通過財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化建設(shè)，使企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動傳向財務(wù)系統(tǒng)，減少人為干預(yù)，做到數(shù)出一門、數(shù)據(jù)共享，從而加強對各業(yè)務(wù)部門工作的及時反映和監(jiān)控，減少財務(wù)工作人員的重復(fù)勞動，是提高企業(yè)管理水平和工作效率的有效途徑。
煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)的基本現(xiàn)狀
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)先后、觀念認(rèn)同、部門建制、軟件開放等方面的差異，煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)一直進展緩慢。以卷煙進銷存的核算為例，通過對煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)情況進行考察得知，目前財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合一般通過以下兩種方式實現(xiàn)：
方式一：財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)分離，財務(wù)把從業(yè)務(wù)部門和倉庫獲得的數(shù)據(jù)進行審核、匯總后錄入到財務(wù)信息系統(tǒng)，企業(yè)成本和經(jīng)營業(yè)績以財務(wù)系統(tǒng)的核算結(jié)果為準(zhǔn)。
方式二：財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)分立，在財務(wù)系統(tǒng)中建立存貨核算系統(tǒng)，定時將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)按照約定的接口標(biāo)準(zhǔn)傳遞到中間表，財務(wù)存貨核算系統(tǒng)從中間表中提取數(shù)據(jù)后進行單據(jù)的審核。
煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)中存在的問題
由于以上兩種方式中煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自獨立運行，資金流、物流和信息流難以協(xié)同，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞不及時、不一致的現(xiàn)象，無法真正實現(xiàn)過程控制，容易導(dǎo)致企業(yè)決策延遲或失當(dāng)。具體來說，煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)主要存在以下問題：
編碼的不一致性。由于財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是獨立運行的，各自采用一套編碼。而諸如商品名稱、供應(yīng)商、商品分類等必須統(tǒng)一的編碼如果做不到同步維護，就會出現(xiàn)計算結(jié)果不相符的現(xiàn)象。
規(guī)則的差異性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時主要考慮業(yè)務(wù)流程的通暢與操作的方便，并要求能夠及時計算出經(jīng)營業(yè)績，所以核算方式相對簡單，成本計算方法也相對單一。與不同時期建設(shè)的財務(wù)核算系統(tǒng)的計算結(jié)果相比，常因成本核算的記價規(guī)則、統(tǒng)計粒度等不同出現(xiàn)兩套不同的成本和利潤的數(shù)據(jù)。為保持財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計結(jié)果的一致，有的企業(yè)把財務(wù)系統(tǒng)的計算結(jié)果反寫到業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但這樣做不僅會破壞業(yè)務(wù)系統(tǒng)自身的平衡，還會給財務(wù)審核和對賬工作帶來不便，也不利于實現(xiàn)財務(wù)職能由核算向精細(xì)管理的轉(zhuǎn)變。
監(jiān)管的滯后性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)要及時掌握經(jīng)營狀況，必須動態(tài)反映經(jīng)營業(yè)績。而財務(wù)系統(tǒng)要稽核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，需要對倉庫和業(yè)務(wù)等方面的數(shù)據(jù)進行核對。然而由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)在時點認(rèn)同上存在差異，加之財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分立運行，容易造成財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的不一致。而如果財務(wù)工作仍然沿用習(xí)慣的以周或旬為周期的分時段核算方式，就會因為反映企業(yè)經(jīng)營情況速度的減慢削弱了對業(yè)務(wù)工作的及時監(jiān)管。
維護的復(fù)雜性。財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分立，勢必導(dǎo)致同一數(shù)據(jù)源的重復(fù)設(shè)置。由于大量的數(shù)據(jù)重置，增加了系統(tǒng)存儲和備份資源的耗用，加大了系統(tǒng)建設(shè)的工作量；同時，無論是財務(wù)系統(tǒng)還是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需求發(fā)生了變化，另一個系統(tǒng)也必須同時對接口進行修改，無形中就增加了系統(tǒng)維護和協(xié)調(diào)的難度。
建設(shè)的重復(fù)性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)目前分為卷煙、煙葉、物資等并存的應(yīng)用系統(tǒng)，隨著業(yè)務(wù)的拓展和管理的延伸，將來還可能增加其他系統(tǒng)（如圖1所示）。如果每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)都對應(yīng)一個財務(wù)進銷存系統(tǒng)，不但會增加財務(wù)系統(tǒng)的負(fù)荷，而且每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)都不可避免地會遇到上述的問題。
煙草商業(yè)企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)的思考
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使得企業(yè)內(nèi)外部信息可以在各環(huán)節(jié)實時快速流動，這就為企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化建設(shè)帶來了良好契機。企業(yè)應(yīng)該加強業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成本核算環(huán)節(jié)，選擇合適的成本計價方式，動態(tài)地反映業(yè)務(wù)系統(tǒng)的經(jīng)營業(yè)績，定時按照財務(wù)的規(guī)范要求將業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工成財務(wù)要素和會計憑證的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并及時傳遞到財務(wù)系統(tǒng)，由其自動生成相關(guān)的記賬憑證。這樣不但減少了重復(fù)勞動，同時也保證了業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和及時性。由于財務(wù)工作人員直接參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核算操作，使財務(wù)系統(tǒng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠由原來的事后審查向事中控制轉(zhuǎn)變，同時可以進一步加強財務(wù)系統(tǒng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的監(jiān)督職能，提高財務(wù)監(jiān)管工作的效率。
以卷煙購進為例，在實行財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化后，卷煙到貨后由倉庫工作人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)做驗收估價入庫，財務(wù)工作人員在財務(wù)系統(tǒng)中錄入各供應(yīng)商的明細(xì)發(fā)票信息及企業(yè)付款記錄，并將發(fā)票信息與倉庫驗收入庫信息進行財務(wù)采購過賬比對。如貨到票未到，記入“暫估商品”；票到貨未到，記入“在途商品”（即借記“在途商品”，貸記“應(yīng)付賬款”）；貨到票到，記入“庫存商品”。當(dāng)票到部分大于預(yù)付賬款時，記“應(yīng)付賬款”；當(dāng)票到部分小于預(yù)付賬款時，沖減預(yù)付賬款。這樣，就改變了由于財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)分立，財務(wù)分時段提取業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)致的資金流、物流和信息流難以協(xié)同，不能實現(xiàn)過程控制的弊端。（如圖2所示）
我們認(rèn)為，要實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化，可以在對業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)進行流程梳理和整合的基礎(chǔ)上，建立一個支持財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化的動態(tài)會計平臺，以實現(xiàn)財務(wù)會計流程與經(jīng)營業(yè)務(wù)流程的有機融合：當(dāng)一項經(jīng)營業(yè)務(wù)（事件）發(fā)生時，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進入信息系統(tǒng)后，立即保存到指定的數(shù)據(jù)庫中；同時，該事件通過動態(tài)會計平臺可以自動生成實時憑證，雖然實時憑證只是一種虛擬憑證，不是實際的會計憑證，但可以定期或不定期地將實時憑證匯總生成實際的會計憑證。實時憑證一經(jīng)財務(wù)確認(rèn)，立即就可以反映到所有相關(guān)的賬簿和會計報表上，不需要再經(jīng)其他部門工作人員另行錄入。另外，通過動態(tài)會計平臺，分類款項、部門、往來等輔助信息也均能實現(xiàn)自動傳遞，從而真正做到前后臺的無縫連接（如圖3所示）。
由于財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)在核算口徑和統(tǒng)計粒度方面存在差異，動態(tài)會計平臺應(yīng)該針對財務(wù)核算的具體要求，對實時憑證進行適當(dāng)處理，以保證實時憑證在核算原則、統(tǒng)計口徑、展現(xiàn)方式上滿足財務(wù)管理的具體要求。同時，為了保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，應(yīng)該建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼手冊，內(nèi)含倉庫目錄、業(yè)務(wù)部門目錄、采購/銷售人員目錄、往來單位類別、地區(qū)目錄、往來單位目錄、商品類別目錄、商品目錄、入出庫業(yè)務(wù)類別目錄等內(nèi)容，以此保證財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)在公共基礎(chǔ)信息上能夠?qū)崿F(xiàn)實時更新和同步維護。除此之外，可擴展性也是財物系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)時需要考慮的，以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)拓展和延伸的需求。（作者單位：湖南省煙草公司）
徐智/文
