從會計(jì)電算化到電子財(cái)務(wù)
——簡析數(shù)字煙草財(cái)務(wù)角色定義
SAP公司煙草行業(yè)資深顧問 丁建虎
隨著數(shù)字煙草戰(zhàn)略的規(guī)劃實(shí)施，煙草行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)核算的范疇。提升財(cái)務(wù)管理水平，轉(zhuǎn)換財(cái)務(wù)角色，由傳統(tǒng)的記分員轉(zhuǎn)化為企業(yè)戰(zhàn)略顧問是財(cái)務(wù)管理信息化的要旨所在。
探析企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化之路，大致可分為以下三個(gè)階段：
第一階段：會計(jì)電算化。計(jì)算機(jī)替代部分手工記賬，模仿手工流程利用計(jì)算機(jī)協(xié)助完成會計(jì)循環(huán)，實(shí)現(xiàn)登賬和報(bào)表的計(jì)算機(jī)處理。由于所有的憑證需手工錄入，會計(jì)人員忠實(shí)地記錄業(yè)務(wù)的發(fā)生，扮演的是記分員角色。他們的工作重心仍停留在處理大量的會計(jì)核算事項(xiàng)上，此時(shí)的財(cái)務(wù)部門是傳統(tǒng)意義的成本中心。
第二階段：ERP財(cái)務(wù)。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)或內(nèi)部集成的信息化系統(tǒng)，預(yù)先定義業(yè)務(wù)單據(jù)生成會計(jì)憑證的規(guī)則，業(yè)務(wù)單據(jù)保存生效后，系統(tǒng)后臺直接生成會計(jì)需要的財(cái)務(wù)憑證，實(shí)現(xiàn)集成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。如此，既能及時(shí)獲得業(yè)務(wù)信息，又可以減少財(cái)務(wù)人員錄入憑證的巨大工作量。此階段會計(jì)人員用于處理交易的時(shí)間逐漸減少，較多的時(shí)間用于預(yù)測、決策、控制、分析，開始在企業(yè)內(nèi)扮演業(yè)務(wù)顧問的角色，他們的工作為企業(yè)間接創(chuàng)造出利潤。此時(shí)的財(cái)務(wù)部門是企業(yè)的利潤中心。
第三階段：電子財(cái)務(wù)。信息技術(shù)的發(fā)展使企業(yè)有能力協(xié)同處理上下游企業(yè)業(yè)務(wù)，更好地發(fā)展財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈。通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同處理多會計(jì)主體間的重疊會計(jì)事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)模式下的協(xié)同財(cái)務(wù)。核算工作量的進(jìn)一步減少，企業(yè)財(cái)務(wù)人員可以把更多的時(shí)間投入到參與企業(yè)戰(zhàn)略制訂和業(yè)務(wù)運(yùn)作決策支持工作中。此時(shí)的財(cái)務(wù)部門是企業(yè)的戰(zhàn)略中心。
聯(lián)系數(shù)字煙草戰(zhàn)略規(guī)劃及應(yīng)用實(shí)踐，ERP財(cái)務(wù)、電子財(cái)務(wù)將是財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的必由之路。由于我們更多的煙草企業(yè)尚處于電算化階段，實(shí)現(xiàn)ERP財(cái)務(wù)、電子財(cái)務(wù)的目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。為了更好地理解這段發(fā)展過程，我們重點(diǎn)闡述一下ERP財(cái)務(wù)。
下圖以煙草工業(yè)企業(yè)為例，清晰示意了生產(chǎn)經(jīng)營全過程與財(cái)務(wù)會計(jì)、管理會計(jì)的對應(yīng)關(guān)系。
在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理實(shí)踐中，對財(cái)務(wù)核算工作的要求可概括為“真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”。煙草集團(tuán)化運(yùn)營的組織架構(gòu)，要求財(cái)務(wù)核算在做到賬實(shí)相符的同時(shí)還要注意實(shí)時(shí)性，這樣，集團(tuán)的戰(zhàn)略管理層才可以獲取到實(shí)時(shí)的決策基礎(chǔ)信息，使管理者耳聰目明，對全企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況一目了然。
企業(yè)管理實(shí)踐證明，財(cái)務(wù)簡單的事后計(jì)量，賬表分析已遠(yuǎn)不能滿足管理需求。現(xiàn)代企業(yè)要求財(cái)務(wù)從價(jià)值流層面實(shí)時(shí)反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，能為管理者提供及時(shí)實(shí)用的信息輔助決策，協(xié)助管理者建立內(nèi)控管理制度、通過掌控企業(yè)運(yùn)營血液——資金掌控全局。
正如前文所言ERP財(cái)務(wù)解決了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的問題，并把管理會計(jì)直接融入生產(chǎn)經(jīng)營流程，如資金管理、全面計(jì)劃預(yù)算、內(nèi)部責(zé)任會計(jì)、全面成本管理等。此時(shí)財(cái)務(wù)人員的角色定義轉(zhuǎn)向監(jiān)控生產(chǎn)經(jīng)營活動、輔助管理決策。如：通過獲利分析，為銷售管理層提供獲利分析報(bào)告，針對不同的產(chǎn)品、產(chǎn)品組、地區(qū)、時(shí)期、業(yè)務(wù)員、組合策略評價(jià)盈利情況，銷售管理決策有案可據(jù)；通過預(yù)算管理、成本控制直接控制各項(xiàng)成本費(fèi)用發(fā)生，開源節(jié)流，財(cái)務(wù)部門由傳統(tǒng)意義的成本中心成為能“創(chuàng)造利潤”的利潤中心；通過歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)假設(shè)預(yù)測分析、仿真模擬未來業(yè)務(wù)場景，直觀地輔助管理者決策，極大程度地提高計(jì)劃預(yù)算的可執(zhí)行性。
數(shù)字煙草財(cái)務(wù)信息化需要ERP財(cái)務(wù)、需要電子財(cái)務(wù)。未來的財(cái)務(wù)部門是企業(yè)的利潤中心、戰(zhàn)略中心，未來的財(cái)務(wù)人員是企業(yè)的業(yè)務(wù)顧問、戰(zhàn)略顧問。
