外出需要代理處理業(yè)務(wù)的，返回后 要記得修改密碼。 二是對(duì)于開立支票、境外付款采取 電匯方法的，在出納填寫一套單據(jù)后，要 由另外一人來確認(rèn)復(fù)核以降低差錯(cuò)率。 三是對(duì)于供應(yīng)商信息資料的變動(dòng)， 做好“三個(gè)注意”：一是要注意只有財(cái)務(wù) 部門的相關(guān)人員有權(quán)限在ERP系統(tǒng)中 更改，二是依據(jù)是來自于供應(yīng)商的正式 變更通知，三是要及時(shí)處理。這樣可 以保證付款給相應(yīng)的供應(yīng)商能及時(shí)收 到，以防信息錯(cuò)誤退回來又要重新走 付款流程，耽誤時(shí)間而影響到工作效 率，也可以避免把款匯給錯(cuò)誤的公司而 造成損失。 四是在有境外付款的時(shí)候，先從相 應(yīng)的外幣賬戶中支付，再考慮用人民幣 買匯。在匯率波動(dòng)頻繁的時(shí)候，可以在 專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助下使用遠(yuǎn)期匯率的方法 來鎖定匯率的波動(dòng)。
應(yīng)付賬款沖銷
一是沖賬不要“張冠李戴”。應(yīng)付賬 款會(huì)計(jì)要細(xì)心處理，不要把該沖的沒沖， 不該沖的又沖銷掉了。 二是如果對(duì)于同一個(gè)供應(yīng)商有兩個(gè) 不同品種材料或服務(wù)的采購項(xiàng)目要分開 明細(xì)核算，避免大雜燴而無法追蹤詳細(xì) 的付款和余額狀況，造成管控的難度。 三是賬務(wù)處理要有人來復(fù)核每筆會(huì) 計(jì)分錄包括沖銷應(yīng)付賬款，也是能減少 人為錯(cuò)誤帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
應(yīng)付賬款對(duì)賬
一是與應(yīng)收賬款對(duì)賬由銷售方要主 動(dòng)出具對(duì)賬單相比，應(yīng)付賬款的對(duì)賬則 是買方根據(jù)賣方提供的對(duì)賬單來核對(duì)。 但這不代表不要在ERP 系統(tǒng)中完善賬齡 設(shè)置與分析，要檢查是否有沒到期的貨 款全部付出的情況。另外，在ERP系統(tǒng) 中已經(jīng)收貨但還沒有收到發(fā)票的，財(cái)會(huì) 部門要有專人聯(lián)系采購部門來向供應(yīng)商 催收發(fā)票。 二是注意不同會(huì)計(jì)科目之間的掛賬 余額的準(zhǔn)確性，可能某筆業(yè)務(wù)先有預(yù)付 款項(xiàng)，但之后采購材料時(shí)忘記沖銷預(yù)付 款項(xiàng)，這在對(duì)賬過程中都要注意甄別，以 防款項(xiàng)的多付。
財(cái)務(wù)分析
一是控制應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)或周轉(zhuǎn) 天數(shù)來管控。設(shè)定周轉(zhuǎn)次數(shù)或周轉(zhuǎn)天數(shù) 的預(yù)算目標(biāo)值：應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率=主營(yíng)業(yè) 務(wù)成本凈額/平均應(yīng)付賬款余額×100%= 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本凈額/（應(yīng)付賬款期初余 額+應(yīng)付賬款期末余額） /2×100%；應(yīng)付 賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)=360/應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率。 這個(gè)指標(biāo)還需要結(jié)合現(xiàn)金流循環(huán) 周期=庫存周轉(zhuǎn)期+應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)期應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)期來考慮，比較理想的情 況是應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)長(zhǎng)于應(yīng)收賬款 的周轉(zhuǎn)天數(shù)，但延長(zhǎng)應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù) 不是簡(jiǎn)單粗暴地不付供應(yīng)商的款項(xiàng)，要 盡可能地與供應(yīng)商達(dá)成延長(zhǎng)信用期，為 企業(yè)的運(yùn)營(yíng)資金管控做出更多的現(xiàn)金 流貢獻(xiàn)。 二是關(guān)注預(yù)付賬款。預(yù)付賬款相 對(duì)于應(yīng)付賬款，是付款時(shí)間提前。對(duì)預(yù) 付賬款的類型分門別類，對(duì)其中涉及的 指定供應(yīng)商、緊急采購、設(shè)備采購等分 析原因，逐一找出對(duì)策以減少不合理的 現(xiàn)象。 另外，應(yīng)付賬款和采購緊密相連，這 有必要追根溯源。采購計(jì)劃是否合理、 是否與生產(chǎn)及銷售計(jì)劃相匹配、是否對(duì) 合格供應(yīng)商的選擇把好關(guān)、是否對(duì)供應(yīng) 商定期評(píng)估、是否只是一味地尋求價(jià)格 最低，而沒有考慮到總成本最低的原則、 是否是先購材料后補(bǔ)辦招投標(biāo)手續(xù)，或 化整為零規(guī)避招投標(biāo)、是否是多家供應(yīng) 商采購無法形成議價(jià)優(yōu)勢(shì)、是否只是貨 比三家而沒有拆開成本結(jié)構(gòu)做分析采 購、是否考核準(zhǔn)時(shí)到貨率，對(duì)采購量大、 本身價(jià)值昂貴的戰(zhàn)略性物資，是否與供 應(yīng)商建立“供應(yīng)戰(zhàn)略聯(lián)盟”為了共同的利 益與之建立長(zhǎng)期合作關(guān)系等。 （本版內(nèi)容僅代表作者個(gè)人觀點(diǎn)）劉作華/