【摘要】在會(huì)計(jì)中具有重復(fù)性、規(guī)律性的一類業(yè)務(wù)，會(huì)促使財(cái)務(wù)軟件中自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的出現(xiàn)。如果能全面認(rèn)識(shí)該功能并熟練的運(yùn)用賬務(wù)處理過程中，則能簡(jiǎn)化和提高賬務(wù)處理的進(jìn)程和效率。本文在闡述自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能基本含義的基礎(chǔ)上，全面分析了自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類型，以及該功能在具體使用時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)。
【關(guān)鍵詞】自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證 轉(zhuǎn)賬生成
一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能介紹
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能就是先定義好相應(yīng)業(yè)務(wù)生成記賬憑證時(shí)的一些關(guān)鍵要素，例如摘要、會(huì)計(jì)科目、記賬符號(hào)和金額來(lái)源和計(jì)算方法，并形成一張模板憑證，然后在具體處理這些業(yè)務(wù)時(shí)調(diào)用相應(yīng)的模板憑證生成最終的記賬憑證，其提高了憑證的錄入速度和準(zhǔn)確率。
常用的財(cái)務(wù)軟件中將自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能分成了兩類，第一類是在賬務(wù)處理模塊中，為了輔助完成日常賬務(wù)處理而存在的內(nèi)部自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，例如自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、結(jié)轉(zhuǎn)損益、期末調(diào)匯和期末結(jié)賬等功能；第二類是在賬務(wù)處理模塊外的工資管理模塊和固定資產(chǎn)模塊中的費(fèi)用的計(jì)提和分配，所以也可以稱之為外部自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，例如工資費(fèi)用的分配、計(jì)提折舊費(fèi)用等。
二、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的具體應(yīng)用
由于外部自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能和內(nèi)部自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能所涉及的功能模塊不相同，兩種自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的具體使用過程也不相同。下面以金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件為例來(lái)具體介紹各項(xiàng)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的具體應(yīng)用。
1. 工資費(fèi)用的分配。工資費(fèi)用分配是“工資管理”模塊中的最后一個(gè)也是最為核心的環(huán)節(jié)。當(dāng)然該環(huán)節(jié)的順利完成要依賴于前面各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作的完整和準(zhǔn)確，例如“工資項(xiàng)目”環(huán)節(jié)對(duì)于企業(yè)的工資項(xiàng)目的定義是否完整；“工資計(jì)算方法”環(huán)節(jié)對(duì)于工資計(jì)算公式的定義是否正確；“工資數(shù)據(jù)輸入”環(huán)節(jié)對(duì)于每月工資數(shù)據(jù)的輸入是否準(zhǔn)確無(wú)誤。當(dāng)這些環(huán)節(jié)完成后，才可以進(jìn)行工資費(fèi)用分配，工資費(fèi)用的分配是通過“工資分配向?qū)А钡囊龑?dǎo)逐步完成各項(xiàng)關(guān)鍵要素的定義的。在此過程中財(cái)務(wù)人員可以定義企業(yè)的各類職工的工資費(fèi)用應(yīng)計(jì)入的成本費(fèi)用賬戶，設(shè)置工資費(fèi)用分配的憑證摘要和憑證字。如果企業(yè)的員工類別沒有大的改變，財(cái)務(wù)人員只需要在工資費(fèi)用分配的第一期做好關(guān)鍵要素的定義，以后各期在完成前面各環(huán)節(jié)后，進(jìn)入工資費(fèi)用分配環(huán)節(jié)只需要調(diào)整憑證日期就可以很快完成各期工資費(fèi)用的分配。
2. 計(jì)提固定資產(chǎn)折舊。固定資產(chǎn)折舊的計(jì)提是在各期固定資產(chǎn)的變動(dòng)資料錄入完整之后，根據(jù)系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)定好的折舊方法和折舊應(yīng)計(jì)入的成本費(fèi)用賬戶，只需在固定資產(chǎn)模塊選擇“計(jì)提折舊”，當(dāng)設(shè)置好憑證摘要和憑證字，系統(tǒng)就可以自動(dòng)生成各期計(jì)提折舊的記賬憑證。
3. 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版在財(cái)務(wù)處理模塊專門設(shè)置了“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”環(huán)節(jié)，主要是為了完成其他的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能不能處理的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，例如計(jì)提福利費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等、結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用、計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費(fèi)用、進(jìn)行利潤(rùn)分配等，這些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)在企業(yè)的日常賬務(wù)處理中都有著舉足輕重的作用。
首先要進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的定義，打開自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證錄入界面后做如下工作：①填入自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的名稱，以便區(qū)別于其他的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證；②選擇轉(zhuǎn)賬期間，通常為1 ~ 12（期）；③填入憑證的摘要，該摘要將會(huì)出現(xiàn)在各期生成的記賬憑證中；④填入借貸方的各科目代碼和核算項(xiàng)目代碼；⑤選擇各科目對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)賬方式，其實(shí)也就是各科目后面金額的取得方式；⑥選擇了合適的轉(zhuǎn)賬方式后，各科目的本位幣金額公式也就可以順利確定。
完成后，一張自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證就形成了。只需將該自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證中的各項(xiàng)金額的來(lái)源審核過賬，就可以根據(jù)這張自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證來(lái)準(zhǔn)確地生成各期所需要的記賬憑證。
4. 期末調(diào)匯。期末調(diào)匯是有外幣業(yè)務(wù)的企業(yè)，對(duì)匯率發(fā)生變動(dòng)給企業(yè)帶來(lái)收益或造成損失，留待期末進(jìn)行集中調(diào)整的過程。在進(jìn)行期末調(diào)匯時(shí)，必須先將所有憑證進(jìn)行過賬，然后在期末匯率一欄錄入具體的匯率結(jié)果，并選擇產(chǎn)生的匯兌損益應(yīng)記入的“財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益”科目，核對(duì)憑證摘要和憑證字是否準(zhǔn)確，做完這些關(guān)鍵要素的設(shè)置后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成一張期末調(diào)匯產(chǎn)生的記賬憑證。
5. 結(jié)轉(zhuǎn)損益。結(jié)轉(zhuǎn)損益是指月（期）末將所有損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤(rùn)”科目中，以便計(jì)算當(dāng)期經(jīng)營(yíng)成果的過程。由于不同企業(yè)結(jié)轉(zhuǎn)損益的業(yè)務(wù)原理都是一致的，因此財(cái)務(wù)軟件已在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計(jì)好結(jié)轉(zhuǎn)規(guī)則。財(cái)務(wù)人員只需選擇財(cái)務(wù)處理模塊的“結(jié)轉(zhuǎn)損益”按鈕，就可以進(jìn)入自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益的過程，且只需輸入憑證的摘要和憑證字，系統(tǒng)就可以自動(dòng)生成一張結(jié)轉(zhuǎn)損益的記賬憑證。
6. 期末結(jié)賬。當(dāng)各期所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都處理完之后，就可以進(jìn)行期末結(jié)賬了。在賬務(wù)處理模塊，點(diǎn)擊“期末結(jié)賬”按鈕，就可以進(jìn)入期末結(jié)賬過程。在這個(gè)過程中，財(cái)務(wù)人員只需要錄入用戶密碼，系統(tǒng)會(huì)做好賬套數(shù)據(jù)的備份，就可完成期末結(jié)賬工作了，也就可以接著進(jìn)行下一期會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)地處理了。
三、使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能時(shí)的注意事項(xiàng)
1. 準(zhǔn)確選擇自動(dòng)轉(zhuǎn)賬方式，發(fā)揮其最大的功效。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能有內(nèi)部自動(dòng)轉(zhuǎn)賬和外部自動(dòng)轉(zhuǎn)賬之分，即使是同一類別內(nèi)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬方式也需要通過點(diǎn)擊不同的按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)具體的操作過程。所以當(dāng)遇到上述所說的一些特殊轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時(shí)，一定要準(zhǔn)確選擇該業(yè)務(wù)所能夠采用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬方式，找對(duì)處理每一項(xiàng)業(yè)務(wù)最適合的方式，才能真正體現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬存在的價(jià)值，起到事半功倍的效果。
2. 理清各自動(dòng)轉(zhuǎn)賬方式的順序，準(zhǔn)確使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能。需要進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的業(yè)務(wù)一般都是在期末這個(gè)特殊時(shí)點(diǎn)進(jìn)行的，這些業(yè)務(wù)之間大多又是相互關(guān)聯(lián)，并且有嚴(yán)格的處理順序。因此在集中處理這些自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時(shí)必須保證按順序生成相應(yīng)的記賬憑證。其中有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須依據(jù)另一期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如計(jì)提福利費(fèi)必須依賴于工資費(fèi)用分配產(chǎn)生的結(jié)果，所以要先在“工資管理”模塊完成各期的工資費(fèi)用分配，然后才能到“財(cái)務(wù)處理”模塊通過自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成計(jì)提福利費(fèi)的記賬憑證；同樣期末調(diào)匯產(chǎn)生的財(cái)務(wù)費(fèi)用會(huì)影響往損益中的費(fèi)用數(shù)額，那么就要先進(jìn)行期末調(diào)匯并將該憑證過賬后再結(jié)轉(zhuǎn)損益。綜上所述，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能需要根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和具體內(nèi)容按順序來(lái)進(jìn)行處理。
3. 注意自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的使用頻率，避免會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的重記。在賬務(wù)處理過程中，有些自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能有一些專項(xiàng)的設(shè)置，通常能控制一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)該功能被調(diào)用的次數(shù)，一般不會(huì)出現(xiàn)多次進(jìn)行該自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的過程，比如期末調(diào)匯，結(jié)轉(zhuǎn)損益，期末結(jié)賬、計(jì)提折舊等。而另外一些自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能則根據(jù)事先的設(shè)定，可以被多次調(diào)用進(jìn)而會(huì)產(chǎn)生多張相同憑證，造成一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)被多次重復(fù)記錄。因此使用者必須密切關(guān)注自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的使用情況，通過查詢已生成的記賬憑證來(lái)驗(yàn)證某一自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能是否已被使用，防止重復(fù)使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能而出現(xiàn)重記這樣的記賬錯(cuò)誤。
4. 做好自動(dòng)轉(zhuǎn)賬前后的審核過賬工作，保證賬務(wù)處理程序的完整性。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中取得并經(jīng)計(jì)算生成的。因此，為保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬，否則自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證中的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的。
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬后生成的記賬憑證是未審核過賬的憑證，因此財(cái)務(wù)人員仍需按照正常的憑證處理程序?qū)λ鼈冞M(jìn)行審核、過賬，不然到了期末賬務(wù)處理系統(tǒng)將無(wú)法結(jié)賬。而對(duì)這些憑證的審核主要是審核憑證中的科目和金額是否正確。對(duì)于錯(cuò)誤的記賬憑證，系統(tǒng)一般不提供直接修改功能，只能先刪除，然后通過修改自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置后再重新生成。
【作 者】
師銀萍
【作者單位】
（江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院 南京 211168）
